In NRW beschäftigt Schulen schon seit einiger Zeit das Problem elektronischer oder elektromechanischer Schließsysteme. Diese sollen die Sicherheit der Gebäudezugänge erhöhen und eine Vereinfachung der Verwaltung der Schlüssel- und Schließanlagen bewirken. So kann bei Verlust eines Schlüssels, die Schließberechtigung für diesen einen Schlüssel aufgehoben werden und ein Komplettaustausch der kompletten Schließanlage ist nicht mehr erforderlich.
Bei mechatronischen Schließanlagen hat man einen mechanischen Schlüssel, der im Kopfteil eine elektronische Komponente hat. Über das Zusammenwirken von Schlüssel und Schließzylinder kann durch Berechtigungen bestimmt werden, welcher Schlüssel welche Tür öffnen kann. Der Schließzylinder in der Tür zeichnet sämtliche Schließvorgänge auf mit Datum und Uhrzeit und ob ein Schließversuch berechtigt oder unberechtigt war. Da die Schließzylinder nur eine begrenzte Anzahl von Schließvorgängen aufzeichnen können, werden die ältesten Schließvorgänge gelöscht, sobald der Speicher voll ist. Die Zuteilung der Schlüssel auf Benutzer erfolgt über eine Software, die meist bei der Haustechnik installiert ist. Mittels eines Handlesegerätes lassen sich die Schließzylinder auslesen. Die dabei aufgenommenen Daten lassen sich in die Software einspielen. Dort können dann Schließvorgänge mit Nutzern zusammengeführt werden. Elektronische Schließsysteme mit Funk-Transponder oder Chipkarten arbeiten vom Prinzip her ähnlich. Das Problem ist das gleiche. Es werden personenbezogene Daten der Personen aufgezeichnet, welche einen Schlüssel innehaben, mittels derer es möglich wäre, nachzuhalten, wann wer das Gebäude betreten hat, eine Tür verschlossen hat, etwa beim Verlassen des Klassenraumes, oder eine Toilette aufgesucht hat.
Interessant ist nun, dass dieser Sachverhalt, der definitiv eine datenschutzrechtliche Komponente hat, je nach Bundesland völlig anders bewertet wird, sowohl was die Verantwortlichkeiten angeht als auch die Rechte der Betroffenen.
Wer ist verantwortlich?
NRW – die Schulleitung ist verantwortlich
Hier in NRW ist man von Seiten des Schulministeriums der Ansicht, dass für die datenschutzrechtlichen Belange, welche sich durch den Betrieb einer elektronischen Schließanlage ergeben, die Schulleitung zuständig ist. Dieses leitet man aus der Dienstanweisung für die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten in der Schule (BASS 10 – 41 Nr. 4) Nr 3. ab.
“Die Schule ist – auch soweit sie sich in kommunaler Trägerschaft befindet – speichernde Stelle im Sinne des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen (DSG NW). Für das Einhalten der Datenschutzvorschriften ist die Schulleiterin oder der Schulleiter verantwortlich.”
Das hat rechtliche Folgen, denn betrieben wird die elektronische Schließanlage nicht durch die Schule, sondern durch den Schulträger oder einen mit dem Gebäudemanagement beauftragten Dienstleister. Die Schulleitung als Verantwortlicher muss demnach mit dem Schulträger einen Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag abschließen, in welchem ein eventueller Dienstleister für das Gebäudemanagement als Unterauftragnehmer benannt ist. Der Schulträger ist damit gegenüber der Schulleitung weisungsgebunden. Das bedeutet, jegliches Auslesen der Schließzylinder und Zusammenführen der Daten kann nur auf Weisung der Schulleitung erfolgen.
Baden Württemberg – der Schulträger ist verantwortlich
Eine gänzlich andere Sicht auf diese Thematik hat man in Baden Württemberg. Dort geht man davon aus, dass nach § 48 Schulgesetz (SchG) der Schulträger im Rahmen seiner Zuständigkeit für die äußeren Schulangelegenheiten nicht nur das Schulgebäude errichtet und erhält, wozu auch der Einbau einer elektronischen Schließanlage zählt, sondern auch für den Betrieb dieser Anlage verantwortlich ist. Entsprechend führt man auf einer Seite des Ministeriums aus:
“In der Konsequenz dieser schulrechtlichen Zuweisung der Verantwortung treffen auch die materiell-rechtlichen und formalen datenschutzrechtlichen Anforderungen an den Betrieb der Schließanlage nicht die Schulleitung, sondern den Schulträger.”
Damit liegt hier keine Erfordernis vor, einen Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag abzuschließen. Dieses selbst dann nicht der Fall, wenn der Schulträger die Verwaltung der Schließanlage ganz oder teilweise auf den Schulleiter delegiert und dieser dann im Rahmen des § 41 SchG BaWü Aufgaben des Schulträgers übernimmt, dabei aber an dessen Weisungen gebunden ist.
Die Rechte der Betroffenen
Einwilligung in NRW
Die schulische Datenschutzgesetzgebung lässt nur die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Lehrkräfte zu, die in der VO-DV II aufgeführt sind. Entsprechend heißt es in einem Schreiben der Bezirksregierung Arnsberg von Januar 2016 zum Beschäftigtendatenschutz bei Einführung elektronischer Schließanlagen in Schulen:
“Mangels Ermächtigung aus dem schulspezifischen Datenschutzrecht käme allenfalls eine Datenverarbeitung mit Einwilligung nach §§ 4, 29a Datenschutzgesetz (DSG) in Betracht.”
Demnach geht in Schulen in NRW nichts ohne eine Einwilligung der betroffenen Lehrkräfte. Diese ist nur rechtswirksam, wenn sie freiwillig erfolgt. Das wiederum ist jedoch nur möglich, wenn es Handlungsalternativen gibt. Das kann, wenn es nur um Außentüren geht, eine Türe sein, die ohne elektronische Schließanlage gesichert oder den ganzen Schultag über unverschlossen ist. Eine weitere Möglichkeit besteht in der Zulosung der Schlüssel, so dass die Schließvorgänge keinem Nutzer zugeordnet werden können. Schwierig wird es, wenn es um Fachräume geht, bei denen nur zwei oder drei Personen schließberechtigt sind. Ähnliches gilt für Serverräume. Eine Anonymität der Schließvorgänge ist in diesen Fällen nicht mehr herstellbar. Alternative Zugänge haben diese Räume in den meisten Fällen ebenfalls nicht, wodurch auch keine Freiwilligkeit mehr gegeben ist. Ein Dilemma für Schule und Schulträger. In Konformität mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben ist eine elektronische Schließanlage hier gar nicht zu betreiben. Solange alle mitspielen und einwilligen, ist das im Alltag kein Problem. Was jedoch, wenn eine Lehrkraft nicht einwilligt oder ihre Einwilligung nachträglich, etwa im Streitfall, in Frage stellt?
Keine Einwilligung in Baden Württemberg
Die datenschutzrechtlichen Probleme, vor welche Schulen und Schulträger in NRW sich durch den Betrieb einer elektronischen Schließanlage gestellt sehen, kennt man in Baden Württemberg nicht. Man orientiert sich dabei an Aussagen des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz in Schleswig-Holstein (ULD). Dort sieht man “die Erhebung und Speicherung von Zutrittsdaten in elektronischen Schließanlagen für Zwecke der Gefahrenabwehr (Einbruchschutz und Brandbekämpfung) als zulässig an (Tätigkeitsbericht 2005, Kapitel 4.1.3).” Zu einer vergleichbaren Einschätzung kam auch die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, (Jahresbericht 2010, Kapitel 9.1.2 [pdf].
Das bedeutet, hier ist keine Einwilligung durch die Betroffenen erforderlich, da die Erhebung und Speicherung von Zutrittsdaten in elektronischen Schließanlagen für Zwecke der Gefahrenabwehr rechtlich vorgeht.
Wie in NRW gelten natürlich auch in BaWü die allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorgaben zur Transparenz wie zur Zweckbindung und zur Datenvermeidung und –minimierung. Selbstredend steht den Betroffenen ein Auskunftsrecht gegenüber dem Schulträger entsprechend des Landesdatenschutzgesetzes bzw. der DS-GVO zu.
Fazit
Wie das Beispiel Baden Württemberg zeigt, kann das Thema elektronische Schließanlagen auch anders gehandhabt werden. Dabei ist nicht entscheidend, wer letztlich verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Schließanlage ist, sondern wie diese Datenverarbeitung rechtlich eingeordnet wird.
Werden Betroffene in ihren Rechten zur informationellen Selbstbestimmung in Baden Württemberg eingeschränkt? Das trifft sicherlich zu. Die Frage ist jedoch, ob dieses von Bedeutung ist. Die Datenverarbeitung in den elektronischen Schließanlagen ist zweckgebunden. Entsprechend ist nach Bewertung des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz in Schleswig-Holstein “die Nutzung der Protokoll- oder Ereignisdaten für Zwecke der Überwachung der Mitarbeiter, in der Schule also der Lehrerinnen und Lehrer sowie des Personals des Schulträgers für unzulässig.” Eine Zweckbindung reicht völlig aus, um Betroffene zu schützen. Die Schulleitung, die es wagen sollte, Daten aus der Schließanlage zweckfremd zur Überwachung der Lehrkräfte zu nutzen, wird dafür persönlich gerade stehen müssen und sich zivilrechtlich wie dienstrechtlich verantworten müssen.
Vielleicht sollte man hier in NRW von Seiten des MSB über entsprechende gesetzliche Änderungen nachdenken. Für Schulen und Schulträger könnten die quasi unlösbaren Probleme mit dem datenschutzrechtlich sauberen Betrieb einer elektronischen Schließanlage dann der Vergangenheit angehören.
