Mit Datum vom 13. Dezember 2021 wurden die VO-DV I und VO-DV II durch die Verordnung zur Änderung von Verordnungen über die im Schulbereich zur Verarbeitung zugelassenen Daten geändert. Die Änderungen in den beiden Verordnungen wirken sich sehr deutlich auf die Arbeit der an den Schulen tätigen Personen aus, so dass man hier von einer Zäsur sprechen kann. Veränderungen mit vergleichbar starken Auswirkungen auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten an Schulen hat es in den vergangenen Jahren nicht gegeben. Selbst die Einführung der Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken auf privaten ADV-Anlagen von Lehrkräften gem. § 2 Abs.2 VO-DV I / § 2 Abs.4 VO-DV II im Februar 2018, die zu viel Unruhe in den Kollegien führte, ist den jetzt in Kraft getretenen Änderungen von VO-DV I & II in ihren Auswirkungen nicht einmal ansatzweise vergleichbar.
Der Grund dafür liegt in der jetzt sehr starken Eingrenzung der Möglichkeiten, weiterhin private Endgeräte für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule zu nutzen. Das war bisher anders. Lehrkräfte konnten ihre privaten Endgeräte im Rahmen der Vorgaben der VO-DV I & II nutzen, um darauf diese Daten zu verarbeiten. Damit war es ihnen möglich, den Mangel an für Verwaltungsarbeiten in der Schule eingerichteten Lehrerarbeitsplätzen auszugleichen, mobil innerhalb der Schule zu arbeiten und auch Arbeiten zu Hause zu erledigen. Die Rahmenbedingungen begannen jedoch sich in dem Moment zu ändern, als Schulträger mit Unterstützung des Landes und des Bundes in die Lage versetzt wurden, Lehrkräfte mit dienstlichen Endgeräten auszustatten. Aus Sicht des Gesetzgebers wie auch der Aufsichtsbehörde des Landes NRW entfiel damit die Erfordernis, Lehrkräften weiterhin die Nutzung privater Endgeräte für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule auf privaten Endgeräten zu gestatten. Gleichzeitig sah man jedoch auch, dass es an Schulen weiteres Personal gibt, welches wie Lehrkräfte personenbezogene Daten verarbeitet. Da es für diese Personengruppe noch keine Ausstattungsrichtlinie gibt, wurde auch hier die rechtliche Grundlage geschaffen, eine Genehmigung zur Nutzung von privaten Endgeräten zu erteilen. Die Möglichkeit, auch Lehrkräften diese Genehmigung zu erteilen, ist nicht komplett verschwunden, jedoch stark eingeschränkt, auf Personen, denen noch kein Dienstgerät zur Verfügung steht, deren Dienstgerät verlustig gegangen oder defekt ist, ohne dass Ersatz gestellt werden kann, und auf eine begrenzte Zahl von Ausnahmefällen.
Die Änderungen im Detail
Die Änderungen an den beiden Verordnungen werden im Folgenden getrennt erklärt, da es jeweils um verschiedene Kategorien von personenbezogenen Daten geht, um die der Schüler und Eltern bzw. um die von Lehrkräften. In VO-DV II ist zudem der Kreis der von den Regelungen betroffenen Personen verschieden.
Welche Auswirkungen die Änderungen in der VO-DV II haben kann im Beitrag Verarbeitung von dienstlichen personenbezogenen Daten auf privaten und dienstlichen Endgeräten – VO-DV II nachgelesen werden.
VO-DV I
Änderung des Personenkreises für die Genehmigung
§2 Abs. 2 VO-DV I wird komplett neu gefasst, um den Personenkreis, welcher eine Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken durch die Schulleitung zu erweitern.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten von in § 1 Absatz 1 Satz 1 genannten Personen auf privaten digitalen Geräten von Lehrkräften, Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärtern, Lehrkräften in Ausbildung, sonstigem pädagogischen und sozialpädagogischen Personal sowie Schulpsychologinnen und Schulpsychologen für dienstliche Zwecke bedarf der schriftlichen, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Artikel 30 der Datenschutz- Grundverordnung enthaltenden Genehmigung durch die Schulleiterin oder den Schulleiter.
Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter sowie Lehrkräfte in Ausbildung konnten auch bisher schon die Genehmigung erhalten, da sie unter Lehrerinnen und Lehrern mitgedacht waren. Um Klarheit zu schaffen, werden sie jetzt ausdrücklich aufgeführt. Neu hinzugekommen sind das sonstige pädagogische und sozialpädagogische Personal (z.B. gemäß § 58 Schulgesetz NRW, aber auch nicht im Landesdienst stehendes Personal) sowie Schulpsychologinnen und Schulpsychologen. Letztere müssen beispielsweise in “Krisenfällen oder bei konkreten Beauftragungen in einer Schule auf die Daten zurückgreifen“ können.
Den neu hinzugekommen Personen wird durch die Änderung der Verordnung eine Möglichkeit gegeben, Privatgeräte für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für dienstliche Zwecke zu verarbeiten, bis der Gesetzgeber mit einer neuen Richtlinie eine Regelung zur Ausstattung mit Dienstgeräten geschaffen hat oder ein Schulträger Dienstgeräte aus eigenen Mitteln zur Verfügung stellt.
Da diese Personen zur Erfüllung ihrer Funktionen personenbezogene Daten verarbeiten, die bisher nicht in Anlage 3 aufgeführt waren, gibt es hier nun eine Ergänzung.
14. Dokumentationen im Zuge des pädagogischen, sozialpädagogischen und schulpsychologischen Mitwirkens bei der Bildungs- und Erziehungsarbeit (z.B. Vermerke über Beratungstätigkeit, Arbeits- und Sozialverhalten)*)
Eine Ergänzung gibt es in Anlage 3 auch für Lehrkräfte. Diese betrifft die Nr. 10, die um neue Kategorien von personenbezogenen Daten erweitert wurde:
“Leistungsbewertungen und Bemerkungen zum Arbeits- und Sozialverhalten in den Fächern, in denen die Lehrkraft die Schülerinnen und Schüler unterrichtet, einschließlich digital von diesen erstellter Leistungsnachweise“
Damit wurde eine Rechtsgrundlage geschaffen für die Verarbeitung von Daten, die viele Lehrkräfte vermutlich schon lange auf den Privatgeräten verarbeiteten, auch wenn sie in Anlage 3 bisher nicht aufgeführt waren. Entsprechend ist es jetzt zulässig, auf Privatgeräten entsprechende Notizen anzufertigen, die erforderlich sind für spätere, nachvollziehbare Leistungsbewertungen. Genauso ist es jetzt möglich, Präsentationen; Referate, E-Books, Erklärvideos und ähnliche digital erstellte Leistungsnachweise auf privaten Endgeräten zu verarbeiten, damit Lehrkräfte diese dort begutachten und bewerten können.
In der Erläuterungen zu den Änderungen gibt es auf Seite 17 noch einen klärenden Hinweis, wie die Auflistung der in Anlage 3 aufgeführten personenbezogenen Daten zu verstehen ist.
“In der Anlage 3 sind die Daten, deren Verarbeitung auf Privatgeräten zulässig ist, enumerativ und abschließend aufgeführt.”
Wie bisher setzt die Erteilung der Genehmigung voraus, dass die Verarbeitung der Daten für die Erfüllung schulischer Aufgaben erforderlich ist und “ein angemessener technischer Zugangsschutz nachgewiesen wird,” wie er im Genehmigungsformular Teil B beschrieben ist.
Nicht erteilt werden kann die Genehmigung Praxissemesterstudierenden und Studierenden im Eignungs- und Orientierungspraktikum im Lehramtsstudium (EOP), da sie nach Ansicht des MSB nicht unter den Begriff “Personal” fallen.
Zur Erteilung von Genehmigungen steht Schulleitungen aktuell nur das bekannte Formular zur Verfügung, welches Teil der Dienstanweisung für die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule (10-41 Nr. 4) und am 19.01.2018 in einem Runderlass veröffentlicht wurde. Da dieses Genehmigungsformular noch nicht auf die neue Rechtslage angepasst wurde, berücksichtigt es weder den neu hinzugekommenen Personenkreis, der jetzt eine Genehmigung erhalten kann, noch die Ergänzungen in Anlage 3. Auch eine Anpassung an die DS-GVO fehlt noch.
Wegfall der Genehmigung
Mit § 2 Abs. 2 Satz 4 – 6 ist die VO-DV I nun um eine Regelung ergänzt, welche die Möglichkeiten der Schulleitung einschränkt, den zuvor beschriebenen Personen eine Genehmigung zu erteilen. Außerdem ist geregelt, wann bereits erteilte Genehmigungen ihre Gültigkeit verlieren.
“(1) Die Genehmigung darf nicht erteilt werden, wenn ein persönliches dienstliches digitales Gerät für schulische Zwecke zur Verfügung gestellt wird. (2) Eine bereits erteilte Genehmigung erlischt mit Aushändigung eines solchen Gerätes. (3) Übergangsweise ist die weitere Nutzung des Privatgeräts für die Dauer von höchstens vier Wochen zulässig, soweit dies zur Übertragung der personenbezogenen Daten auf das dienstliche Gerät erforderlich ist.”
Sobald einer der zuvor beschrieben Personen (Lehrkräften, Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärtern, Lehrkräften in Ausbildung, sonstigem pädagogischen und sozialpädagogischen Personal sowie Schulpsychologinnen und Schulpsychologen) ein persönliches dienstliches Gerät zur Verfügung gestellt wird, darf ihr keine Genehmigung für ein privates Endgerät erteilt werden. Hatte die Person bereits eine Genehmigung, so verliert diese automatisch ihre Gültigkeit. Das bedeutet, die Schulleitung muss die Genehmigung nicht aktiv widerrufen.
Geht ein zur Verfügung gestelltes Dienstgerät defekt oder verlustig und es gibt keinen Ersatz, erfüllt die Person die Voraussetzungen für die Erteilung einer Genehmigung. Auch wenn ein Gerät für einen Zeitraum in Reparatur ist, sollte es möglich sein, für diese Zeit eine Genehmigung zur Nutzung eines Privatgerätes zu erteilen, sofern kein Ersatzgerät gestellt werden kann.
Persönliches dienstliches digitales Gerät
Wichtig ist an diesem Abschnitt, dass es sich bei dem dienstlichen Gerät um ein persönliches dienstliches digitales Gerät handelt. Stehen beispielsweise zwei Schulsozialpädagog:innen an einer Schule ein gemeinsam genutzter Laptop und ein iPad für die tägliche Arbeit in der Schule zur Verfügung, welche die Personen sogar mit nach Hause nehmen dürfen, so fallen diese Geräte nicht unter die Regelung und die Schulleitung darf den beiden Mitarbeiter:innen nach der Erweiterung des Personenkreises, welcher Genehmigungen für die Nutzung von Privatgeräten erhalten kann, jetzt eine solche erteilen. Ein persönliches dienstliches digitales Gerät setzt voraus, dass dieses der Person ausdrücklich als ein solches zugewiesen wurde. Dieses geht in der Regel mit einer Nutzungsvereinbarung einher, wie sie beispielsweise im Rahmen der Richtlinie über die Förderung von dienstlichen Endgeräten für Lehrkräfte an Schulen in Nordrhein-Westfalen erforderlich ist.
Zur Verfügung stellen – Aushändigung
In Satz 4 und 5 heißt es, die Genehmigung darf nicht erteilt werden, wenn ein Dienstgerät “zur Verfügung gestellt wird” bzw. eine bereits erteilte Genehmigung erlischt “mit Aushändigung eines solchen Gerätes“.
In dieser Stelle werden sicherlich einige Personen eine Möglichkeit sehen, weiterhin mit einem privaten Endgerät mit Genehmigung der Schulleitung zu arbeiten. Reicht es die Annahme eines Dienstgerätes zu verweigern? Kann man gezwungen werden, ein Dienstgerät anzunehmen?
Für die Möglichkeit, die Annahme eines Dienstgerätes verweigern zu können, spricht die Regelung in der Richtlinie über die Förderung von dienstlichen Endgeräten für Lehrkräfte an Schulen in Nordrhein-Westfalen zur Annahme der Nutzungsbedingungen durch die Lehrkräfte. Dort heißt es in Abs. 6.3:
“Der Schulträger stellt den Lehrkräften die digitalen Endgeräte für eine unentgeltliche Nutzung zur Verfügung. Die Nutzungsbedingungen für die digitalen Endgeräte sind durch den Schulträger festzulegen. Die Zustimmung der Lehrkräfte zu den Nutzungsbedingungen ist sicherzustellen.“
Ohne Annahme der Nutzungsbedingungen, darf ein Schulträger das Dienstgerät nicht an die Lehrkraft aushändigen. Genauso könnte eine Lehrkraft auch die Einwilligung in die zur Verwaltung der Dienstgeräte erforderliche Datenverarbeitung verweigern oder für eine von beiden die Zustimmung bzw. Einwilligung widerrufen.
Daraus ergibt sich ein Widerspruch zwischen den Regelungen der Verordnung und der Richtlinie.
Auf der anderen Seite wird vermutlich auf die Formulierung “zur Verfügung gestellt wird” verwiesen werden. Die Frage ist hier, was genau man darunter verstehen kann bzw. will. Reicht es bereits aus, wenn der Schulträger ein Gerät für die Lehrkraft beschafft, es für sie einrichtet und ihr einen Termin gibt zur Übernahme, um von “zur Verfügung stellen” zu sprechen? Würde man sich dieser Argumentation anschließen, müsste man auch in Kauf nehmen, dass die Einwilligung der Lehrkraft in die Nutzungsbedingungen dann nicht mehr freiwillig erfolgen kann.
Es bleibt abzuwarten, wie dieser Widerspruch sich in der Praxis auflöst. Von Seiten des MSB und eventuell auch einzelnen Bezirksregierungen oder deren Mitarbeitern dürfte hier am ehesten ein Hinweis zu erwarten sein, dass die Verordnung Vorrang hat und durchzusetzen ist.
Übergangsfrist für den Wechsel
Um den Wechsel vom privaten Gerät auf das Dienstgerät stressfrei zu ermöglichen, räumt der Gesetzgeber den betroffenen Personen eine Übergangszeit ein.
(3) Übergangsweise ist die weitere Nutzung des Privatgeräts für die Dauer von höchstens vier Wochen zulässig, soweit dies zur Übertragung der personenbezogenen Daten auf das dienstliche Gerät erforderlich ist.
Wichtig ist hier, dass Personen, welche eine Genehmigung für ein privates Endgerät hatten, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule auf diesen Geräten ab dem Zeitpunkt nicht mehr fortsetzen dürfen und alle diese Daten vom Gerät löschen müssen, sobald sie diese “datenschutzgerecht” auf das Dienstgerät übertragen haben.
Ausnahmeregelung
Der Gesetzgeber erkennt an, dass es Ausnahmen geben kann, die es erforderlich machen, eine Nutzung von Privatgeräten entgegen der vorherigen Regelung zuzulassen. In § 2 Abs. 2 Satz 7 VO-DV I heißt es deshalb:
(7) Unabhängig davon kann die Schulleitung ausnahmsweise in begründeten, von ihr zu dokumentierenden Einzelfällen die Nutzung von Privatgeräten vorübergehend zulassen, soweit dies zur vollumfänglichen schulischen Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich und die datenschutzgerechte Verarbeitung entsprechend der für die Nutzung von Privatgeräten geltenden Standards gewährleistet ist.
Sechs Bedingungen sind an die Ausnahme geknüpft und sie müssen sämtlich erfüllt sein, um von der neuen Regelung bezüglich des Wegfalls der Genehmigung sobald ein Dienstgerät zur Verfügung gestellt wird, abweichen zu können. Die Schulleitung kann die Nutzung von Privatgeräte ausnahmsweise zulassen, jedoch
- nur in Einzelfällen,
- die zu begründen und
- zu dokumentieren sind,
- nur vorübergehend und auch nur,
- soweit dies zur vollumfänglichen schulischen Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist, und
- dabei die datenschutzgerechte Verarbeitung entsprechend der für die Nutzung von Privatgeräten geltenden Standards gewährleistet ist.
Einzelfälle
Bei der Ausnahme geht es um Einzelfälle. Wie oft der Einzelfall eintreten darf, um kein Einzelfall mehr zu sein, ist dabei Auslegungssache und dem Fingerspitzengefühl der Schulleitung überlassen. Offen ist außerdem, ob der Einzelfall auf eine einzelne Person oder auf bestimmte Fälle der Datenverarbeitung zu beziehen ist. Das MSB erläutert diesen Passus im Entwurf einer Verordnung zur Änderung von Verordnungen über die im Schulbereich zur Verarbeitung zugelassenen Daten auf S. 12 wie folgt.
“Mit der weiteren Möglichkeit, in Einzelfällen die Nutzung von Privatgeräten zuzulassen, soll die Schulleitung dem evtl. Umstand Rechnung tragen können, falls das dienstliche Gerät für eine spezifische schulische Aufgabenerledigung nicht geeignet ist.”
Das lässt annehmen, dass es dem Gesetzgeber nicht nur um die einzelne Person geht, sondern auch um Einzelfälle, welche die Datenverarbeitung durch eine Gruppe von Personen betreffen. Können mehrere Personen mit dem Dienstgerät eine bestimmte schulische Aufgabe nicht erledigen, so kann in einem solchen Einzelfall eine Genehmigung ausnahmsweise erteilt werden.
An einer Schule, deren Lehrkräfte sämtlich oder zum Teil mit iPads als Dienstgeräten ausgestattet sind, sollte es deshalb auf der Grundlage der Ausnahmeregelung möglich sein, die Nutzung von Privatgeräten vorübergehend zu genehmigen, wenn am Ende eines Halb- oder Schuljahres die Lehrkräfte ihre Noten in das externe Notenmodul eintragen müssen. iPads sind für diese spezifische schulische Aufgabenerledigung nicht geeignet, nur wenige Schulen haben bisher SchiLD Web, um Noten online einzugeben, und in vielen Schulen stehen auch weiterhin nur wenige für Verwaltungsarbeiten eingerichtete Lehrerarbeitsplätze zur Verfügung, die alternativ genutzt werden könnten. Die zwei Termine im Schuljahr, zu denen die Noten eingetragen werden müssen, wären dann entsprechende Einzelfälle.
Praktisch umgesetzt bedeutet dieses, dass die Schulleitung den Lehrkräften der Schule schriftlich mitteilt, dass die bisherigen Genehmigungen vorübergehend und beschränkt auf die Eingabe der Noten im externen Notenmodul wieder Gültigkeit haben. Lehrkräfte, die mittlerweile ein neues Privatgerät haben, müssten sich eine neue Genehmigung erteilen lassen. Gleiches gilt auch für Lehrkräfte, welchen bisher noch keine Genehmigung erteilt wurde. Um den Vorgaben der von § 2 Abs. 2 Satz 7 VO-DV I zu entsprechen, schreibt sie in die Mitteilung an die Lehrkräfte auch eine Begründung für die Ausnahme und ist dann damit auch ihrer Verpflichtung zur Dokumentation nachgekommen.
Klar sein sollte aus dem Text der Verordnung wie auch der Erläuterung des MSB zum Entwurf der Änderung, dass Lehrkräfte, die mit ihrem Dienst iPad grundsätzlich nicht zurechtkommen und es für ungeeignet halten, ihren dienstlichen Verpflichtungen nachzukommen, keine Chance haben werden, sich auf diese Ausnahmeregelung zu berufen, selbst wenn ihr Anliegen berechtigt ist. Die Ausnahmeregelung ist dafür zu eingeschränkt auf spezifische Fälle, auch wenn diese selbst nicht näher definiert sind.
Vorrübergehend
Auch die Wortwahl vorübergehend lässt einigen Spielraum, der sicherlich von einigen Tagen bis zu mehreren Wochen reichen kann, je nachdem um welche schulische Verarbeitung personenbezogener Daten es geht, die auf dem zur Verfügung gestellten Dienstgerät nicht vollumfänglich möglich ist.
Im Falle des externen Notenmoduls wäre “vorübergehend” eine Dauer von wenigen Tagen. Im Fall von Lehrkräften, welche mit einem Dienst-Laptop ausgestattet sind und bislang mit Genehmigung ihr privates iPad nutzten, um damit täglich im Unterricht mit iPad-Klassen oder mit dem in die Klasse geholten iPad Koffer zu arbeiten, könnten es vermutlich auch mehrere Wochen sein, wenn der Schulträger die Beschaffung von iPads für diese Lehrkräfte in Aussicht gestellt hat und es nur gilt, den Zeitraum bis zum Eintreffen der Geräte zu überbrücken.
Klar ist, dass mit “vorübergehend” dauerhafte Ausnahmen gemeint sind.
Im Juni 2022 informierte der Hauptpersonalrat für Grundschulen beim Ministerium für Schule und Bildung des Landes Nordrhein-Westfalen eine Schulinfo, in welcher auch das Thema Nutzung von Privatgeräten Gegenstand war.
„Zwar ist mit der Einschränkung „vorübergehend“ eine zeitliche Begrenzung der Nutzung beabsichtigt, jedoch besteht keine konkrete Fristvorgabe. Dem Hauptpersonalrat wurde von Seiten des MSB zugesichert, dass die Ausnahmegenehmigung so lange gelten kann, bis man über ein Gerät verfügt, auf dem die schulisch notwendige Aufgabenerfüllung möglich ist. Die Prüfung muss zwar im Einzelfall erfolgen, aber da unter Umständen ganze Kollegien betroffen und in der gleichen Situation sind, kann auch nach der Prüfung des Einzelfalls allen Mitgliedern des Kollegiums eine Ausnahmegenehmigung erteilt werden.
Weitere Vorgaben für die Ausnahmegenehmigung gibt es nicht. Zu einer etwaigen Rückgabe des Dienstgerätes in diesem Fall ist in der Verordnung keine Regelung getroffen. Es reicht aus zu begründen, warum die personenbezogenen Daten nicht auf dem dienstlichen Gerät verarbeitet werden können.“
Was für die Lehrkräfte der Grundschulen gilt, gilt in diesem Fall auch für die Lehrkräfte aller anderen Schulformen. Mit dieser Zusage des MSB gegenüber dem HPR für Grundschulen eröffnet sich auch für andere Schulen eine Möglichkeit, die Vorgaben der VO-DV I etwas großzügiger auszulegen.
vollumfängliche schulische Verarbeitung personenbezogener Daten
Mit dem zur Verfügung gestellten Dienstgerät sollte es möglich sein, alle personenbezogenen Daten, zu verarbeiten, die zur dienstlichen Aufgabenerledigung erforderlich sind. Die Geräte sind deshalb den für Verwaltungsarbeiten eingerichteten Lehrerarbeitsplätzen in der Schule gleichgestellt. Die Praxis zeigt jedoch, dass die zur Verfügung gestellten Geräte oft einige Aufgaben aus technischen Gründen nicht abdecken können und sie von daher nicht zur “vollumfänglichen schulischen Verarbeitung von personenbezogenen Daten” geeignet sind. Das gilt vor allem für iPads, kann aber je nach Setting auch für die an Schulen beschafften Windows Laptops gelten.
Daraus einen Einzelfall abzuleiten, für den eine Ausnahme gelten soll, dürfte nur in wenigen Fällen möglich sein, da die anderen Bedingungen die Ausnahme zu sehr einschränken. Haben sich an einer Schule, deren Schüler mit iPads ausgestattet wurden, die Lehrkräfte für Laptops als Dienstgeräte entschieden, um in der Verarbeitung von personenbezogenen Daten außerhalb des Unterrichts nicht eingeschränkt zu sein, so wird die Ausnahmeregelung hier keine Grundlage bieten, dauerhaft weiterhin die privaten iPads einzusetzen für den Unterricht, sofern nicht, wie oben beschrieben, zusätzlich Lehrer iPads beschafft werden sollen, und die Zeit bis zum Eintreffen derselben überbrückt werden muss.
Mit Blick auf die Zusage des MSB gegenüber dem HPR Grundschule sollte es Schulen auch möglich sein, die Voraussetzungen für die Erteilung einer Ausnahme etwas großzügiger zu handhaben. Nach dem oben zitierten Text ist die Erteilung einer Ausnahme möglich, bis man über “ein Gerät verfügt, auf dem die schulisch notwendige Aufgabenerfüllung möglich ist.” Ob das Dienstgerät die Voraussetzungen zur Erfüllung der schulisch notwendigen Aufgeben nicht erfüllt, da es technisch nicht dazu in der Lage ist oder da es vollkommen unergonomisch ist, bleibt dabei offen. Damit sollte es auch möglich sein, eine fehlende iPad Tastatur als Begründung anzugeben oder das zu kleine Display.
Begründet und dokumentiert
Kommt eine Schulleitung zu dem Schluss, dass der Einzelfall vorliegt und sie vorübergehend eine Nutzung von Privatgeräten zulassen möchte, so muss sie dieses für sich begründen und dokumentieren. Es sollte demnach auch einen triftigen Grund geben für die Ausnahme. Die Dokumentation könnte, wie oben beschrieben, mit dem Schreiben erfolgen, mit welchem sie die betreffenden Personen über die Erteilung der vorübergehenden Genehmigung und für welche Verarbeitung von personenbezogenen Daten diese gilt, informiert. Festhalten sollte die Schulleitung außerdem, wem sie die Ausnahme gewährt hat. Ob die Schulleitung als Verantwortlicher hier gegenüber vorgesetzten Dienststellen irgendwann einmal Rechenschaft ablegen muss, geht aus der Verordnung nicht hervor. Es ist aber durchaus möglich, dass das MSB hier zukünftig eine Abfrage machen könnte.
Sonderregelung Schulleitung
Die Schulleitung ist von der Regelung zum Wegfall der Genehmigung ausgenommen, da sie sich selbst keine Genehmigung erteilen kann. Sie kann also weiterhin ein privates Endgerät zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule verwenden, ist dabei jedoch auf die in Anlage 3 genannten Daten beschränkt. Dieses wurde in der Änderung noch einmal angepasst und betont.
Entsprechend heißt es in §2 Abs. 2
“Wenn die Schulleiterin oder der Schulleiter personenbezogene Schülerdaten auf privaten digitalen Geräten verarbeitet, ist dies nur für die in Anlage 3 genannten Daten zulässig, soweit die Verarbeitung der Daten zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist und der erforderliche Schutz der Daten technisch sichergestellt wird.“
In der Kommentierung im Entwurf der Änderung (S. 12) heißt es dann auch entsprechend: “Mit dem neu angefügten Satz 6 wird klargestellt, dass auch Schulleiterinnen und Schulleiter auf privaten digitalen Geräten nur die personenbezogenen Schülerdaten der Anlage 3 verarbeiten dürfen, dies soweit die Verarbeitung der Daten zur Aufgabenerfüllung erforderlich und der Schutz der Daten technisch sichergestellt ist. Die Klarstellung ist erforderlich, weil die vorstehenden Regelungen zur Genehmigungspflicht durch die Schulleitung ersichtlich nicht gelten können, soweit Schulleitungen selber Privatgeräte nutzen. Sie können sich die Genehmigung nicht selbst erteilen.”
FAQ
- Kann ein privater Laptop weiterhin zur Administration von Logineo NRW genutzt werden, da dieses mit dem Dienst iPad nicht möglich ist?
- In den FAQ des MSB zu Logineo NRW heißt es (Stand 01.2022): “Es ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass die Nutzung von LOGINEO NRW auf privaten Endgeräten ohne eine gültige Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf privaten ADV-Anlagen erlaubt ist. Die Nutzung von LOGINEO NRW auf privaten Endgeräten setzt die Genehmigung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf privaten Endgeräten voraus.”
- Sofern sich die bei der Administration von Logineo NRW verarbeiteten personenbezogenen Daten auf die in Anlage 3 beschränken, könnte die Schulleitung eine vorübergehende Genehmigung auf der Grundlage von § 2 Abs. 2 Satz 7 VO-DV I erteilen. Es wäre in einem solchen Fall zu empfehlen, der Lehrkraft für die Administrationsaufgaben ein geeignetes zusätzliches Dienstgerät, etwa einen Laptop, zur Verfügung zu stellen.
- Müssen bei der Administration von Logineo NRW auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, die über die in Anlage 3 aufgeführten hinausgehen, ist die Nutzung eines Privatgerätes dafür auch mit Genehmigung nicht möglich.
- Kann ein privater Laptop weiterhin zur Vorbereitung von Aufgaben in Logineo NRW LMS genutzt werden, da dieses mit dem Dienst iPad nicht vollumfänglich möglich ist?
- Der Zugriff auf Logineo NRW setzt, gem. der Aussagen in den FAQ des MSB immer eine Genehmigung voraus. Das heißt, auch wenn man nicht beabsichtigt, auf Schülerdaten wie erledigte Aufgaben oder Nachrichten zuzugreifen, geht es ohne die Genehmigung nicht. Ist diese erloschen, weil ein Dienstgerät zur Verfügung gestellt wurde, kann auf Logineo NRW nicht mehr von einem Privatgerät zugegriffen werden.
- Wie sieht es mit dem Abruf von E-Mails vom dienstlichen Konto im Logineo NRW der Schule aus?
- Auch dieses ist, wenn man sich an den Aussagen in den FAQ des MSB zu Logineo NRW orientiert nicht mehr möglich, sobald die Genehmigung erloschen ist. Eine Ausnahmeregelung auf der Grundlage von § 2 Abs. 2 Satz 7 VO-DV I dürfte hier nicht realistisch sein, außer es handelt sich um eine Person, die dringend über dieses E-Mail Konto jederzeit erreichbar sein muss und es ist bereits eine Alternativ-Lösung wie ein Dienst-Smartphone in Vorbereitung.
- Der Messenger von Logineo NRW ist für eine schnelle Kommunikation gedacht, auch außerhalb der Unterrichtszeiten. Was ist damit?
- Leider sieht es auch hier nicht anders aus. Orientiert man sich an den FAQ des MSB, ist eine Nutzung ohne die Genehmigung nicht zulässig, da die Nutzung immer mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten einhergeht.
- Darf man mit dem privaten Smartphone weiterhin mit Eltern telefonieren, wenn ein Dienstgerät zur Verfügung gestellt wurde?
- Telefonnummern stellen personenbezogene Daten dar. Zur Verarbeitung von Telefonnummern von Schülern, Eltern und Lehrkräften auf einem privaten digitalen Endgerät braucht es entsprechend eine Genehmigung der Schulleitung.
- Ich persönlich halte es jedoch für vertretbar, ein privates Smartphone weiterhin für Telefonate mit Schülern, Eltern und anderen Lehrkräften auch ohne Genehmigung zu nutzen, sofern man die Telefonnummern nicht als Kontakte auf dem Smartphone oder in einem Online-Adressbuch, auf welches man vom Smartphone aus zugreift, speichert. Zwar werden die Telefonnummern von Personen, welche angerufen wurden in einer Anrufliste gespeichert, doch erfolgt dieses ohne Namen. Gleiches geschieht, wenn man von Schülern, Eltern und Kollegen angerufen wird. Und dieses wird niemand verbieten.
- Kann man über ein Smartphone zumindest noch den Vertretungs- und Stundenpläne sowie Aufsichtspläne abrufen, auch ohne Genehmigung?
- Ja, das geht, und es braucht keine Genehmigung der Schulleitung hierfür. Hier gibt es in der § 2 Abs. 5 VO-DV II eine Ausnahmeregelung, die unter Ausnahme von der Genehmigungspflicht im Beitrag zu den Änderungen in der VO-DV II bezüglich der Nutzung von Privatgeräten näher erklärt ist.
- Weitere FAQ folgen …
Stand September 2022
