Dienstgeräte – datenschutz-schule.info

Januar 30, 2022Januar 30, 2022

Auswirkungen der geänderten VO-DV II auf Nutzung Privatgeräte

Lesezeit: < 1 Minute

Nicht nur durch die Änderung der VO-DV I ergeben sich Änderungen für die Nutzung von privaten Endgeräten zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule zu dienstlichen Zwecken, sondern auch aus der Änderung der VO-DV II. Hier betreffen die Neuregelungen jedoch nicht Lehrkräfte generell, sondern nur die Personen, welche an Schulen und an den ZfsL Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter sowie der Lehrkräfte und sonstigen Personen in Ausbildung betreuen und dabei deren personenbezogenen Daten verarbeiten. Ähnlich wie durch die Neuregelungen in der VO-DV I wird die Nutzung von Privatgeräten für diese Zwecke nun deutlich eingeschränkt, sobald ein Dienstgerät zur Verfügung gestellt bzw. ausgehändigt wurde. Aber die Regelungen geben auch Freiräume für begrenzte Ausnahmen. Als Bonbon findet sich in der VO-DV II sogar eine eingeschränkte Möglichkeit, wie Lehrkräfte dienstlich bekannte Daten von Lehrkräften, anderem Personal an Schule oder von Personen in Ausbildung ohne Genehmigung auf Privatgeräten verarbeiten dürfen. Details hierzu werden genauer erläutert unter Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf dienstlichen und privaten Endgeräten – VO-DV II.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf dienstlichen und privaten Endgeräten – VO-DV II

Lesezeit: 9 Minuten

Bisher konnten Lehrkräfte und andere mit der Ausbildung beauftragte Personen private Endgeräte mit Genehmigung der Schulleitung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten der auszubildenden Personen im Rahmen der Vorgaben der VO-DV II nutzen. Das war richtig und sinnvoll, da an Schulen selten ausreichend viele für Verwaltungsarbeiten eingerichtete Lehrerarbeitsplätze wie auch mobile Endgeräte für den Einsatz bei Unterrichtsbesuchen und die Arbeit zu Hause zur Verfügung standen. An vielen ZfsL dürfte der Mangel an Endgeräten noch größter gewesen sein. Doch spätestens seit Lehrkräfte an Schulen über Förderprogramme des Bundes und des Landes mit Dienstgeräten ausgestattet werden und das Land auch die Seminar- und Fachleitungen an den ZsfL aus Landesmitteln mit Dienstgeräten versorgt, haben sich die Rahmenbedingungen geändert.

Darauf hat der Gesetzgeber mit den angepassten Regelungen zur Nutzung von Privatgeräten reagiert. In der Neufassung der VO-DV II geht der Gesetzgeber nun davon aus, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der in Ausbildung befindlichen Personen auf Dienstgeräten die Regel darstellt und die Verarbeitung auf Privatgeräten die Ausnahme. Entsprechend wurden die Möglichkeiten, weiterhin private Endgeräte für die dienstliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten stark eingegrenzt. Schulleitungen und Leitungen von ZfsL verfügen weiterhin über die Möglichkeit, mit der Ausbildung beauftragen Personen, eine Genehmigung zu erteilen. Diese ist jedoch jedoch stark eingeschränkt, auf Personen, denen noch kein Dienstgerät zur Verfügung steht, deren Dienstgerät verlustig gegangen oder defekt ist, ohne dass Ersatz gestellt werden kann, und auf eine begrenzte Zahl von Ausnahmefällen.

Im Folgenden geht es ausschließlich um die neue Fassung der VO-DV II, soweit sie die Nutzung von privaten Endgeräten zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten von an Schulen und ZfsL in Ausbildung befindlichen Personen durch die damit beauftragten Personen betrifft. Im Beitrag Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf dienstlichen und privaten Endgeräten – VO-DV I werden die entsprechenden Neuregelungen in der VO-DV I erläutert.

Die Änderungen im Detail

§ 2 Abs. 4 VO-DV II regelt die Nutzung von Privat- und Dienstgeräten zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten von an Schulen und ZfsL in Ausbildung befindlichen Personen durch die damit beauftragten Personen.

“(1) Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen, die an Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung oder an Schulen ausgebildet werden, auf privaten digitalen Geräten der mit der Ausbildung beauftragten Personen bedarf der schriftlichen, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung enthaltenden Genehmigung. (2) Die Genehmigung für Seminarausbilderinnen und Seminarausbilder erteilt die Leiterin oder der Leiter des Zentrums für schulpraktische Lehrerausbildung. (3) Für Ausbildungslehrerinnen und Ausbildungslehrer an Schulen erfolgt dies durch die Schulleiterin oder den Schulleiter. (4) Die Genehmigung darf nur erteilt werden, wenn die Verarbeitung der Daten nach Art und Umfang für die Ausbildung erforderlich ist und ein angemessener technischer Zugangsschutz nachgewiesen wird. (5) Die für die Verarbeitung zugelassenen Daten ergeben sich aus der Anlage 6.”

Kreis der von der Verarbeitung Betroffenen

Entsprechend sind auch die von der Verarbeitung betroffenen Personen nicht nicht die gleichen. In § 2 Abs. 4 Satz (1) wird hier von “Personen, die an Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung oder an Schulen ausgebildet werden” gesprochen. Wer unter diesen Personen zu verstehen ist, wird unter § 1 Abs. 1 Nr. 2 definiert.

“2. der Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter sowie der Lehrkräfte und sonstigen Personen in Ausbildung,”

Neben den personenbezogenen Daten von Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter sowie der Lehrkräften in Ausbildung fallen mit sonstigen Personen in Ausbildung unter die Regelung dann beispielsweise auch Praxissemesterstudierende und Studierende im Eignungs- und Orientierungspraktikum. Wie aus den Erläuterungen zu den Änderungen (S. 17) hervorgeht, ist für das MSB denkbar, dass zukünftig auch Seiteneinsteiger in Sondermaßnahmen zur Qualifizierung unter die Regelung fallen können. ¹

Kreis der zur Verarbeitung Berechtigten

Wie in Satz (1) beschrieben, geht es um die “mit der Ausbildung beauftragten Personen“, die dann in den folgenden Sätzen als Seminarausbilderinnen und Seminarausbilder an den ZfsL (2) und Ausbildungslehrerinnen und Ausbildungslehrer an Schulen (3) beschrieben werden.

Wer erteilt wem die Genehmigung?

In dem mit der Dienstanweisung für die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule (10-41 Nr. 4) im Februar veröffentlichten Formular für die Erteilung von Genehmigungen waren die Zuständigkeiten nicht korrekt ausgewiesen. Dieses wird nun mit den Sätzen (2) und (3) behoben.

Die Leitung eines ZfsL erteilt den Seminarausbilderinnen und Seminarausbildern, d.h. Seminarleitungen, Fachleitungen und vorübergehend mit Ausbildungsaufgaben an ihrem ZfsL beauftragten Lehrkräften die Genehmigung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten der am ZfsL in Ausbildung befindlichen Personen.

Die Leitung einer Schule erteilt den Ausbildungslehrerinnen und Ausbildungslehrern an ihrer Schule, d.h. Lehrkräften, die an dieser Ausbildungsschule zur Mitwirkung an der Ausbildung verpflichtet werden (§10 Absatz 5 Allgemeine Dienstordnung – ADO), die Genehmigung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Personen, die an ihrer Schule ausgebildet werden.

Zur Erteilung von Genehmigungen steht Schulleitungen und Leitungen von ZfsL aktuell nur das bekannte Formular zur Verfügung, welches Teil der Dienstanweisung für die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule (10-41 Nr. 4) und am 19.01.2018 in einem Runderlass veröffentlicht wurde. Dieses Genehmigungsformular berücksichtigt von daher die neue Rechtslage noch nicht. Auch eine Anpassung an die DS-GVO fehlt noch. Wann mit einer Neufassung zu rechnen ist, bleibt abzuwarten. Bis dahin wird man Genehmigungen behelfsmäßig wohl noch auf der Grundlage des veralteten Formulars erteilen können/ müssen.

Welche Daten dürfen auf Privatgeräten verarbeitet werden?

In Anlage 6 gab es nur kleinere formale Anpassungen. Die personenbezogenen Daten, deren Verarbeitung nach “Art und Umfang für die Ausbildung erforderlich” und auf Privatgeräten mit Genehmigung zulässig ist, bleibt weiterhin auf

Name, Vorname
E-Mail (Soweit im Einzelfall nicht erforderlich, ist die Angabe freiwillig und jederzeit widerrufbar.)
Beurteilung der Leistungen der Personen in Ausbildung, und
Dienstliche E-Mail-Adresse

beschränkt.

Wegfall der Genehmigung

Mit § 2 Abs. 4 Satz 6 – 8 ist die VO-DV II nun um eine Regelung ergänzt, welche die Möglichkeiten der Schulleitung sowie der Leitung des ZfsL einschränkt, den zuvor beschriebenen Personen eine Genehmigung zu erteilen. Außerdem ist geregelt, wann bereits erteilte Genehmigungen ihre Gültigkeit verlieren. Die Regelung erfolgt analog zu der in § 2 Abs. 2 Satz 4 – 6 VO-DV I.

“(6) Die Genehmigung darf nicht erteilt werden, wenn ein persönliches dienstliches digitales Gerät für dienstliche Zwecke zur Verfügung gestellt wird. (7) Eine bereits erteilte Genehmigung erlischt mit Aushändigung eines solchen Gerätes. (8) Übergangsweise ist die weitere Nutzung des Privatgeräts für die Dauer von höchstens vier Wochen zulässig, soweit dies zur Übertragung der personenbezogenen Daten auf das dienstliche Gerät erforderlich ist.”

Es gibt jedoch einen kleinen aber nicht unwichtigen Unterschied. Während in der VO-DV I vom Zurverfügungstellen eines Dienstgerätes für schulische Zwecke gesprochen wird, geht es in der VO-DV II um dienstliche Zwecke.

Hinweis: Bis auf wenige Unterschiede sind die Regelungen von § 2 Abs. 4 Satz 6 – 8, sehr ähnlich zu denen in der VO-DV I. Wer den Beitrag Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf dienstlichen und privaten Endgeräten – VO-DV I wird deshalb in den folgen Abschnitten bis zum Beginn des Abschnitts “Ausnahme von der Genehmigungspflicht !” nur wenig Neues finden, abgesehen von Anpassungen an den veränderten Kreis der von der Regelung betroffenen Personen.

Ausnahmeregelung

Der Gesetzgeber erkennt an, dass es Ausnahmen geben kann, die es erforderlich machen, eine Nutzung von Privatgeräten entgegen der vorherigen Regelung zuzulassen. In § 2 Abs. 4 Satz 9 VO-DV II heißt es deshalb:

“(9) Unabhängig davon kann die Schulleitung ausnahmsweise in begründeten, von ihr zu dokumentierenden Einzelfällen die Nutzung von Privatgeräten vorübergehend zulassen, soweit dies zur vollumfänglichen schulischen² Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich und die datenschutzgerechte Verarbeitung entsprechend der für die Nutzung von Privatgeräten geltenden Standards gewährleistet ist.”

Sobald einer der zuvor beschrieben Personen (Seminarausbilderinnen und Seminarausbilder an den ZfsL und Ausbildungslehrerinnen und Ausbildungslehrer an Schulen) ein persönliches dienstliches Gerät zur Verfügung gestellt wird, darf ihr keine Genehmigung für ein privates Endgerät erteilt werden. Hatte die Person bereits eine Genehmigung, so verliert diese automatisch ihre Gültigkeit. Das bedeutet, die Schulleitung bzw. Leitung des ZsfL muss die Genehmigung nicht aktiv widerrufen.

Geht ein zur Verfügung gestelltes Dienstgerät defekt oder verlustig und es gibt keinen Ersatz, erfüllt die Person die Voraussetzungen für die Erteilung einer Genehmigung. Auch wenn ein Gerät für einen Zeitraum in Reparatur ist, sollte es möglich sein, für diese Zeit eine Genehmigung zur Nutzung eines Privatgerätes zu erteilen, sofern kein Ersatzgerät gestellt werden kann.

PERSÖNLICHES DIENSTLICHES DIGITALES GERÄT

Wichtig ist an diesem Abschnitt, dass es sich bei dem dienstlichen Gerät um ein persönliches dienstliches digitales Gerät handelt. Ein persönliches dienstliches digitales Gerät setzt voraus, dass dieses der Person ausdrücklich als ein solches zugewiesen wurde und sie es alleine nutzt. Dieses geht in der Regel mit einer Nutzungsvereinbarung einher, wie sie beispielsweise im Rahmen der Richtlinie über die Förderung von dienstlichen Endgeräten für Lehrkräfte an Schulen in Nordrhein-Westfalen erforderlich ist. Auch bei den über das Land beschafften Geräten für die ZfsL dürfte es solche Nutzungsvereinbarungen geben.

ZUR VERFÜGUNG STELLEN – AUSHÄNDIGUNG

In Satz 6 und 7 heißt es, die Genehmigung darf nicht erteilt werden, wenn ein Dienstgerät “zur Verfügung gestellt wird” bzw. eine bereits erteilte Genehmigung erlischt “mit Aushändigung eines solchen Gerätes“.

In dieser Stelle werden sicherlich einige Personen eine Möglichkeit sehen, weiterhin mit einem privaten Endgerät mit Genehmigung der Schulleitung bzw. des ZfsL zu arbeiten. Reicht es die Annahme eines Dienstgerätes zu verweigern? Kann man gezwungen werden, ein Dienstgerät anzunehmen?

Für die Möglichkeit, die Annahme eines Dienstgerätes verweigern zu können, spricht bei Lehrkräften Regelung in der Richtlinie über die Förderung von dienstlichen Endgeräten für Lehrkräfte an Schulen in Nordrhein-Westfalen zur Annahme der Nutzungsbedingungen durch die Lehrkräfte. Dort heißt es in Abs. 6.3:

““Der Schulträger stellt den Lehrkräften die digitalen Endgeräte für eine unentgeltliche Nutzung zur Verfügung. Die Nutzungsbedingungen für die digitalen Endgeräte sind durch den Schulträger festzulegen. Die Zustimmung der Lehrkräfte zu den Nutzungsbedingungen ist sicherzustellen.“

Ohne Annahme der Nutzungsbedingungen, darf ein Schulträger das Dienstgerät nicht an die Lehrkraft aushändigen. Genauso könnte eine Lehrkraft auch die Einwilligung in die zur Verwaltung der Dienstgeräte erforderliche Datenverarbeitung verweigern oder für eine von beiden die Zustimmung bzw. Einwilligung widerrufen.

Daraus ergibt sich ein Widerspruch zwischen den Regelungen der Verordnung und der Richtlinie.

Auf der anderen Seite wird vermutlich auf die Formulierung “zur Verfügung gestellt wird” verwiesen werden. Die Frage ist hier, was genau man darunter verstehen kann bzw. will. Reicht es bereits aus, wenn der Schulträger ein Gerät für die Lehrkraft beschafft, bzw. das Land für eine Person, die als Seminarausbilder:in tätig ist, es für sie einrichtet und ihr einen Termin gibt zur Übernahme, um von “zur Verfügung stellen” zu sprechen? Würde man sich dieser Argumentation anschließen, müsste man auch in Kauf nehmen, dass die Einwilligung der betreffenden Person in die Nutzungsbedingungen dann nicht mehr freiwillig erfolgen kann.

Es bleibt abzuwarten, wie dieser Widerspruch sich in der Praxis auflöst. Von Seiten des MSB und eventuell auch einzelnen Bezirksregierungen oder deren Mitarbeitern dürfte hier am ehesten ein Hinweis zu erwarten sein, dass die Verordnung Vorrang hat und durchzusetzen ist.

📍Ausnahme von der Genehmigungspflicht📍

Neu hinzugekommen ist mit der Änderung der VO-DV II eine Regelung, welche eine eingeschränkte Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf privaten Endgeräten erlaubt, auch wenn hierfür keine Genehmigung vorliegt, etwa weil ein Dienstgerät zur Verfügung gestellt wurde. Diese außergewöhnliche Regelung findet sich in § 2 Abs. 5

“(5) Sofern dienstliche Dokumente auf privaten digitalen Geräten verarbeitet werden, ist die Verarbeitung personenbezogener Daten von Lehrkräften, anderem Personal der Schule und Personen in Ausbildung zulässig, soweit es sich um in der Schule oder im Zentrum für schulpraktische Lehrerausbildung dienstlich bekannte Daten und Kontaktdaten handelt, die Nennung für die Aufgabenerledigung erforderlich ist und ein angemessener technischer Zugangsschutz gewährleistet wird.”

Das bedeutet, Lehrkräfte an Schulen dürfen auf einem privaten Endgerät personenbezogene Daten auch ohne eine Genehmigung verarbeiten, sofern alle die folgenden fünf Voraussetzungen erfüllt sind:

Es geht um dienstliche Dokumente.
Es handelt sich um die Daten von Lehrkräften, anderem Personal an Schule oder von Personen in Ausbildung (Lehramtsanwärter, Lehrkräften in Ausbildung, Praxissemesterstudierende und Studierende im Eignungs- und Orientierungspraktikum).
Es handelt sich ausschließlich um dienstlich bekannte Daten und Kontaktdaten.
Die Nennung ist für die Aufgabenerledigung erforderlich.
Ein angemessener technischer Zugangsschutz wird gewährleistet.

Welchen Hintergrund diese Regelung hat, beschreibt das MSB in den Erläuterungen zu den Änderungen (S. 19f). Bei den dienstlich bekannten Daten und Kontaktdaten handelt es um “bekannte Daten als Amtsträger in Bezug auf ihre Funktion in der Schule.” Darunter zu verstehen sind “Namen, Kontaktdaten und Unterrichtsfächer des Personals.” Diese unterliegen § 9 Abs. 3 Informationsfreiheitsgesetz und erfordern von daher einen geringeren Schutz. Liegt also eine dienstliche Erfordernis zu Verarbeitung vor und ein angemessener Zugangsschutz, im weitesten vergleichbar dem bei der Erteilung einer Genehmigung geforderten, dann können diese beiden Kategorien von personenbezogenen Daten auch ohne eine Genehmigung auf privaten Endgeräten verarbeitet werden. Diese Regelung dürfte vor allem vielen Lehrkräften entgegen kommen, denn hier geht es um das Erstellen, Übermitteln oder Empfangen von Dokumenten wie Protokollen über Konferenzen, Unterrichts-/Vertretungsplänen, Ausbildungs-Stundenplänen, Aufsichtsplänen und Sprechstundenlisten. Auch Personen, die an den ZsfL mit der Ausbildung betraut sind, profitieren von dieser Regelung.

Was bedeutet das für die Praxis?

Mit Blick auf Lehrkräfte bedeutet dieses: auch wenn ihnen ein Dienstgerät zur Verfügung gestellt oder keine Genehmigung für das Gerät erteilt wurde, können sie auf privaten Smartphones nun

über Browser oder App Unterrichts-, Vertretungs- und Aufsichtspläne wie auch Sprechstundenlisten des Kollegiums abrufen,
Raum- und Ressourcen-Buchungs-Systeme nutzen,
die Namen und dienstlichen Rufnummern von Kolleginnen und Kollegen speichern und verwalten³.

Auf einem privaten Laptop können sie so beispielsweise

Protokolle von Lehrer- und Fachkonferenzen schreiben⁴,
Protokolle von Lehrer- und Fachkonferenzen gelesen und kommentiert werden, und
Unterrichts-, Vertretungs- und Aufsichtspläne erstellen und an Kolleginnen und Kollegen versenden.

An seine Grenzen dürfte die Regelung kommen, wenn zum Abruf eines digitalen Stunden- und Vertretungsplans an einer Schule ein App oder eine Online-Plattform genutzt wird, die neben der Stunden- und Vertretungsplan-Funktion noch einen Messenger beinhaltet und eine Dateiablage oder ein digitales Klassenbuch mit Absenzen-Verwaltung, durch die dann auch personenbezogene Daten verarbeitet, welche über die dienstlich bekannten Daten und Kontaktdaten hinausgehen.

Nicht verarbeitet werden können auf einem privaten Endgerät ohne Genehmigung Dokumente, welche personenbezogenen Daten enthalten, welche über die oben beschriebenen dienstlich bekannten Daten und Kontaktdaten von anderen Lehrkräften, anderem Personal der Schule und Personen in Ausbildung hinausgehen. Dazu zählen dann beispielsweise Protokolle über Klassenkonferenzen und über Teilkonferenzen Ordnungsmaßnahmen.

Sonderregelung Schulleitung und Leitung ZfsL

Die Schulleitung wie auch die Leitung des ZfsL sind von der Regelung zum Wegfall der Genehmigung ausgenommen, da sie sich selbst keine Genehmigung erteilen können. Dazu heißt es in § 2 Abs. 6

“(6) Wenn die Leiterin oder der Leiter einer Schule oder eines Zentrums für schulpraktische Lehrerausbildung personenbezogene Daten von Beschäftigten auf privaten digitalen Geräten verarbeitet, ist dies nur für die in Absatz 5 und Anlage 6 genannten Daten zulässig, soweit die Verarbeitung der Daten zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist und der erforderliche Schutz der Daten technisch sichergestellt wird.”

Damit können die genannten Personen also weiterhin ein privates Endgerät zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten der an ihrer Schule bzw. in ihrem ZfsL tätigen Personen verarbeiten. Sie sind dabei jedoch bezüglich der mit der Ausbildung beauftragten Personen an ihrer Institution auf die “dienstlich bekannten Daten und Kontaktdaten” aus Absatz 5 und bezüglich der Personen, die dort ausgebildet werden auf die in Anlage 6 aufgeführten Daten (Name, Vorname, E-Mail, Beurteilung der Leistungen der Personen in Ausbildung und dienstliche E-Mail-Adresse) beschränkt.

In der Kommentierung zum Entwurf der Änderung (S. 20) heißt es dehalb: “Mit dem neu eingefügten Absatz 6 wird klargestellt, dass auch Schulleitungen und ZfsL-Leitungen auf privaten digitalen Geräten personenbezogene Beschäftigtendaten nur in dem genannten begrenzten Umfang verarbeiten dürfen. Die Klarstellung ist erforderlich, weil die vorstehenden Regelungen zur Genehmigungspflicht nach Abs. 4 nicht gelten, soweit sie selber Privatgeräte nutzen.”

FAQ

Kann eine Lehrkraft, welche die Genehmigung zur Nutzung eines Privatgerätes im Sinne von § 2 Abs. 2 VO-DV I hat, dieses Gerät auch nutzen, um Beurteilungen der Leistung eines Lehramtsanwärters darauf zu schreiben?
- Ja, das ist möglich, sie muss dafür jedoch von ihrer Schulleitung zusätzlich eine Genehmigung gem. § 2 Abs. 4 VO-DV II einholen. Das ist eine weitere Unterschrift auf einer anderen Seite des aktuell noch gültigen Formulars.
Ich bin Fachleitung und habe ein Dienstgerät aus der Schule und eines vom ZsfL. Ist es möglich, dass ich auch die Arbeit für das ZfsL auf dem schulischen Dienstgerät erledige, um nicht ständig zwei Geräte mit mir herumzuschleppen?
Am ZfsL habe ich als Fachleitung einen dienstlichen Laptop erhalten. Für Lehrkräfte an meiner Schule gab es als Dienstgerät nur ein iPad. Darf ich auf dem Laptop die Zeugnisnoten für die Schule im externen Notenmodul eingeben?
- Das sind kniffelige Fragen. Die Schule ist mit Unterstützung des Schulträgers verantwortlich für die sichere Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule auf dem schulischen Dienstgerät. Kommt es zu einem totalen Datenverlust, etwa weil das Dienstgerät durch den Schulträger falsch konfiguriert wurde und es befanden sich personenbezogene Daten darauf, welche zu Personen gehörten, die die Lehrkraft als Fachleitung an anderen Schulen betreute, läge dieses in der Verantwortung der Schule. Anders ausgedrückt – verarbeitet eine Fachleitung die personenbezogenen Daten von Personen, die sie für das ZfsL an anderen Schulen als der eigenen betreut, auf einem schulischen Dienstgerät, dann verarbeitet streng genommen die eigene Schule die Daten von Personen, für deren Verarbeitung sie keine rechtliche Befugnis hat. Schließt man sich dieser engen Auslegung der datenschutzrechtlichen Regelungen an, bleibt in solch einem Fall nur die Nutzung von zwei verschiedenen Dienstgeräten, um die Datenverarbeitung sauber, gemäß der Zuständigkeiten/ Verantwortlichkeiten zu trennen.
- Geht es nur um das externe Notenmodul könnte man eine Nutzung für Daten der Schule sicher noch vertreten. Was aber wäre, wenn über dieses Laptop bei der Übermittlung der ausgefüllten Notendatei ein Virus ins System der Schule gelangte und die Ursache wäre eine veralteter Virenschutz, der durch die Systembetreuung des ZfsL verursacht wurde?
Weder an meiner Schule noch am ZfsL, wo ich als Fachleitung tätig bin, habe ich aktuell ein Dienstgerät. Darf ich auf meinem Privatgerät mit Genehmigung sowohl Daten meiner Schüler wie auch die meiner für das ZfsL betreuten Personen in Ausbildung verarbeiten?
- Das sollte möglich sein. Es braucht dazu sowohl die Genehmigung der Schulleitung wie auch die der Leitung des ZfsL.

Stand Januar 2022

Januar 23, 2022Januar 30, 2022

Auswirkungen der geänderten VO-DV I auf Nutzung Privatgeräte

Lesezeit: 2 Minuten

Der Grund dafür liegt in der jetzt sehr starken Eingrenzung der Möglichkeiten, weiterhin private Endgeräte für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule zu nutzen. Das war bisher anders. Lehrkräfte konnten ihre privaten Endgeräte im Rahmen der Vorgaben der VO-DV I & II nutzen, um darauf diese Daten zu verarbeiten. Damit war es ihnen möglich, den Mangel an für Verwaltungsarbeiten in der Schule eingerichteten Lehrerarbeitsplätzen auszugleichen, mobil innerhalb der Schule zu arbeiten und auch Arbeiten zu Hause zu erledigen. Die Rahmenbedingungen begannen jedoch sich in dem Moment zu ändern, als Schulträger mit Unterstützung des Landes und des Bundes in die Lage versetzt wurden, Lehrkräfte mit dienstlichen Endgeräten auszustatten. Aus Sicht des Gesetzgebers wie auch der Aufsichtsbehörde des Landes NRW entfiel damit die Erfordernis, Lehrkräften weiterhin die Nutzung privater Endgeräte für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule auf privaten Endgeräten zu gestatten. Gleichzeitig sah man jedoch auch, dass es an Schulen weiteres Personal gibt, welches wie Lehrkräfte personenbezogene Daten verarbeitet. Da es für diese Personengruppe noch keine Ausstattungsrichtlinie gibt, wurde auch hier die rechtliche Grundlage geschaffen, eine Genehmigung zur Nutzung von privaten Endgeräten zu erteilen. Die Möglichkeit, auch Lehrkräften diese Genehmigung zu erteilen, ist nicht komplett verschwunden, jedoch stark eingeschränkt, auf Personen, denen noch kein Dienstgerät zur Verfügung steht, deren Dienstgerät defekt oder verlustig gegangen ist, ohne dass Ersatz gestellt werden kann, und auf eine begrenzte Zahl von Ausnahmefällen.

Im Beitrag Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf dienstlichen und privaten Endgeräten – VO-DV I werden die Auswirkungen der Änderungen in der VO-DV I im Detail betrachtet und kommentiert. Im Text wie auch in den FAQ am Ende wird versucht, an praktischen Beispielen zu zeigen, welche Spielräume die neuen Regelungen im schulischen Alltag lassen.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf dienstlichen und privaten Endgeräten – VO-DV I

Lesezeit: 13 Minuten

Mit Datum vom 13. Dezember 2021 wurden die VO-DV I und VO-DV II durch die Verordnung zur Änderung von Verordnungen über die im Schulbereich zur Verarbeitung zugelassenen Daten geändert. Die Änderungen in den beiden Verordnungen wirken sich sehr deutlich auf die Arbeit der an den Schulen tätigen Personen aus, so dass man hier von einer Zäsur sprechen kann. Veränderungen mit vergleichbar starken Auswirkungen auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten an Schulen hat es in den vergangenen Jahren nicht gegeben. Selbst die Einführung der Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken auf privaten ADV-Anlagen von Lehrkräften gem. § 2 Abs.2 VO-DV I / § 2 Abs.4 VO-DV II im Februar 2018, die zu viel Unruhe in den Kollegien führte, ist den jetzt in Kraft getretenen Änderungen von VO-DV I & II in ihren Auswirkungen nicht einmal ansatzweise vergleichbar.

Der Grund dafür liegt in der jetzt sehr starken Eingrenzung der Möglichkeiten, weiterhin private Endgeräte für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule zu nutzen. Das war bisher anders. Lehrkräfte konnten ihre privaten Endgeräte im Rahmen der Vorgaben der VO-DV I & II nutzen, um darauf diese Daten zu verarbeiten. Damit war es ihnen möglich, den Mangel an für Verwaltungsarbeiten in der Schule eingerichteten Lehrerarbeitsplätzen auszugleichen, mobil innerhalb der Schule zu arbeiten und auch Arbeiten zu Hause zu erledigen. Die Rahmenbedingungen begannen jedoch sich in dem Moment zu ändern, als Schulträger mit Unterstützung des Landes und des Bundes in die Lage versetzt wurden, Lehrkräfte mit dienstlichen Endgeräten auszustatten. Aus Sicht des Gesetzgebers wie auch der Aufsichtsbehörde des Landes NRW entfiel damit die Erfordernis, Lehrkräften weiterhin die Nutzung privater Endgeräte für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule auf privaten Endgeräten zu gestatten. Gleichzeitig sah man jedoch auch, dass es an Schulen weiteres Personal gibt, welches wie Lehrkräfte personenbezogene Daten verarbeitet. Da es für diese Personengruppe noch keine Ausstattungsrichtlinie gibt, wurde auch hier die rechtliche Grundlage geschaffen, eine Genehmigung zur Nutzung von privaten Endgeräten zu erteilen. Die Möglichkeit, auch Lehrkräften diese Genehmigung zu erteilen, ist nicht komplett verschwunden, jedoch stark eingeschränkt, auf Personen, denen noch kein Dienstgerät zur Verfügung steht, deren Dienstgerät verlustig gegangen oder defekt ist, ohne dass Ersatz gestellt werden kann, und auf eine begrenzte Zahl von Ausnahmefällen.

Die Änderungen im Detail

Die Änderungen an den beiden Verordnungen werden im Folgenden getrennt erklärt, da es jeweils um verschiedene Kategorien von personenbezogenen Daten geht, um die der Schüler und Eltern bzw. um die von Lehrkräften. In VO-DV II ist zudem der Kreis der von den Regelungen betroffenen Personen verschieden.

Welche Auswirkungen die Änderungen in der VO-DV II haben kann im Beitrag Verarbeitung von dienstlichen personenbezogenen Daten auf privaten und dienstlichen Endgeräten – VO-DV II nachgelesen werden.

VO-DV I

Änderung des Personenkreises für die Genehmigung

§2 Abs. 2 VO-DV I wird komplett neu gefasst, um den Personenkreis, welcher eine Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken durch die Schulleitung zu erweitern.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von in § 1 Absatz 1 Satz 1 genannten Personen auf privaten digitalen Geräten von Lehrkräften, Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärtern, Lehrkräften in Ausbildung, sonstigem pädagogischen und sozialpädagogischen Personal sowie Schulpsychologinnen und Schulpsychologen für dienstliche Zwecke bedarf der schriftlichen, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Artikel 30 der Datenschutz- Grundverordnung enthaltenden Genehmigung durch die Schulleiterin oder den Schulleiter.

Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter sowie Lehrkräfte in Ausbildung konnten auch bisher schon die Genehmigung erhalten, da sie unter Lehrerinnen und Lehrern mitgedacht waren. Um Klarheit zu schaffen, werden sie jetzt ausdrücklich aufgeführt. Neu hinzugekommen sind das sonstige pädagogische und sozialpädagogische Personal (z.B. gemäß § 58 Schulgesetz NRW, aber auch nicht im Landesdienst stehendes Personal) sowie Schulpsychologinnen und Schulpsychologen. Letztere müssen beispielsweise in “Krisenfällen oder bei konkreten Beauftragungen in einer Schule auf die Daten zurückgreifen“¹ können.

Den neu hinzugekommen Personen wird durch die Änderung der Verordnung eine Möglichkeit gegeben, Privatgeräte für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für dienstliche Zwecke zu verarbeiten, bis der Gesetzgeber mit einer neuen Richtlinie eine Regelung zur Ausstattung mit Dienstgeräten geschaffen hat oder ein Schulträger Dienstgeräte aus eigenen Mitteln zur Verfügung stellt.

Da diese Personen zur Erfüllung ihrer Funktionen personenbezogene Daten verarbeiten, die bisher nicht in Anlage 3 aufgeführt waren, gibt es hier nun eine Ergänzung.

14. Dokumentationen im Zuge des pädagogischen, sozialpädagogischen und schulpsychologischen Mitwirkens bei der Bildungs- und Erziehungsarbeit (z.B. Vermerke über Beratungstätigkeit, Arbeits- und Sozialverhalten)*)

Eine Ergänzung gibt es in Anlage 3 auch für Lehrkräfte. Diese betrifft die Nr. 10, die um neue Kategorien von personenbezogenen Daten erweitert wurde:

“Leistungsbewertungen und Bemerkungen zum Arbeits- und Sozialverhalten in den Fächern, in denen die Lehrkraft die Schülerinnen und Schüler unterrichtet, einschließlich digital von diesen erstellter Leistungsnachweise“

Damit wurde eine Rechtsgrundlage geschaffen für die Verarbeitung von Daten, die viele Lehrkräfte vermutlich schon lange auf den Privatgeräten verarbeiteten, auch wenn sie in Anlage 3 bisher nicht aufgeführt waren. Entsprechend ist es jetzt zulässig, auf Privatgeräten entsprechende Notizen anzufertigen, die erforderlich sind für spätere, nachvollziehbare Leistungsbewertungen. Genauso ist es jetzt möglich, Präsentationen; Referate, E-Books, Erklärvideos und ähnliche digital erstellte Leistungsnachweise auf privaten Endgeräten zu verarbeiten, damit Lehrkräfte diese dort begutachten und bewerten können.

In der Erläuterungen zu den Änderungen gibt es auf Seite 17 noch einen klärenden Hinweis, wie die Auflistung der in Anlage 3 aufgeführten personenbezogenen Daten zu verstehen ist.

“In der Anlage 3 sind die Daten, deren Verarbeitung auf Privatgeräten zulässig ist, enumerativ und abschließend aufgeführt.”²

Wie bisher setzt die Erteilung der Genehmigung voraus, dass die Verarbeitung der Daten für die Erfüllung schulischer Aufgaben erforderlich ist und “ein angemessener technischer Zugangsschutz nachgewiesen wird,” wie er im Genehmigungsformular Teil B beschrieben ist.

Nicht erteilt werden kann die Genehmigung Praxissemesterstudierenden und Studierenden im Eignungs- und Orientierungspraktikum im Lehramtsstudium (EOP), da sie nach Ansicht des MSB nicht unter den Begriff “Personal” fallen.

Zur Erteilung von Genehmigungen steht Schulleitungen aktuell nur das bekannte Formular zur Verfügung, welches Teil der Dienstanweisung für die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule (10-41 Nr. 4) und am 19.01.2018 in einem Runderlass veröffentlicht wurde. Da dieses Genehmigungsformular noch nicht auf die neue Rechtslage angepasst wurde, berücksichtigt es weder den neu hinzugekommenen Personenkreis, der jetzt eine Genehmigung erhalten kann, noch die Ergänzungen in Anlage 3. Auch eine Anpassung an die DS-GVO fehlt noch.

Wegfall der Genehmigung

Mit § 2 Abs. 2 Satz 4 – 6 ist die VO-DV I nun um eine Regelung ergänzt, welche die Möglichkeiten der Schulleitung einschränkt, den zuvor beschriebenen Personen eine Genehmigung zu erteilen. Außerdem ist geregelt, wann bereits erteilte Genehmigungen ihre Gültigkeit verlieren.

“(1) Die Genehmigung darf nicht erteilt werden, wenn ein persönliches dienstliches digitales Gerät für schulische Zwecke zur Verfügung gestellt wird. (2) Eine bereits erteilte Genehmigung erlischt mit Aushändigung eines solchen Gerätes. (3) Übergangsweise ist die weitere Nutzung des Privatgeräts für die Dauer von höchstens vier Wochen zulässig, soweit dies zur Übertragung der personenbezogenen Daten auf das dienstliche Gerät erforderlich ist.”

Sobald einer der zuvor beschrieben Personen (Lehrkräften, Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärtern, Lehrkräften in Ausbildung, sonstigem pädagogischen und sozialpädagogischen Personal sowie Schulpsychologinnen und Schulpsychologen) ein persönliches dienstliches Gerät zur Verfügung gestellt wird, darf ihr keine Genehmigung für ein privates Endgerät erteilt werden. Hatte die Person bereits eine Genehmigung, so verliert diese automatisch ihre Gültigkeit. Das bedeutet, die Schulleitung muss die Genehmigung nicht aktiv widerrufen.

Persönliches dienstliches digitales Gerät

Wichtig ist an diesem Abschnitt, dass es sich bei dem dienstlichen Gerät um ein persönliches dienstliches digitales Gerät handelt. Stehen beispielsweise zwei Schulsozialpädagog:innen an einer Schule ein gemeinsam genutzter Laptop und ein iPad für die tägliche Arbeit in der Schule zur Verfügung, welche die Personen sogar mit nach Hause nehmen dürfen, so fallen diese Geräte nicht unter die Regelung und die Schulleitung darf den beiden Mitarbeiter:innen nach der Erweiterung des Personenkreises, welcher Genehmigungen für die Nutzung von Privatgeräten erhalten kann, jetzt eine solche erteilen. Ein persönliches dienstliches digitales Gerät setzt voraus, dass dieses der Person ausdrücklich als ein solches zugewiesen wurde. Dieses geht in der Regel mit einer Nutzungsvereinbarung einher, wie sie beispielsweise im Rahmen der Richtlinie über die Förderung von dienstlichen Endgeräten für Lehrkräfte an Schulen in Nordrhein-Westfalen erforderlich ist.

Zur Verfügung stellen – Aushändigung

In Satz 4 und 5 heißt es, die Genehmigung darf nicht erteilt werden, wenn ein Dienstgerät “zur Verfügung gestellt wird” bzw. eine bereits erteilte Genehmigung erlischt “mit Aushändigung eines solchen Gerätes“.

In dieser Stelle werden sicherlich einige Personen eine Möglichkeit sehen, weiterhin mit einem privaten Endgerät mit Genehmigung der Schulleitung zu arbeiten. Reicht es die Annahme eines Dienstgerätes zu verweigern? Kann man gezwungen werden, ein Dienstgerät anzunehmen?

Für die Möglichkeit, die Annahme eines Dienstgerätes verweigern zu können, spricht die Regelung in der Richtlinie über die Förderung von dienstlichen Endgeräten für Lehrkräfte an Schulen in Nordrhein-Westfalen zur Annahme der Nutzungsbedingungen durch die Lehrkräfte. Dort heißt es in Abs. 6.3:

“Der Schulträger stellt den Lehrkräften die digitalen Endgeräte für eine unentgeltliche Nutzung zur Verfügung. Die Nutzungsbedingungen für die digitalen Endgeräte sind durch den Schulträger festzulegen. Die Zustimmung der Lehrkräfte zu den Nutzungsbedingungen ist sicherzustellen.“

Daraus ergibt sich ein Widerspruch zwischen den Regelungen der Verordnung und der Richtlinie.

Auf der anderen Seite wird vermutlich auf die Formulierung “zur Verfügung gestellt wird” verwiesen werden. Die Frage ist hier, was genau man darunter verstehen kann bzw. will. Reicht es bereits aus, wenn der Schulträger ein Gerät für die Lehrkraft beschafft, es für sie einrichtet und ihr einen Termin gibt zur Übernahme, um von “zur Verfügung stellen” zu sprechen? Würde man sich dieser Argumentation anschließen, müsste man auch in Kauf nehmen, dass die Einwilligung der Lehrkraft in die Nutzungsbedingungen dann nicht mehr freiwillig erfolgen kann.

Übergangsfrist für den Wechsel

Um den Wechsel vom privaten Gerät auf das Dienstgerät stressfrei zu ermöglichen, räumt der Gesetzgeber den betroffenen Personen eine Übergangszeit ein.

(3) Übergangsweise ist die weitere Nutzung des Privatgeräts für die Dauer von höchstens vier Wochen zulässig, soweit dies zur Übertragung der personenbezogenen Daten auf das dienstliche Gerät erforderlich ist.

Wichtig ist hier, dass Personen, welche eine Genehmigung für ein privates Endgerät hatten, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule auf diesen Geräten ab dem Zeitpunkt nicht mehr fortsetzen dürfen und alle diese Daten vom Gerät löschen müssen, sobald sie diese “datenschutzgerecht” auf das Dienstgerät übertragen haben.

Ausnahmeregelung

Der Gesetzgeber erkennt an, dass es Ausnahmen geben kann, die es erforderlich machen, eine Nutzung von Privatgeräten entgegen der vorherigen Regelung zuzulassen. In § 2 Abs. 2 Satz 7 VO-DV I heißt es deshalb:

(7) Unabhängig davon kann die Schulleitung ausnahmsweise in begründeten, von ihr zu dokumentierenden Einzelfällen die Nutzung von Privatgeräten vorübergehend zulassen, soweit dies zur vollumfänglichen schulischen Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich und die datenschutzgerechte Verarbeitung entsprechend der für die Nutzung von Privatgeräten geltenden Standards gewährleistet ist.

Sechs Bedingungen sind an die Ausnahme geknüpft und sie müssen sämtlich erfüllt sein, um von der neuen Regelung bezüglich des Wegfalls der Genehmigung sobald ein Dienstgerät zur Verfügung gestellt wird, abweichen zu können. Die Schulleitung kann die Nutzung von Privatgeräte ausnahmsweise zulassen, jedoch

nur in Einzelfällen,
die zu begründen und
zu dokumentieren sind,
nur vorübergehend und auch nur,
soweit dies zur vollumfänglichen schulischen Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist, und
dabei die datenschutzgerechte Verarbeitung entsprechend der für die Nutzung von Privatgeräten geltenden Standards gewährleistet ist.

Einzelfälle

Bei der Ausnahme geht es um Einzelfälle. Wie oft der Einzelfall eintreten darf, um kein Einzelfall mehr zu sein, ist dabei Auslegungssache und dem Fingerspitzengefühl der Schulleitung überlassen. Offen ist außerdem, ob der Einzelfall auf eine einzelne Person oder auf bestimmte Fälle der Datenverarbeitung zu beziehen ist. Das MSB erläutert diesen Passus im Entwurf einer Verordnung zur Änderung von Verordnungen über die im Schulbereich zur Verarbeitung zugelassenen Daten auf S. 12 wie folgt.

“Mit der weiteren Möglichkeit, in Einzelfällen die Nutzung von Privatgeräten zuzulassen, soll die Schulleitung dem evtl. Umstand Rechnung tragen können, falls das dienstliche Gerät für eine spezifische schulische Aufgabenerledigung nicht geeignet ist.”

Das lässt annehmen, dass es dem Gesetzgeber nicht nur um die einzelne Person geht, sondern auch um Einzelfälle, welche die Datenverarbeitung durch eine Gruppe von Personen betreffen. Können mehrere Personen mit dem Dienstgerät eine bestimmte schulische Aufgabe nicht erledigen, so kann in einem solchen Einzelfall eine Genehmigung ausnahmsweise erteilt werden.

An einer Schule, deren Lehrkräfte sämtlich oder zum Teil mit iPads als Dienstgeräten ausgestattet sind, sollte es deshalb auf der Grundlage der Ausnahmeregelung möglich sein, die Nutzung von Privatgeräten vorübergehend zu genehmigen, wenn am Ende eines Halb- oder Schuljahres die Lehrkräfte ihre Noten in das externe Notenmodul eintragen müssen. iPads sind für diese spezifische schulische Aufgabenerledigung nicht geeignet, nur wenige Schulen haben bisher SchiLD Web, um Noten online einzugeben, und in vielen Schulen stehen auch weiterhin nur wenige für Verwaltungsarbeiten eingerichtete Lehrerarbeitsplätze zur Verfügung, die alternativ genutzt werden könnten. Die zwei Termine im Schuljahr, zu denen die Noten eingetragen werden müssen, wären dann entsprechende Einzelfälle.

Praktisch umgesetzt bedeutet dieses, dass die Schulleitung den Lehrkräften der Schule schriftlich mitteilt, dass die bisherigen Genehmigungen vorübergehend und beschränkt auf die Eingabe der Noten im externen Notenmodul wieder Gültigkeit haben. Lehrkräfte, die mittlerweile ein neues Privatgerät haben, müssten sich eine neue Genehmigung erteilen lassen. Gleiches gilt auch für Lehrkräfte, welchen bisher noch keine Genehmigung erteilt wurde. Um den Vorgaben der von § 2 Abs. 2 Satz 7 VO-DV I zu entsprechen, schreibt sie in die Mitteilung an die Lehrkräfte auch eine Begründung für die Ausnahme und ist dann damit auch ihrer Verpflichtung zur Dokumentation nachgekommen.

Klar sein sollte aus dem Text der Verordnung wie auch der Erläuterung des MSB zum Entwurf der Änderung, dass Lehrkräfte, die mit ihrem Dienst iPad grundsätzlich nicht zurechtkommen und es für ungeeignet halten, ihren dienstlichen Verpflichtungen nachzukommen, keine Chance haben werden, sich auf diese Ausnahmeregelung zu berufen, selbst wenn ihr Anliegen berechtigt ist. Die Ausnahmeregelung ist dafür zu eingeschränkt auf spezifische Fälle, auch wenn diese selbst nicht näher definiert sind.

Vorrübergehend

Auch die Wortwahl vorübergehend lässt einigen Spielraum, der sicherlich von einigen Tagen bis zu mehreren Wochen reichen kann, je nachdem um welche schulische Verarbeitung personenbezogener Daten es geht, die auf dem zur Verfügung gestellten Dienstgerät nicht vollumfänglich möglich ist.

Im Falle des externen Notenmoduls wäre “vorübergehend” eine Dauer von wenigen Tagen. Im Fall von Lehrkräften, welche mit einem Dienst-Laptop ausgestattet sind und bislang mit Genehmigung ihr privates iPad nutzten, um damit täglich im Unterricht mit iPad-Klassen oder mit dem in die Klasse geholten iPad Koffer zu arbeiten, könnten es vermutlich auch mehrere Wochen sein, wenn der Schulträger die Beschaffung von iPads für diese Lehrkräfte in Aussicht gestellt hat und es nur gilt, den Zeitraum bis zum Eintreffen der Geräte zu überbrücken.

Klar ist, dass mit “vorübergehend” dauerhafte Ausnahmen gemeint sind.

Im Juni 2022 informierte der Hauptpersonalrat für Grundschulen beim Ministerium für Schule und Bildung des Landes Nordrhein-Westfalen eine Schulinfo, in welcher auch das Thema Nutzung von Privatgeräten Gegenstand war.

„Zwar ist mit der Einschränkung „vorübergehend“ eine zeitliche Begrenzung der Nutzung beabsichtigt, jedoch besteht keine konkrete Fristvorgabe. Dem Hauptpersonalrat wurde von Seiten des MSB zugesichert, dass die Ausnahmegenehmigung so lange gelten kann, bis man über ein Gerät verfügt, auf dem die schulisch notwendige Aufgabenerfüllung möglich ist. Die Prüfung muss zwar im Einzelfall erfolgen, aber da unter Umständen ganze Kollegien betroffen und in der gleichen Situation sind, kann auch nach der Prüfung des Einzelfalls allen Mitgliedern des Kollegiums eine Ausnahmegenehmigung erteilt werden.
Weitere Vorgaben für die Ausnahmegenehmigung gibt es nicht. Zu einer etwaigen Rückgabe des Dienstgerätes in diesem Fall ist in der Verordnung keine Regelung getroffen. Es reicht aus zu begründen, warum die personenbezogenen Daten nicht auf dem dienstlichen Gerät verarbeitet werden können.“

Was für die Lehrkräfte der Grundschulen gilt, gilt in diesem Fall auch für die Lehrkräfte aller anderen Schulformen. Mit dieser Zusage des MSB gegenüber dem HPR für Grundschulen eröffnet sich auch für andere Schulen eine Möglichkeit, die Vorgaben der VO-DV I etwas großzügiger auszulegen.

vollumfängliche schulische Verarbeitung personenbezogener Daten

Mit dem zur Verfügung gestellten Dienstgerät sollte es möglich sein, alle personenbezogenen Daten, zu verarbeiten, die zur dienstlichen Aufgabenerledigung³ erforderlich sind. Die Geräte sind deshalb den für Verwaltungsarbeiten eingerichteten Lehrerarbeitsplätzen in der Schule gleichgestellt. Die Praxis zeigt jedoch, dass die zur Verfügung gestellten Geräte oft einige Aufgaben aus technischen Gründen nicht abdecken können und sie von daher nicht zur “vollumfänglichen schulischen Verarbeitung von personenbezogenen Daten” geeignet sind. Das gilt vor allem für iPads, kann aber je nach Setting auch für die an Schulen beschafften Windows Laptops gelten.

Daraus einen Einzelfall abzuleiten, für den eine Ausnahme gelten soll, dürfte nur in wenigen Fällen möglich sein, da die anderen Bedingungen die Ausnahme zu sehr einschränken. Haben sich an einer Schule, deren Schüler mit iPads ausgestattet wurden, die Lehrkräfte für Laptops als Dienstgeräte entschieden, um in der Verarbeitung von personenbezogenen Daten außerhalb des Unterrichts nicht eingeschränkt zu sein, so wird die Ausnahmeregelung hier keine Grundlage bieten, dauerhaft weiterhin die privaten iPads einzusetzen für den Unterricht, sofern nicht, wie oben beschrieben, zusätzlich Lehrer iPads beschafft werden sollen, und die Zeit bis zum Eintreffen derselben überbrückt werden muss.

Mit Blick auf die Zusage des MSB gegenüber dem HPR Grundschule sollte es Schulen auch möglich sein, die Voraussetzungen für die Erteilung einer Ausnahme etwas großzügiger zu handhaben. Nach dem oben zitierten Text ist die Erteilung einer Ausnahme möglich, bis man über “ein Gerät verfügt, auf dem die schulisch notwendige Aufgabenerfüllung möglich ist.” Ob das Dienstgerät die Voraussetzungen zur Erfüllung der schulisch notwendigen Aufgeben nicht erfüllt, da es technisch nicht dazu in der Lage ist oder da es vollkommen unergonomisch ist, bleibt dabei offen. Damit sollte es auch möglich sein, eine fehlende iPad Tastatur als Begründung anzugeben oder das zu kleine Display.

Begründet und dokumentiert

Kommt eine Schulleitung zu dem Schluss, dass der Einzelfall vorliegt und sie vorübergehend eine Nutzung von Privatgeräten zulassen möchte, so muss sie dieses für sich begründen und dokumentieren. Es sollte demnach auch einen triftigen Grund geben für die Ausnahme. Die Dokumentation könnte, wie oben beschrieben, mit dem Schreiben erfolgen, mit welchem sie die betreffenden Personen über die Erteilung der vorübergehenden Genehmigung und für welche Verarbeitung von personenbezogenen Daten diese gilt, informiert. Festhalten sollte die Schulleitung außerdem, wem sie die Ausnahme gewährt hat. Ob die Schulleitung als Verantwortlicher hier gegenüber vorgesetzten Dienststellen irgendwann einmal Rechenschaft ablegen muss, geht aus der Verordnung nicht hervor. Es ist aber durchaus möglich, dass das MSB hier zukünftig eine Abfrage machen könnte.

Sonderregelung Schulleitung

Die Schulleitung ist von der Regelung zum Wegfall der Genehmigung ausgenommen, da sie sich selbst keine Genehmigung erteilen kann. Sie kann also weiterhin ein privates Endgerät zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule verwenden, ist dabei jedoch auf die in Anlage 3 genannten Daten beschränkt. Dieses wurde in der Änderung noch einmal angepasst und betont.

Entsprechend heißt es in §2 Abs. 2

“Wenn die Schulleiterin oder der Schulleiter personenbezogene Schülerdaten auf privaten digitalen Geräten verarbeitet, ist dies nur für die in Anlage 3 genannten Daten zulässig, soweit die Verarbeitung der Daten zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist und der erforderliche Schutz der Daten technisch sichergestellt wird.“

In der Kommentierung im Entwurf der Änderung (S. 12) heißt es dann auch entsprechend: “Mit dem neu angefügten Satz 6 wird klargestellt, dass auch Schulleiterinnen und Schulleiter auf privaten digitalen Geräten nur die personenbezogenen Schülerdaten der Anlage 3 verarbeiten dürfen, dies soweit die Verarbeitung der Daten zur Aufgabenerfüllung erforderlich und der Schutz der Daten technisch sichergestellt ist. Die Klarstellung ist erforderlich, weil die vorstehenden Regelungen zur Genehmigungspflicht durch die Schulleitung ersichtlich nicht gelten können, soweit Schulleitungen selber Privatgeräte nutzen. Sie können sich die Genehmigung nicht selbst erteilen.”

FAQ

Kann ein privater Laptop weiterhin zur Administration von Logineo NRW genutzt werden, da dieses mit dem Dienst iPad nicht möglich ist?
- In den FAQ des MSB zu Logineo NRW heißt es (Stand 01.2022): “Es ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass die Nutzung von LOGINEO NRW auf privaten Endgeräten ohne eine gültige Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf privaten ADV-Anlagen erlaubt ist. Die Nutzung von LOGINEO NRW auf privaten Endgeräten setzt die Genehmigung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf privaten Endgeräten voraus.”
- Sofern sich die bei der Administration von Logineo NRW verarbeiteten personenbezogenen Daten auf die in Anlage 3 beschränken, könnte die Schulleitung eine vorübergehende Genehmigung auf der Grundlage von § 2 Abs. 2 Satz 7 VO-DV I erteilen. Es wäre in einem solchen Fall zu empfehlen, der Lehrkraft für die Administrationsaufgaben ein geeignetes zusätzliches Dienstgerät, etwa einen Laptop, zur Verfügung zu stellen.
- Müssen bei der Administration von Logineo NRW auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, die über die in Anlage 3 aufgeführten hinausgehen, ist die Nutzung eines Privatgerätes dafür auch mit Genehmigung nicht möglich.
Kann ein privater Laptop weiterhin zur Vorbereitung von Aufgaben in Logineo NRW LMS genutzt werden, da dieses mit dem Dienst iPad nicht vollumfänglich möglich ist?
- Der Zugriff auf Logineo NRW setzt, gem. der Aussagen in den FAQ des MSB immer eine Genehmigung voraus. Das heißt, auch wenn man nicht beabsichtigt, auf Schülerdaten wie erledigte Aufgaben oder Nachrichten zuzugreifen, geht es ohne die Genehmigung nicht. Ist diese erloschen, weil ein Dienstgerät zur Verfügung gestellt wurde, kann auf Logineo NRW nicht mehr von einem Privatgerät zugegriffen werden.
Wie sieht es mit dem Abruf von E-Mails vom dienstlichen Konto im Logineo NRW der Schule aus?
- Auch dieses ist, wenn man sich an den Aussagen in den FAQ des MSB zu Logineo NRW orientiert nicht mehr möglich, sobald die Genehmigung erloschen ist. Eine Ausnahmeregelung auf der Grundlage von § 2 Abs. 2 Satz 7 VO-DV I dürfte hier nicht realistisch sein, außer es handelt sich um eine Person, die dringend über dieses E-Mail Konto jederzeit erreichbar sein muss und es ist bereits eine Alternativ-Lösung wie ein Dienst-Smartphone in Vorbereitung.
Der Messenger von Logineo NRW ist für eine schnelle Kommunikation gedacht, auch außerhalb der Unterrichtszeiten. Was ist damit?
- Leider sieht es auch hier nicht anders aus. Orientiert man sich an den FAQ des MSB, ist eine Nutzung ohne die Genehmigung nicht zulässig, da die Nutzung immer mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten einhergeht.
Darf man mit dem privaten Smartphone weiterhin mit Eltern telefonieren, wenn ein Dienstgerät zur Verfügung gestellt wurde?
- Telefonnummern stellen personenbezogene Daten dar. Zur Verarbeitung von Telefonnummern von Schülern, Eltern und Lehrkräften auf einem privaten digitalen Endgerät braucht es entsprechend eine Genehmigung der Schulleitung.
- Ich persönlich halte es jedoch für vertretbar, ein privates Smartphone weiterhin für Telefonate mit Schülern, Eltern und anderen Lehrkräften auch ohne Genehmigung zu nutzen, sofern man die Telefonnummern nicht als Kontakte auf dem Smartphone oder in einem Online-Adressbuch, auf welches man vom Smartphone aus zugreift, speichert. Zwar werden die Telefonnummern von Personen, welche angerufen wurden in einer Anrufliste gespeichert, doch erfolgt dieses ohne Namen. Gleiches geschieht, wenn man von Schülern, Eltern und Kollegen angerufen wird. Und dieses wird niemand verbieten.
Kann man über ein Smartphone zumindest noch den Vertretungs- und Stundenpläne sowie Aufsichtspläne abrufen, auch ohne Genehmigung?
- Ja, das geht, und es braucht keine Genehmigung der Schulleitung hierfür. Hier gibt es in der § 2 Abs. 5 VO-DV II eine Ausnahmeregelung, die unter Ausnahme von der Genehmigungspflicht im Beitrag zu den Änderungen in der VO-DV II bezüglich der Nutzung von Privatgeräten näher erklärt ist.
Weitere FAQ folgen …

Stand September 2022

Empfehlung zur Konfiguration von iPads für Lehrkräfte

Lesezeit: 2 Minuten

Leihgeräte für Lehrkräfte heißt die zweite Zusatzvereinbarung zum Digitalpakt und ermöglicht mit rund 500 € je Lehrkraft die Beschaffung von digitalen Endgeräten. In NRW begann man schon vor Eintreffen dieser Gelder mit der Beschaffung von dienstlichen Endgeräten. In vielen Kommunen wurden einheitlich iPads für alle Lehrkräfte beschafft und selbst in Kommunen, wo man den Lehrkräften die Wahl ließ, gab es mit einem Mal eine große Zahl von iPads, die zu verwalten waren. Die Erfahrungen in den kommunalen IT Abteilungen und bei beauftragten Dienstleistern mit der Verwaltung von iPads über MDM ist in vielen Fällen begrenzt. Verwaltet wurden bisher überwiegend iPads für Schülerinnen und Schüler. In NRW gibt BASS 2020/2021 – 11-02 Richtlinie über die Förderung von dienstlichen Endgeräten für Lehrkräfte an Schulen in Nordrhein-Westfalen den Rahmen vor, wie die Geräte zu verwalten sind und genutzt werden können. Das Problem hierbei ist, in den rechtlichen Vorgaben werden nur sehr grobe Parameter vorgegeben. Dazu gehört, dass die Geräte die Schulen, das meint hier die Lehrkräfte, “bei der rechtssicheren Arbeit mit personenbezogenen Daten nach den Vorgaben der §§ 120 bis 122 des Schulgesetzes NRW und der Verordnung für die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (VO-DV I) und der Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten der Lehrerinnen und Lehrer (VO-DV II)” unterstützen sollen.

Damit das möglich ist, müssen die dienstlichen iPads über das MDM so gesteuert werden, dass bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf dem Gerät die Vorgaben von Art. 5 lit. f DS-GVO eingehalten werden können. Es geht dabei vor allem um den Schutz und die Sicherheit der Verarbeitung. Unbefugte dürfen keinen Zugriff auf die Daten erhalten, nicht um sie auszulesen, zu übermitteln oder zu verändern, noch um sie zu löschen. Daten dürfen nicht unkontrolliert vom Gerät abfließen.

iOS bietet im in Verbindung mit iCloud Diensten eine Vielzahl von Funktionen, welche die Arbeit mit einem iPad unterstützen. iPads sind in aller erster Linie Consumer Geräte, werden aber auch in der Wirtschaft, in Verwaltung und in Schulen eingesetzt. Deshalb stellt Apple für iOS Möglichkeiten bereit, über welche sich diese Funktionen sowie das Zusammenspiel von iPad und iCloud steuern lässt.

Das Problem, vor welchem man nun bei der Konfiguration und Steuerung der dienstlichen iPads steht, ist die Auswahl der “richtigen” Einschränkungen. Welche Funktionen müssen eingeschränkt und welche dürfen zugelassen werden? Soll man die Nutzung einer privaten Apple ID auf dem dienstlichen iPads gestatten oder ist dieses zu riskant? Die folgende Empfehlung soll eine Orientierung geben und als Grundlage dienen, hier Entscheidungen zu treffen.

Empfehlungen für die Konfiguration und Verwaltung von dienstlich genutzten iPads

Kurzübersicht der empfohlenen Einschränkungen

Schutzbedarf – normal-Empfehlungen.pdf

Bitte beachten Sie, dass verfügbare Einschränkungen (engl. payloads) sich von MDM zu MDM etwas unterscheiden. Diese Empfehlung nutzt die in JamfSchool verfügbaren Einschränkungen. Mit größeren Updates können sich verfügbare Einschränkungen verändern, neue hinzu kommen, alte verschwinden. Die Empfehlungen werden nach Möglichkeit zügig angepasst, wenn es Veränderungen gibt, welche Auswirkungen haben auf Datenschutz- und Sicherheit. Achten Sie deshalb auf die Versionsnummer des Dokuments.

Dienstgeräte – iPads – Datensicherung

Lesezeit: 14 Minuten

Auch wenn es in diesem Beitrag darum geht, wie die Verfügbarkeit der auf einem dienstlichen iPad verarbeiteten personenbezogenen Daten gewährleistet werden kann, lassen sich die Aussagen zu einem großen Teil auf Windows Notebooks und, falls es den Fall gibt, Linux Notebooks, übertragen.

An vielen Schulen werden seit Ende 2020 iPads als Dienstgeräte ausgerollt. Die Geräte sollen zentral verwaltet und in bestehende Strukturen eingebunden werden. Als Dienstgeräte sind iPads zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule vorgesehen, soweit dieses im Rahmen der dienstlichen Tätigkeiten von Lehrkräften erforderlich ist. Wie die iPad eingesetzt werden sollen, bestimmt die geplante Nutzung durch die Schule. Werden personenbezogene Daten durch die Schule verarbeitet, so ist gemäß VO-DV I §2 Abs. 1 Satz 1¹ auf den dafür genutzten Geräten

“über die Konfiguration die Vertraulichkeit, Integrität, und Verfügbarkeit gemäß Art. 32 in Verbindung mit Art. 5 DSGVO”

zu gewährleisten.

Um die Verfügbarkeit zu gewährleisten, muss das genutzte System, hier das iPad, nicht nur gegen unbefugte Zugriffe abgesichert und das Betriebssystem immer auf dem aktuellsten Stand sein, um Datenverluste durch fremde Einflüsse auszuschließen, es muss auch eine Backup Strategie geben, um die Daten im Fall eines Geräteverlustes oder Hardware-Schadens weiterhin verfügbar zu haben.

Bei Geräten unter iOS ist das eine Herausforderung, denn die iCloud kann aus verschiedenen Gründen hierfür nicht genutzt werden, auch wenn sie von ihrer Funktionalität her mit automatischem Backup eigentlich die ideale Lösung wäre.

Um welche Daten geht es?

Je nach Funktion der Lehrkraft und den damit verbundenen Aufgaben, verarbeiten Lehrkräfte verschiedene Arten von personenbezogenen Daten. Hier soll es nur um personenbezogene Daten gehen, soweit sie auf dem iPad selbst verarbeitet und auch gespeichert werden. Wird beispielsweise ein LMS wie Logineo NRW LMS genutzt, liegen die dort im Unterricht und in der häuslichen Vor- und Nachbereitung verarbeiteten personenbezogenen Daten, wie etwa Feedback und Bewertungen auf dem Server und brauchen nicht auf dem iPad gespeichert zu werden.

pädagogische Daten

Darunter fallen Inhalte aus dem Unterricht mit Bezug zu einer Person. Das können über die AirDrop Funktion eingesammelte Lernprodukte der Schüler sein, wie ein BookCreator Buch oder ein über Pages erstelltes Dokument. Denkbar sind auch Fotos, welche die Lehrkraft von Lernartefakten erstellt.

pädagogische Dokumentation

Umfasst alle Daten, die eine Lehrkraft sammelt und auf deren Grundlage dann am Ende eines Halb- bzw. Schuljahres Zeugnisse erstellt werden, vor allem Notenlisten. Hinzu kommen Notizen, Diagnosen, Dokumentation, die im Rahmen eines AO-SF Verfahrens entsteht, Versäumnislisten und ähnlich.

schulinterne Verwaltung

Zu von Lehrkräften verarbeiteten personenbezogenen Daten, die dem Bereich der schulinternen Verwaltung zuzuordnen sind, gehört die Kommunikation mit Eltern etwa bezüglich erzieherischer Einwirkungen gemäß § 53 Abs. 2 SchulG NRW, Benachrichtigungen gemäß § 50 Abs. 4 SchulG, Halbjahresnoten der Fächer, zeugnisrelevante Leistungsangaben, Zeugnisbemerkungen und Zeugnisse selbst.

Was muss gesichert werden?

Nicht alle der oben aufgeführten Daten müssen auch von der Lehrkraft selbst gesichert werden. Wenn Schüler Lernprodukte auf einem iPad erstellen, können sie diese auch selbst in einem eigenen Bereich auf einem Server speichern. Das könnte ein Schulserver sein, ein NAS in der Schule, eine NextCloud, eventuell auch Logineo NRW, sofern es für Schüler Zugänge und ausreichend Kapazität gibt. Sammeln Lehrkräfte Lernprodukte von Schülern zur Benotung ein, sollte darauf geachtet werden, dass eine Kopie bei den Schülerinnen und Schülern verbleibt. So brauchen sich die Lehrkräfte selbst nicht um eine Sicherung dieser Daten kümmern. Bei der Arbeit mit LMS liegen die von Schülern erstellten Lernprodukte innerhalb der Plattform und müssen nicht separat durch die Lehrkräfte gesichert werden. Personenbezogene Daten aus der pädagogischen Dokumentation sollten in regelmäßigen Abständen gesichert werden. In Zeiten, wo sehr viele neue Daten hinzu kommen, sollte die Sicherung häufiger erfolgen. Gleiches gilt auch für personenbezogene Daten aus der schulinternen Verwaltung, die auf einem dienstlichen iPad verarbeitet werden. Da es sich bei diesen um wichtigere und oftmals auch sensiblere Daten handelt, sollten sie häufiger gesichert werden. Ob und wie von den Lehrkräften erstellte Unterrichtsmaterialien gesichert werden, liegt in ihrem eigenen Ermessen.

Welche technischen Möglichkeiten gibt es?

iPad – technische Voraussetzungen

Was die Datensicherung bei iPads erschwert, ist die Art und Weise wie iOS Daten verwaltet. Viele Apps speichern die von ihnen erstellten Daten in eigenen abgetrennten Bereichen, die über das seit einigen Versionen von iOS verfügbare Dateien-App nicht zugänglich sind. Sie können in der Regel jedoch über Teilen an andere Apps, darunter auch die Dateien-App, übergeben werden. Das macht eine Sicherung von Daten umständlich, weil es so beispielsweise nicht möglich ist, alle zu sichernden Dateien automatisch in einem Ordner zu sammeln, der dann mit einem Server synchronisiert oder auf einen solchen kopiert wird.

Um Daten, die unmittelbar auf einem iPad verarbeitet werden, zu sichern, müssen diese in Kopie außerhalb des Gerätes verfügbar sein. Technisch gesehen gibt es dazu mehrere Möglichkeiten:

Das iPad wird mit einem externen Dienst verknüpft und darüber werden automatisch oder manuell Backups erstellt, die in einem Verzeichnis des Dienstes gespeichert werden.
Das iPad wird mit einem externen Dienst verknüpft und synchronisiert Daten automatisch mit einem Verzeichnis dieses Dienstes.
Der Nutzer erstellt lokale Kopien und übermittelt diese manuell an einen externen Speicher (per Upload, E-Mail, …).

Geeignete Möglichkeiten

Logineo NRW

Die Landesplattform Logineo NRW kann zur Sicherung von Daten eines iPads genutzt werden. Da die WebDAV Schnittstelle deaktiviert ist, besteht keine Möglichkeit, zu sichernde Dateien für eine Synchronisation einfach in einen Ordner auf dem iPad zu legen, der über diese Schnittstelle mit Logineo NRW verknüpft ist. Entsprechend lässt sich Logineo NRW auch nicht über WebDAV fähige Apps ansprechen. Dateien müssen händisch via Browser in das Loginio NRW Verzeichnis kopiert werden. Auch ein Zugriff auf den Daten-Safe ist vom iPad aus via Browser möglich. Nutzung Logineo NRW ist eine mögliche Lösung, leider aber recht umständlich. Wer nur sehr wenige Dateien zu sichern hat, kann mit dieser Lösung auskommen.

NextCloud

Die aktuell wohl beste Lösung, um die Daten von Dienst-iPads zu sichern, dürfte die NextCloud sein. Sie ist extrem sicher, gut zu nutzen und hat ein eigenes App². Darüber hinaus lässt sie sich mit einem OnlineOffice kombinieren, so dass es auch möglich ist, erstellte Dokumente direkt in der Cloud anzusehen und zu bearbeiten, auch kollaborativ. Ein weiterer Punkt, in welchem die NextCloud vielen anderen Plattformen überlegen ist – sie hat einen Mülleimer. Werden Dateien versehentlich gelöscht, so landen sie im Mülleimer und lassen sich für 180 Tage ohne Probleme wiederherstellen. ³ Um Dateien in der NextCloud zu sichern, werden diese vom App, mit welchem sie erstellt und bearbeitet wurden, mit der NextCloud App geteilt. Damit landen sie im NextCloud Ordner auf dem iPad und werden dann direkt in die NextCloud geladen. Einige Apps wie z.B. Apple Pages lassen es zu, den NextCloud Ordner auf dem iPad direkt als Speicherort auszuwählen. Bei Bedarf ist es möglich, Dateien auch für eine Offline Nutzung auf dem iPad in lokaler Kopie zu halten. Veränderungen werden dann bei einer Verbindung mit dem Internet in die NextCloud synchronisiert.

Anders als Logineo NRW hat die NextCloud keinen speziellen Daten-Safe. Das ist allerdings kein Defizit.⁴ Die NextCloud bietet umfangreiche Sicherheits Features, um die gesamte Cloud so sicher wie den Daten-Safe zu machen, wenn nicht sicherer. Dazu nutzt man mehrere Features der NextCloud:

verpflichtende Nutzung von Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Sicherung des Zugriffs der App mit App Passwort und Sicherung des Zugriffs auf das App mit Code und Touch/ FaceID
Vorgabe von Passwortregeln
Unterbinden des Filesharing nach außen oder zu Nutzern in anderen Nutzergruppen
ein sauberes Rechte- und Rollenmanagement, um Zugriff nach Aufgaben der Personen zu steuern
Ransomware Schutz
Antivirus Schutz
Begrenzung des Uploads von Dateien auf bestimmte Dateitypen
Aktivierung der serverseitigen Verschlüsselung für eine Verwaltungs NextCloud. ⁵

Mehrere Schulen in einer NextCloud?

Wäre es möglich, wenn der Schulträger mehreren Schulen eine gemeinsame NextCloud Instanz zur Verfügung stellt, in welcher diese ihre personenbezogenen Daten von den dienstlichen iPads sichern? Auch wenn die NextCloud sehr sicher ist und Administratoren über Gruppen einen NextCloud so einrichten können, dass Nutzer verschiedener Schulen einander nicht sehen und auch keine Dateien austauschen können, so sollte von dieser Möglichkeit abgesehen werden. Die NextCloud ist nicht mandantenfähig⁶ und kann verschiedene Schulen nicht wirklich sauber von einander trennen. Käme es im Bereich einer Schule zu einem Sicherheitsproblem, so wäre die Wahrscheinlichkeit, dass dieses auch die anderen Schulen innerhalb dieser NextCloud treffen könnte deutlich größer als hätte jede Schule ihre eigene NextCloud auf dem gleichen Server. Es empfielt sich von daher, eine Instanz aufzusetzen und in Absprache mit den Schulen vorzukonfigurieren, und sie anschließend für die verschiedenen Schulen zu klonen.

Die Schule betreibt ihre NextCloud selbst

Eine NextCloud auf einem kleinen Server aufzusetzen, ist nicht schwierig. In vielen Schulen gibt es Lehrkräfte, die das können. Trotzdem sollte man eine NextCloud professionell hosten lassen, wenn man sie für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule nutzen möchte, vor allem, wenn es um wichtige Daten geht wie die aus der pädagogischen Dokumentation und der schulinternen Verwaltung. Den Betrieb einer NextCloud in die Hände von IT-Profis abzugeben, heißt auch Verantwortung abgeben.⁷ Professionelle Hoster, die ihr Handwerk verstehen, sind in der Lage, eine NextCloud sicher zu konfigurieren, für Backup zu sorgen und Lastspitzen aufzufangen. Mit einer NextCloud auf einem kleinen Server im Schulkeller ist das nur schwierig möglich. Mit dem Betreiber der NextCloud muss ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden. Anbieter, die NextCloud im Programm haben, gibt es viele. Unter NextCloud Partner sind offiziell vom Entwickler der Open Source Cloud gelistete Anbieter aufgeführt. Ein auf Schulen spezialisierter Anbieter ist EduDocs. Auch die kommunalen Dienstleister haben mitunter NextCloud im Portfolio. Einige Anbieter führen die NextCloud unter anderen Namen. Die regio-it bietet sie beispielsweise als ucloud an.⁸

Dienstlicher USB Stick

Von iPads aus kann mittlerweile auf USB Sticks gesichert werden. Dazu sind jedoch USB Sticks erforderlich, welche einen mit Lightning kompatiblen USB Anschluss haben oder man benötigt einen zusätzlichen Adapter von Lightning auf USB. Um den Sicherheitsanforderungen zu genügen, sollte die Speicherung von personenbezogenen Daten aus der pädagogischen Dokumentation und schulinternen Verwaltung auf einem USB Stick durch Verschlüsselung geschützt sein. Die größte Sicherheit bieten hier USB Sticks mit einer Hardware Verschlüsselung.⁹ Allerdings unterstützen iPads diesen Typ von USB Sticks nicht. Als Ausweg bleibt nur die Möglichkeit, Dateien selbst zu verschlüsseln oder sie mit einem Passwort vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Einige Apps, wie z.B. TeacherTool bringt eine eigene, robuste Verschlüsselung für Backup Dateien mit. Für Apps, die selbst keine Möglichkeit bieten, mit ihnen erstellte Dateien zu verschlüsseln, kann ergänzend ein Verschlüsselungs App genutzt werden. Beispiele dafür sind dafür sind BoxCryptor (kommerzieller Anbieter) und Cryptomator (open source, spendenbasiert) mit welchen Dateien betriebssystemübergreifend verschlüsselt werden können. USB Sticks stellen eine Möglichkeit dar, wichtige Daten vom iPad extern zu sichern. Sie stellt aber nicht mehr als einen Behelf dar. Eine gute und praktikable Lösung, die allen Sicherheitsansprüchen genügt, sieht jedoch anders aus.

NAS in der Schule

Netzfestplattenspeicher wie etwa von Synology oder Qnap kommen mit eigenen Apps¹⁰, die ähnliche Funktionalitäten bieten wie etwa NextCloud App. Über DDNS Dienste lassen sich die kleinen Datei Server sogar über das Internet ansprechen. Anders als bei einer in einem Rechenzentrum gehosteten Cloud Lösung wie etwa NextCloud, ist ein NAS in vielen Fällen nicht gegen Ausfälle von Strom und Hardware gesichert. Der Zugriff hängt auch von der Internetverbindung des Schulgebäudes ab. Sie haben zudem den Nachteil, dass sie relativ klein sind und dadurch leicht aus der Schule gestohlen werden können, sofern es nicht möglich ist, sie an einem sicheren Ort in der Schule aufzustellen. Viele Schulen haben diese Möglichkeit nicht. Ein NAS ist durchaus eine Lösung, die für kleine Schulen Sinn machen kann, wenn für eine Sicherung des NAS selbst, etwa über Spiegelung auf eine zweite Einheit, und eine Absicherung gegen Stromausfälle und Diebstahl gesorgt wird.

E-Mail

Ist auf dem iPad ein dienstliches E-Mail Konto eingerichtet, können Dateien, die mit den verschiedenen Apps erstellt und bearbeitet werden, über den Teilen Dialog an ein E-Mail App übergeben werden. Alternativ können Dateien über einen Webmailer aus der Dateien App geladen werden. Dann können sie z.B. an das Konto des Absenders verschickt und auf einem stationären Rechner, der für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule eingerichtet ist, im Lehrerzimmer oder einem Lehrerarbeitszimmer, wieder abgerufen und lokal in einem Verzeichnis der Lehrkraft auf einem Netzlaufwerk auf einem Server der Schule gespeichert werden. Von Nachteil ist hierbei, dass die Lehrkräfte Zugang zu einem solchen Rechner haben müssen. ¹¹ Wenn die Möglichkeit besteht, mag das Verfahren für Lehrkräfte geeignet sein, die nur sehr wenige Daten zu sichern haben. Das Verfahren ist umständlich und setzt voraus, dass das genutzte dienstliche E-Mail Konto ausreichend sicher ist, da die Anhänge der E-Mails je nach Einstellung auch längere Zeit auf dem E-Mail Server liegen können.

Alternative Software für das lokale Backup eines iPads

Es gibt alternativ zu iTunes Software, mit welcher es für Lehrkräfte möglich ist, ein Backup des kompletten iPads oder auch nur von ausgewählten Dateien zu erstellen. Die könnte auf Rechnern im Lehrerzimmer installiert werden und Lehrkräfte würden ihr iPad mit dem Rechner über ein Kabel verbinden und den Backup Prozess auf ein Netzlaufwerk durchführen. Nachteil bei dem Verfahren ist, dass das Backup nur in der Schule selbst möglich ist und man Zugang zu einem der meist knappen Lehrerarbeitsplätze benötigt. Außerdem dürfte die Beschaffung bzw. Lizenzierung von progammmen DearMob iPhone Manager.¹² auch eine Kostenfrage sein.

Schulserver

Mit Schulserver sind in diesem Fall Server gemeint, welche direkt in der Schule betrieben werden. Oft handelt es sich um Windows- oder Linux-basierte Server, die einen Fileserver für Unterrichtszwecke bereitstellen, teilweise mit Zusatzfunktionen für das Verteilen und Einsammeln von Dateien oder die Steuerung Schülerberechtigungen im Unterricht. Nicht jeder dieser Server ist für die Sicherung von personenbezogenen Daten von dienstlichen iPads geeignet. Aus Sicherheitsgründen sind viele innerhalb der Schule betriebene Server nicht direkt über das Internet zu erreichen. Das gilt vor allem für Server, auf denen die Daten aus der schulinternen Verwaltung gespeichert werden. Dienstliche iPads werden an den meisten Schulen vermutlich nur in Ausnahmefällen, etwa bei Schulleitungen oder Personen, die zur erweiterten Schulleitung gehören, in das Netz der schulinternen Verwaltung eingebunden. Für Lehrkräfte kommt dieser Server damit für die Datensicherung nicht in Frage. Auch ein pädagogisch genutzter Server kommt nicht in Frage, wenn Schüler Zugriff darauf haben. Was bleibt, wäre ein speziell für Lehrkräfte eingerichteter Server, der entsprechend den dort verarbeiteten personenbezogenen Daten abgesichert ist. Herkömmlich für Lehrkräfte in Schule genutzte Sever sind für den lokalen Zugriff über fest installierte Lehrerarbeitsplätze eingerichtet und nicht für einen mobilen Zugriff innerhalb der Schule oder eine Anbindung ans Internet, um den Zugriff von zu Hause aus zu ermöglichen, da dieses zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen erfordert. Viele dieser Server verfügen nicht einmal über eine geeignete Schnittstelle, um iPads einen Zugriff auf das Dateisystem zu erlauben. Da in Schule verfügbare Server zu unterschiedlich sind, kann hier keine generelle Aussage dazu gemacht werden, wie geeignet ein solcher Server letztendlich ist, um die Voraussetzungen in Bezug auf Sicherheit zu erfüllen, die es braucht, damit Lehrkräfte dort ihre dienstlichen iPads sichern können.

Nicht geeignete Möglichkeiten

Private Lösungen

Der einfachste Weg die wichtigen Daten eines Dienst-iPads zu sichern, wäre an vielen Schulen vermutlich die Nutzung privater Technik (Netzwerk-Festplatte im Router, USB Stick oder eine Cloud wie Dropbox oder OneDrive). Diese Möglichkeit scheidet jedoch aus, da damit in Bezug auf die Sicherheit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule nichts gewonnen wäre. Für die Nutzung privater Endgeräte wäre eine Genehmigung erforderlich und Clouds, welche Schulen nicht offiziell nutzen, können grundsätzlich nicht für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule genutzt werden.

Es kommt immer wieder die Frage auf, ob es nicht möglich sei, Daten aus der Schule in einer privat genutzten Cloud wie Dropbox zu sichern, wenn man sie dort verschlüsselt ablegt? Argumentiert wird damit, dass es sich bei verschlüsselten Daten für den Betreiber der Cloud nicht mehr um personenbezogene Daten handele. An der Stelle gibt es verschiedene Meinungen. Siehe dazu auch den Beitrag “Lehrer Apps und Cloud Speicher“. Auch wenn die Daten durch die Verschlüsselung nicht verwertbar sind, sollten sie nur in einer Cloud gespeichert werden, welche mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung von der Schule betrieben wird. Der Grund dafür ist einfach. Gelangen die verschlüsselten Daten aus einer privat genutzten Cloud in falsche Hände und werden einige Jahre später dank stärkerer Rechner und besserer Algorithmen ausgelesen, steht man als Lehrkraft rechtlich eindeutig schlechter da, als wenn sie aus einer von der Schule betriebenen Cloud gestohlen wurden.

iCloud

Es gibt mehrere Gründe, die gegen eine Nutzung von iCloud zur Sicherung von personenbezogenen Daten aus den Bereichen der pädagogischen Dokumentation und schulinternen Verwaltung, wie Lehrkräfte sie verarbeiten, sprechen. Die Speicherung von Daten in iCloud ist nicht auf die EU begrenzt. Die Daten aus der Schule können überall gespeichert werden, auch in den USA. Da Apple ein US Unternehmen ist, unterliegen sie, ob sie in den USA verarbeitet werden, in der EU oder einem anderen Land außerhalb der EU¹³ der Jurisdiktion der USA. Apple bietet in seinem Apple School Manager Vertrag (ASM) die Standard Vertragsklauseln an und Schulen schließen bei Erstellung eines ASM einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO ab, doch nach dem Ende des EU-US Privacy Shield ist eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in die USA nur mit zusätzlichen Garantien und bei Verwendung von geeigneten technischen Maßnahmen wie Verschlüsselung zulässig. Man kann iCloud Backups verschlüsseln. Allerdings ist auch hier umstritten, ob diese Maßnahmen ausreichen. Mit bedenken muss man auch die Nutzungsbedingungen der iCloud. Dort gibt es eine Passage, die eine geschäftliche/ dienstliche Nutzung ausschließt: “Außerdem stimmst du zu, dass der Dienst nur für den privaten Gebrauch bestimmt ist.“¹⁴. Das Dokument richtet sich nicht nur an privaten Nutzer, sondern auch an solche mit einer managed Apple ID aus der Schule. Es schließt keine unterrichtliche Nutzung aus, doch die Verarbeitung von Noten, Zeugnissen etc. dürfte von den Nutzungsbedingungen her nicht gedeckt sein.

IServ

Ist nicht für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der pädagogischen Dokumentation und der schulinternen Verwaltung gedacht, da die Daten auf dem Server unverschlüsselt vorliegen. Eine Notlösung wäre hier die Nutzung eines Verschlüsselungsapps wie BoxCryptor oder Cryptomator. Beide verschlüsseln die Daten Ende-zu-Ende. Dadurch werden die zu schützenden Dateien nie unverschlüsselt auf dem Server abgelegt. Man würde dazu ein Verzeichnis anlegen, mit welchem das iPad über WebDAV verbunden wird. Die verschlüsselten Dateien werden dann dort abgelegt. Trotzdem bleibt jedoch das Problem, dass das Verzeichnis selbst, in welchem die verschlüsselten Dateien abgelegt werden, nicht verschlüsselt ist und die verschlüsselten Daten damit entwendet werden könnten.

itslearning

Die Plattform des norwegischen Anbieters ist für pädagogische Zwecke gedacht. Entsprechend wird der Vertrag zur Auftragsverarbeitung auch für die Verarbeitung dieser Kategorien von personenbezogenen Daten abgeschlossen¹⁵ Das bedeutet, dass selbst wenn die Plattform ausreichend sicher wäre, eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus den Bereichen pädagogische Dokumentation und schulinterne Verwaltung nicht zulässig wäre. Fraglich ist zudem, ob itslearning technisch in der Lage ist, den Unterrichtsbereich mit Schülerzugriff ausreichend abzugrenzen, und ob die Plattform ausreichende Sicherheit bieten würde. Da von itslearning aus auch Dokumente in Microsoft Office Online bearbeitet werden können, besteht hier ein weiteres Problem, auch wenn bearbeitete Dokumente nur temporär in Office Online landen und auf itslearning Servern gespeichert werden.

Microsoft OneDrive/ Google Drive

Die Cloud Lösungen der US Anbieter gelten als extrem sicher, wenn es um Hackerangriffe und ähnlich geht. Anders als bei IServ werden ruhende Daten auf den Servern der US Anbieter verschlüsselt gespeichert und sind damit vor unbefugten Zugriffen sicher. Das Problem liegt hier an anderer Stelle. Es gibt einen Punkt, in dem sind deutsche Aufsichtsbehörden und auch Länder wie Österreich und die Schweiz einig, sofern sie eine Nutzung von Office 365/ Microsoft 365 und G Suite for Education für eine pädagogische Nutzung für möglich halten. Es dürfen dann auch nur pädagogische Daten in den Plattformen verarbeitet werden. Nicht zulässig ist hingegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus den Bereichen der pädagogischen Dokumentation und der schulinternen Verwaltung. Selbst wenn diese Daten durch Programme wie BoxCryptor oder Cryptomator Ende-zu-Ende verschlüsselt in die Clouds gesichert werden und dort dann nur die verschlüsselten Dateien liegen, so wäre nicht auszuschließen, dass sie zukünftig durch stärkere Rechner und besser Algrorithmen entschlüsselt werden könnten, sofern sie beispielsweise in den Zugriff von US Ermittlungsbehörden gelangen. Auch wenn die Wahrscheinlichkeit sehr gering ist, dass Daten aus Schulen im Rahmen von Ermittlungen in den Zugriffen von US Ermittungsbehörden gelangen, kann von der Speicherung von personenbezogenen Daten, die über den pädagogischen Bereich hinausgehen, aktuell nur abgeraten werden, selbst wenn sie dort durch den Nutzer verschlüsselt abgelegt werden.

Wie lange sollten Daten auf dem iPad gespeichert werden?

Da mobile Endgeräte deutlich höheren Risiken ausgesetzt sind, sowohl was Hardwareschäden angeht als auch Verlust durch Diebstahl, sollten personenbezogene Daten aus der Schule dort nur so lange wie nötig gespeichert werden. Notenlisten, in welchen Leistungsbewertungen über das Halbjahr gesammelt werden, sollten nach Ende des Halbjahres, spätestens jedoch nach Ende des Schuljahres, vom Gerät entfernt werden, wenn sie abgeschlossen sind und die Zeugnisnoten festgelegt wurden. Es spricht nichts dagegen, diese Daten auf einem Server der Schule auch längerfristig zu speichern, solange dabei die Aufbewahrungs- und Löschfristen nach §9 VO-DV I beachtet werden. Gleiches gilt auch für digitale Notenbücher wie z.B. TeacherTool. Spätestens, nachdem aus der Datenbank des vorherigen Schuljahres die Schüler für das neue Schuljahr übernommen wurden, sollte die alte Datenbank vom Gerät entfernt werden. Eine Sicherung wird auf einem Server der Schule abgelegt. Besonders sensible Daten sollten direkt dann vom iPad entfernt werden, sobald der Verarbeitungszweck erreicht ist. Wird auf dem iPad beispielsweise ein Dokument im Rahmen eines AO–SF Verfahrens erstellt,So sollte dieses vom Gerät gelöscht werden, nachdem ist fertig gestellt und digital an die schulinterne Verwaltung übermittelt oder direkt ausgedruckt wurde. Eine Kopie sollte auf dem Schulserver weiterhin vorhanden sein. Auf dem iPad erstellte Text Zeugnisse sollten dort gelöscht werden, sobald die Zeugnisse gedruckt worden sind und die Frist verstrichen ist, in welcher noch mögliche Korrekturen anfallen können.

Zu beachten ist beim Löschen von Dateien von einem iPad, dass vorher gegebenenfalls eine Kopie auf einem Server der Schule abgespeichert werden muss. Bei Systemen wie NextCloud, wo es immer eine automatische Kopie der Dateien auf dem iPad in der Cloud gibt, wird auch diese gelöscht, wenn man die Datei auf dem iPad entfernt.

Braucht es einen Datensafe?

Logineo NRW verfügt über einen sogenannten Daten-Safe. Das ist ein besonders abgesicherter Bereich, der nur durch Eingabe eines weiteren Passworts erreichbar und in seinen Funktionen so eingeschränkt ist, dass nur Berechtigte auf die dort gespeicherten personenbezogenen Daten Zugriff erhalten können. Bei Logineo NRW macht der Daten-Safe Sinn, da die Landes-Cloud keine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) unterstützt. Wer in den Besitz des Passworts einer Lehrkraft gelangt, erhält unmittelbar Zugriff auf alle im normalen Bereich gespeicherten Daten. Deshalb gibt es den Daten-Safe mit einem zusätzlichen Passwort und eingeschränkten Funktionen. Plattformen mit einem sehr starken Sicherheitskonzept, wie dieses beispielsweise bei der NextCloud der Fall ist, benötigen keinen zusätzlichen Daten-Safe, um dort auch besonders sensible Daten zu speichern. Sind sie ausreichend sicher konfiguriert, können dort alle Daten gespeichert werden.

Stand 02/2021

Dienstgeräte für Lehrkräfte – Umsetzung der Richtlinie

Lesezeit: 5 Minuten

Hinweis! Dieser Text ist noch nicht vollständig. Details sind noch in der Ausarbeitung. Sobald der Text abgeschlossen ist, verschwindet dieser Hinweis. Es folgen noch Hinweise, wie den verschiedenen Vorgaben, die sich aus der Richtlinie und den FAQ ergeben, durch Schulträger so umgesetzt werden, können, dass Lehrkräfte mit den Dienstgeräten im schulischen Alltag ihren Aufgaben nachkommen können.

Das Land stellt den Lehrkräften über die Schulträger Dienstgeräte zur Verfügung. Rechtliche Vorgaben, wie dieses von den Schulträgern umzusetzen ist, gehen aus der Richtlinie über die Förderung von dienstlichen Endgeräten für Lehrkräfte an Schulen in Nordrhein-Westfalen hervor. Ergänzende Angaben zur Richtlinie ergeben sich aus einer FAQ (Fragen und Antworten zur Förderung von dienstlichen Endgeräten für Lehrkräfte). Diese hat durchaus verbindlichen Charakter. Wie die Schulträger die Vorgaben der Richtlinie im Detail umsetzen, bleibt ihnen überlassen. Auch wenn es nur indirekt aus Richtlinie und FAQ hervorgeht, so sollte die Umsetzung der Richtlinie in Absprache mit den Schulen erfolgen.

Zweck der Dienstgeräte/ Ziel der Ausstattung

Die Ausstattung der Lehrkräfte des Landes NRW mit Dienstgeräten erfolgt gemäß der Richtlinie mit dem Ziel, die Lehrkräfte an den Schulen bei der rechtssicheren Arbeit mit personenbezogenen Daten zu unterstützen. Dieses trägt dem Umstand Rechnung, dass die Anzahl der in Schulen verfügbaren Arbeitsplätze für Lehrkräfte meist begrenzt ist, diese Geräte auch nur selten in den Klassenräumen zur Verfügung stehen, Lehrkräfte einen großen Teil ihrer Arbeit in der Vor- und Nachbereitung von zu Hause aus erledigen und dafür sowohl in der Schule wie auch am heimischen Arbeitsplatz Mangels Alternativen private Endgeräte nutzen müssen. Mit der Bereitstellung von Dienstgeräten sollte die Nutzung privater Endgeräte zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule mit all den damit verbundenen Bedenken dann nicht länger erforderlich sein. Es kann damit also nicht im Sinn der Richtlinie sein, wenn Schulträger die Nutzung der von ihnen beschafften und ausgegebenen Dienstgeräte auf die Vorbereitung von Unterricht einschränken und eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule auf den Geräten untersagen wollen.¹ Auch wenn unter den Zuwendungsvoraussetzungen “personenbezogene Daten” nicht direkt genannt werden, so gehört die Verarbeitung von personenbezogenen Daten unabdingbar zur “dienstlichen Aufgabenerledigung” von Lehrkräften bzw. zu den in den FAQ beschrieben “üblichen Tätigkeiten von Lehrkräften”.

Es ergibt sich so folgende Kausalität: aus den Aufgaben der Lehrkräfte bestimmen sich die Tätigkeiten der Lehrkräfte, die ihrerseits die Nutzungszwecke der Dienstgeräte und die damit verarbeiteten personenbezogenen Daten bestimmen, sowie die Einbindung der Dienstgeräte in die schulische Infrastruktur. Aus den Aufgaben ergeben sich auch die Berechtigungen der Lehrkräfte, von denen letztendlich abhängig ist, welche personenbezogenen Daten die Lehrkräfte verarbeiten dürfen und zu welchen Netzwerken sie Zugang erhalten. Der Schulträger berücksichtigt bei der Verwaltung der Dienstgeräte diese Abhängigkeiten und stellt durch technische und organisatorische Maßnahmen sicher, dass bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf den Dienstgeräten Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet sind und Lehrkräfte dabei entsprechend ihrer Aufgaben und den daraus abgeleiteten Berechtigungen nur auf die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendigen personenbezogenen Daten und Netzwerke Zugriff erhalten.

Die Tätigkeiten von Lehrkräften

Drei übliche Tätigkeiten von Lehrkräften werden in den FAQ aufgeführt. Welche dieser Tätigkeiten die einzelne Lehrkraft ausübt, hängt von den Aufgaben ab, welche sie im Zusammenhang mit ihren Funktionen in der Schule zu erfüllen hat.

Pädagogische Tätigkeiten

Hier geht es um den Unterricht und die Nutzung der Dienstgeräte bei der Gestaltung und Durchführung von Unterricht. Das reicht von einer Nutzung der Dienstgeräte zur Präsentation von Inhalten über ein Präsentationsmedium (Beamer, Display, Lautsprecher) bis zur Steuerung von Unterricht (Steuerung von Schülergeräten) und der gemeinsamen Arbeit mit Schülerinnen und Schülern in Arbeits-, Kommunikations- und Lernplattformen. Zu den üblichen Tätigkeiten gehören dann beispielsweise das Zuteilen von Aufgaben, die Kontrolle von zurückgegebenen Aufgaben, die Unterstützung bei der Bearbeitung von Aufgaben durch gemeinsamen Zugriff auf die Aufgaben mit Schülern, das Verteilen von Materialien (direkt von Gerät zu Gerät oder innerhalb einer Plattform) und anschließende Einsammeln, die Weitergabe oder Absprache von Terminen. Im Rahmen des Unterrichts geben Lehrkräfte in den genannten Plattformtypen Feedback zu den Arbeiten der Schüler und kommunizieren mit ihnen über Chat, Messenger, E-Mail und andere geeignete Formate. In Zeiten von Distanzunterricht können auch Video- oder Audiokonferenzen als Kommunikationsformate hinzukommen. Zu den pädagogischen Tätigkeiten zählen auch die Überprüfung von Leistungen, die Korrektur Tests und Arbeiten und Leistungsrückmeldungen an die Schüler. Je nach Fach und Unterrichtsgegenstand können auch Aufnahmen in Bild und Ton dazu gehören. Nicht alles davon muss digital über das dienstliche Endgerät der Lehrkräfte abgebildet werden. Die Nutzung der dienstlichen Endgeräte wird hier sehr stark vom pädagogischen Konzept der Schule, der Verfügbarkeit entsprechender Plattformen und Endgeräte für die Schüler und individuellen Unterrichtsstilen der Lehrkräfte bestimmt. Unmittelbar davon hängt auch ab, ob und wie viele personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern dabei verarbeitet werden. Bei Schulen, die noch am Anfang der Entwicklung von Unterricht mit digitalen Medien stehen, wird der Anteil von pädagogischen Tätigkeiten der Lehrkräfte, der über ein Dienstgerät erfolgt, eher gering sein. Mit zunehmender Entwicklung von Unterricht mit digitalen Medien und der Ausstattung mit Schülergeräten bis zur eins-zu-eins Ausstattung wird der Anteil an pädagogischer Tätigkeit, bei welcher das Dienstgerät zum Einsatz kommt, einen immer größeren Raum einnehmen.

Pädagogische Dokumentationstätigkeiten

Zu den üblichen Tätigkeiten jeder Lehrkraft zählt auch die pädagogische Dokumentation. Welcher Art diese ist, hängt unter anderem davon ab, welche Funktion eine Lehrkraft an der Schule inne hat. Unterschieden werden kann hier zwischen Fach- und Klassenlehrkräften sowie Förderschulpädagogen. Die Mehrheit der Lehrkräfte gehört der ersten Gruppe an und viele auch der zweiten. Außerdem gibt es noch Lehrkräfte mit weiteren Funktionen wie Jahrgangsstufenleitungen (Beratungslehrkräfte in der gymnasialen Oberstufe) und Schulleitungen, deren Stellvertretung und ggf. weitere mit Schulleitungsaufgaben betraute Lehrkräfte.

Es werden neben der Mitarbeit im Unterricht regelmäßig die Ergebnisse von Leistungsüberprüfungen oder diagnostischen Tests dokumentiert. Lehrkräfte machen sich Notizen, die ihnen bei der Diagnose helfen, um Schüler individuell zu fördern. Im Rahmen von AO-SF Verfahren werden entsprechende Dokumentationen erstellt.

Schulinterne Verwaltung

Es werden an jeder Schule vermutlich nur wenige Lehrkräfte sein, die regelmäßig personenbezogene Daten innerhalb der schulinternen Verwaltung verarbeiten. Ausnahmen bestehen in der Vorbereitungszeit der Zeugnisse oder von Beratungstagen, wenn Noten eingetragen werden, Klassenlehrkräfte Elternschreiben im Rahmen von § 53 SchulG erstellen oder Vermerke über Schulversäumnisse, Verspätungen und besondere (z.B. im Hinblick auf Maßnahmen gemäß § 53 SchulG relevante) Vorkommnisse im Unterricht erstellen.

Anders ist das bei Mitgliedern der Schulleitung und Lehrkräften mit Aufgaben, die eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der schulinternen Verwaltung erfordern.

Geplante Nutzung

Schulen und Schulträger sehen das Thema Dienstgeräte aus sehr unterschiedlichen Blickwinkeln. Während Lehrkräfte die Dienstgeräte möglichst uneingeschränkt für alle Tätigkeiten nutzen wollen, die sie zur Erfüllung ihres Bildungs- und Erziehungsauftrags ausüben, geht es Schulträgern nicht nur darum, die Geräte bereitzustellen, sondern auch sie mit einem vertretbaren personellen und finanziellen Aufwand im Sinne der Richtlinie zu verwalten und dabei Datenschutz und -sicherheit bei der Nutzung durch Lehrkräfte zu gewährleisten.

Da aus der Richtlinie klar hervorgeht, dass Zweck der Ausstattung mit Dienstgeräten die Unterstützung der rechtssicheren Arbeit der Lehrkräfte mit personenbezogenen Daten im Rahmen ihrer üblichen Tätigkeiten ist, sollte bei der Umsetzung der Richtlinie durch die Schulträger die geplante Nutzung in der Schule auch den Maßstab bilden. Schulträger deshalb in erster Linie von den Bedürfnissen der Schulen her denken, und daran orientiert planen, wie sie dieses mit vorhandenen und weiteren, vom Land abrufbaren Ressourcen umsetzen können. Vorrangiges Ziel der Schulträger sollte sein, den Lehrkräften die Dienstgeräte so zur Verfügung zu stellen, dass sie möglichst alle personenbezogenen Daten damit verarbeiten können, welche zur Erledigung ihrer dienstlichen Aufgaben erforderlich sind, und dieses bei gleichzeitiger Einhaltung von Datenschutz und -sicherheit.

Details zur Nutzung …

Einbindung in Netzwerke

In Schulen sind Computer überwiegend statisch in Netzwerke eingebunden und haben darüber Zugriff auf Server, Verzeichnisse, Drucker, das Internet und mitunter auch auf zentral bereitgestellte Anwendungen. Über eine Nutzerverwaltung mit Rechten und Rollen werden Zugriffsrechte gesteuert, so dass Nutzer nur Zugriff auf die personenbezogenen Daten erhalten, welche sie unmittelbar zur Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben verarbeiten müssen. Stand-alone Rechner, die ohne Einbindung in ein Netzwerk genutzt werden, sind meist für spezielle Aufgaben gedacht und benötigen die Netzwerkeinbindung entweder nicht oder sind nicht in Reichweite eines Netzwerks.

Anders als stationäre Lehrerarbeitsplätze, die fest in ein einziges schulisches Netzwerk eingebunden sind, ist es technisch möglich mobilen Dienstgeräte auf mehr als ein schulisches Netzwerk Zugriff zu geben. Inwieweit dieses in einer Schule erforderlich und sinnvoll ist und sich unter Berücksichtigung von Datensicherheit überhaupt praktikabel umsetzen lässt, ist eine andere Sache.

Wie eine Einbindung der Dienstgeräte erfolgt bzw. in welcher Art sie erforderlich ist, hängt nicht zuletzt auch von den von der Schule genutzten Strukturen ab. Eine Schule, die im Unterricht auf eine komplett webbasierte Plattform setzt, hat andere Anforderungen bezüglich der Einbindung der Dienstgeräte für die unterrichtliche Nutzung als eine Schule, die auf einen lokal betriebenen Schulserver setzt. Nutzt eine Schule einen Schulserver, der zwar lokal betrieben wird, aber auch über eine Weboberfläche erreichbar ist, so gestaltet sich die Situation wieder ganz anders. Gleiches gilt auch, wenn es um Strukturen geht, die für schulinterne Verwaltungsarbeiten genutzt werden.

Weiterer Text folgt hier …

Grundlage für diesen Text sind die oben erwähnte Richtlinie und die dazugehörige FAQ. Um diese besser zu verstehen, wurden aus beiden Texten die Passagen mit Bezug zu den Themen Datenschutz und -sicherheit genauer unter betrachtet und erläutert – Dienstgeräte für Lehrkräfte – Richtlinie und FAQ

Stand 12/2020

Dienstgeräte für Lehrkräfte – Richtlinie und FAQ

Lesezeit: 10 Minuten

Lehrkräfte in NRW werden seit Ende 2020 mit Dienstgeräten ausgestattet. Gelder dazu kommen vom Land bzw. Bund und die Beschaffung, Bereitstellung und Verwaltung erfolgt über die Schultäger. Der Gesetzgeber hat zur Steuerung der Ausstattung eine Richtlinie erlassen und diese später durch eine FAQ ergänzt, mit welcher Fragen, die sich aus der Richtlinie ergeben, beantwortet werden sollen. Beide Texte sind Rechtstexte und entsprechend formuliert. Um sich dem nicht einfachen Thema, wie die Richtlinie umzusetzen ist, anzunähern, sind unten die Teile beider Texte wiedergeben, die Bezug zu Datenschutz und Datensicherheit haben, und mit einer Auslegung versehen.

Die BASS 2020/2021 – 11-02 Richtlinie über die Förderung von dienstlichen Endgeräten für Lehrkräfte an Schulen in Nordrhein-Westfalen steckt den rechtlichen Rahmen ab. Aussagen, die eine Relevanz für Datenschutz und Datensicherheit haben, sind in der Tabelle aufgeführt und erklärt.

Richtlinie	Auslegung
Zusammenfassung über Richtlinie Das Land Nordrhein-Westfalen gewährt Zuwendungen für die digitale Bildungsinfrastruktur durch eine digitale Ausstattung von Lehrkräften an Schulen in Nordrhein-Westfalen. Ziel ist es, Schulträger bei der Digitalisierung ihrer Schulen durch Ausstattung der Lehrkräfte mit digitalen dienstlichen Endgeräten sowie die Lehrkräfte bei der rechtssicheren Arbeit mit personenbezogenen Daten zu unterstützen.	Durch die Ausstattung mit Dienstgeräten will das Land Lehrkräften ein zusätzliches Werkzeug an die Hand geben, mit welchem sie rechtssicher personenbezogene Daten verarbeiten können. (Die Formulierung ist ähnlich zum Text der Richtlinie, mit dem einen Unterschied, dass hier die Arbeit der Lehrkräfte mit personenbezogenen Daten betont wird, nicht die der Schulen.)
1 Zuwendungszweck, Rechtsgrundlagen Abs. 1.1 Ziel ist es, Schulträger bei der Digitalisierung ihrer Schulen durch Ausstattung der Lehrkräfte mit digitalen dienstlichen Endgeräten sowie Schulen bei der rechtssicheren Arbeit mit personenbezogenen Daten nach den Vorgaben der §§ 120 bis 122 des Schulgesetzes NRW und der Verordnung für die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (VO-DV I) und der Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten der Lehrerinnen und Lehrer (VO-DV II) zu unterstützen.	Das Land möchte Schulen durch die Ausstattung mit Dienstgeräten unterstützen, dass Lehrkräfte damit die personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern, Eltern und Lehrkräften rechtssicher verarbeiten können. Die personenbezogenen Daten, um welche es dabei geht, werden an dieser Stelle in keiner Weise eingeschränkt. Die Grenzen werden durch §§120 – 122 und VO-DV I/II gesetzt. Darunter fallen alle personenbezogenen Daten, die durch das SchulG legitimiert sind wie auch solche, welche auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden. Das heißt ganz deutlich, die Dienstgeräte sind für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten vorgesehen und können von daher durch die Schulträger auch nicht auf die Unterrichtsvorbereitung ohne personenbezogene Daten eingeschränkt werden. Aus den FAQ geht das auch entsprechend hervor.
4 Zuwendungsvoraussetzungen Abs. 4.1 Eine Förderung mobiler Endgeräte kann unter folgenden Voraussetzungen erfolgen: Beschaffung schulgebundener mobiler Endgeräte einschließlich der Inbetriebnahme sowie des für den Einsatz erforderlichen Zubehörs (Laptops, Notebooks und Tablets mit Ausnahme von Smartphones), um diese Lehrkräften zur dienstlichen Aufgabenerledigung unentgeltlich zur Verfügung zu stellen.	Nur wenn die beschriebenen Voraussetzungen erfüllt sind, ist eine Förderung der Dienstgeräte möglich. Die Geräte sind an die Schule gebunden (auch wenn es Geräte des Schulträgers sind). Nur Laptops, Notebooks und Tablets sind zulässig. Auch wenn Smartphones nicht förderfähig sind, schließt das keine Mobilgeräte mit Mobilfunknetz (SIM, eSIM) aus. Die Geräte werden zur dienstlichen Aufgabenerledigung zur Verfügung gestellt, das heißt nicht zur Nutzung für private Zwecke. “Dienstliche Aufgabenerledigung” umfasst alle Tätigkeiten, welche eine Lehrkraft im Zusammenhang mit der Ausübung ihrer Tätigkeit verrichten muss. Dazu gehört auch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für pädagogische Zwecke wie auch Verwaltungsarbeiten. Das geht auch deutlich aus dem Zuwendungszweck hervor. Damit ist auch klar, dass die “dienstliche Aufgabenerledigung” von Seiten des Schulträgers nicht auf Unterrichtsvorbereitungen ohne jegliche personenbezogenen Daten beschränkt werden kann.
6 Sonstige Zuwendungsbestimmungen Abs. 6.2 Es ist sicherzustellen, dass die schulgebundenen mobilen Endgeräte sofort verwendet und in die schulische Infrastruktur integriert werden können.	Die Geräte sind schulgebunden. Das bedeutet, wechselt eine Lehrkraft die Schule, kann sie das Gerät nicht mitnehmen. Die Schulträger müssen die Dienstgeräte, sobald sie eingetroffen sind, soweit vorbereiten bzw. konfigurieren, dass sie von den Lehrkräften verwendet werden können. Außerdem sollen sie in die schulische Infrastruktur integrierbar sein. Das meint zumindest, sie können auf das Internet, Anzeigegeräte in den Klassenräumen und auf Drucker zugreifen. Zur schulischen Infrastruktur gehören auch die schulischen Netzwerke.
Der Zuwendungsempfänger verpflichtet sich zu einer zentralen Geräteverwaltung.	Der Schulträger muss die Dienstgeräte zentral verwalten.
Dazu können bestehende Strukturen genutzt werden. Sollten diese nicht oder nicht im ausreichenden Maße vorhanden sein, verpflichtet sich der Zuwendungsempfänger, diese spätestens innerhalb von 24 Monaten zu schaffen.	Zur zentralen Verwaltung der Dienstgeräte können bereits vorhandene Verwaltungslösungen (z.B. MDM) genutzt werden. Gibt es diese nicht oder sie reichen nicht aus, muss der Schulträger innerhalb von 24 Monaten eine Verwaltungslösung für die Dienstgeräte schaffen.

Bei den Vorgaben in der Richtlinie bleiben viele Fragen offen. Deshalb hat das MSB ergänzend die Fragen und Antworten zur Förderung von dienstlichen Endgeräten für Lehrkräfte | Bildungsportal NRW veröffentlicht. Hier sind die Angaben bzw. Vorgaben wesentlich umfangreicher und gehen inhaltlich über die Richtlinie hinaus. Viele der beschriebenen Vorgaben lassen sich unter die Vorgabe aus der Richtlinie subsumieren, dass die Dienstgeräte die Schulen bzw. Lehrkräfte bei einer “rechtssicheren Arbeit mit personenbezogenen Daten” unterstützen sollen. Der Begriff rechtssicher zieht eine ganze Reihe von Voraussetzungen nach sich, die in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit erfüllt sein müssen.

FAQ	Auslegung
9. Sollen die mobilen Endgeräte für Lehrkräfte ins pädagogische Netz oder ins Verwaltungsnetz integriert werden?
Einsatz und Einbindung der dienstlichen Endgeräte
Die dienstlichen Endgeräte sind für die üblichen Tätigkeiten von Lehrkräften vorgesehen, also in der Regel für rein pädagogische Tätigkeiten, aber auch für die pädagogischen Dokumentationstätigkeiten.	Die Intention welche das Land mit der Bereitstellung verfolgt, die Zweckbestimmung (= vorgesehen), ist eine Nutzung der Dienstgeräte für die Tätigkeiten, welche Lehrkräfte üblicherweise ausüben. Das wird dann im Folgen detailliert. An erster Stelle stehen rein pädagogische Tätigkeiten (in der Regel = Ausnahmen sind möglich), also eine unterrichtliche Nutzung z.B. in einem LMS oder einer Arbeits- und Kommunikationsplattform, Verteilen von Materialien an Schüler, Kontrolle von Schülergeräten etc. Das schließt auch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ein, die dafür erforderlich sind (§120 Abs. 5 SchulG NRW). Vorgesehen sind die Geräte auch für pädagogische Dokumentationstätigkeiten. Das meint Noten, Absenzen, Versäumnisse und Notizen über Schüler, Diagnosen, Beobachtungen, auch im Zusammenhang mit einem AO-SF Verfahren.
Auch sind sie für die schulinterne Verwaltung zugelassen.	Eine Nutzung der Dienstgeräte ist auch für Verarbeitungstätigkeiten, die der schulinternen Verwaltung zuzuordnen sind, möglich. Das meint die Erstellung von Zeugnissen, Elternschreiben zu Ordnungsmaßnahmen, Erstellen von “Blauen Briefen”, Protokollen, usw. Die Abtrennung dieser Tätigkeit in einen eigenen Satz deutet darauf hin, dass diese Möglichkeit für die Dienstgeräte zwar eingeräumt, jedoch eher nachrangig gesehen wird. Sie wird, wenn auch eher für Mitglieder der Schulleitung, Lehrkräfte mit besonderen Aufgaben und eventuell Klassenlehrkräfte in Frage kommen.
Sie können grundsätzlich sowohl in alle schulinternen als auch externen Netzwerke eingebunden werden, sofern den Belangen des Datenschutzes durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen Rechnung getragen wird.	Wenn nichts ausdrücklich dagegen spricht (= grundsätzlich), besteht die Möglichkeit (= können), die Dienstgeräte in alle schulinternen Netzwerke einzubinden. Das meint das pädagogische Netzwerk der Schule und das schulinterne Verwaltungsnetzwerk, bedeutet aber nicht automatisch, dass die Dienstgeräte auch in beide Netzwerke eingebunden sein müssen. Sofern nicht dagegen spricht, ist es auch möglich, die Dienstgeräte in Netzwerke außerhalb der Schule einzubinden. Das meint das Verwaltungsnetzwerk des Schulträgers, welches Zugangspunkte (kommunale Verwaltungsrechner) in der schulinternen Verwaltung haben kann. Im Zusammenhang mit der Richtlinie meint externes Netzwerk hier aber vor allem die heimischen Netze der Lehrkräfte. Voraussetzung für die Einbindung der Dienstgeräte in eines oder mehrere der genannten Netzwerke ist, dass dabei der Datenschutz sichergestellt wird. Die dafür erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen müssen sich am jeweiligen Netzwerk und den dort verarbeiteten Daten orientieren (= geeignete). Technische und organisatorische Maßnahmen meint hier die Absicherung des Dienstgerätes selbst wie auch den Zugriff auf personenbezogene Daten im jeweiligen Netzwerk. Es geht um Maßnahmen wie Verschlüsselung, Rechte- und Rollenkonzepte, Zugangsschutz zu den Netzwerken etc. Wenn es möglich ist, durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu gewährleisten, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf den Dienstgeräten den Anforderungen des Datenschutzes genügt, dann können sie in jedes der genannten Netzwerke eingebunden werden. Welche technische und organisatorische Maßnahmen dabei erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Netzwerk und den verarbeiteten personenbezogenen Daten ab. In der Praxis kann das bedeuten, dass ein Gerät zwar sicher in ein Netzwerk eingebunden werden kann, eine Einbindung in ein weiteres Netzwerk sich damit mit den dazu erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen jedoch nicht umsetzen lässt.
Der Zugang zu einzelnen Netzen hängt von den konkreten, ihren Aufgaben entsprechenden Berechtigungen eines Nutzers bzw. einer Nutzerin ab.	Zu welchen Netzwerken Nutzer mit dem Dienstgerät letztendlich die Berechtigung zum Zugang haben, wenn die vorgenannten Bedingungen erfüllt sind, hängt von ihren Aufgaben ab, die wiederum von ihrer Funktion in der Schule abhängen, als Fachlehrer, Klassenlehrer, Schulleitung, Beratungslehrer, erweiterte Schulleitung, Oberstufenleitung, Förderschullehrkraft, …
Eine Einbindung dieser dienstlichen Endgeräte in das private Netz der Lehrkräfte am heimischen Arbeitsplatz ist möglich, sofern auch hier den Belangen des Datenschutzes Rechnung getragen wird.	Lehrkräfte dürfen ihre Dienstgeräte auch in ihrem heimischen WLAN Netzwerk nutzen, einem schulexternen Netz. Diese Möglichkeit ist jedoch an die Bedingung geknüpft, dass dieses Netzwerk ausreichend sicher ist. Das meint beispielsweise Maßnahmen wie die Einrichtung eines Zugriffschutzes für das WLAN, so dass nur berechtigte Nutzer sich dort anmelden können.
Zu unterscheiden von der Nutzung ist die Verwaltung der Endgeräte. Diese soll zentral durch den Schulträger erfolgen.	Hier erfolgt eine klare Trennung zwischen Nutzung und Verwaltung der Dienstgeräte. Für die Verwaltung wird dringend empfohlen (= soll), dass sie zentral durch den Schulträger vorgenommen wird. Es ist also auch möglich, dass sie an den jeweiligen Schulen erfolgt (dezentral) und durch die Schule selbst vorgenommen wird. In der Richtlinie klingt das jedoch wesentlich strenger “Der Zuwendungsempfänger verpflichtet sich zu einer zentralen Geräteverwaltung.” Die FAQ scheint den Schulträgern hier mehr Möglichkeiten einzuräumen.
Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit
Die Geräte sollen vom Schulträger zentral konfiguriert und verwaltet werden.	Das Ministerium empfiehlt dringend, dass die Konfiguration, das heißt Einrichtung der Dienstgeräte und die anschließende Verwaltung, das meint dauerhafte Betreuung durch den Schulträger zentral erfolgt. Wie im Abschnitt zuvor bleiben damit auch andere Möglichkeiten offen, etwa dezentrale Lösungen.
Die dienstlichen Endgeräte sollen die Lehrkräfte bei der Erfüllung ihres Bildungs- und Erziehungsauftrags in der Schule und am häuslichen Arbeitsplatz unterstützen können und dabei zugleich den Belangen des Datenschutzes und der Datensicherheit umfassend Rechnung tragen, insbesondere mit Blick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten.	Vom Ministerium wird dringend empfohlen, die Dienstgeräte so einzurichten und mit Bezug auf Datenschutz und -sicherheit abzusichern, dass Lehrkräfte sie in der Schule wie auch am Arbeitsplatz zu Hause zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten nutzen können, wie dieses erforderlich ist, um ihrem Bildungs- und Erziehungsauftrag nachkommen zu können. Den Belangen von Datenschutz und -sicherheit soll dabei umfassend Rechnung getragen werden. Mit umfassend ist diese Anforderung sehr hoch angesetzt. Es müssen hier zwei Vorgaben gleichwertig erfüllt werden: die Dienstgeräte sollen ihre Funktion wie beschrieben erfüllen sie sollen dabei aber auch so konfiguriert sein, dass Datenschutz und -sicherheit gewährleistet sind.
Funktional ist ein dienstliches Endgerät dadurch vergleichbar mit einem stationären Endgerät, welches der Lehrkraft in der Schule zur Verfügung steht.	Wenn die vorgenannten Bedingungen (zentrale Konfiguration und Verwaltung, Datenschutz und Datensicherheit für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten) erfüllt sind, dann sind die dienstlichen Endgeräte funktional einem PC in der Schule vergleichbar, der Lehrkräften dort für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Verfügung steht, etwa der PC im Lehrerzimmer oder Lehrerarbeitsraum. Das heißt, es können mit Bezug auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf dem Dienstgerät alle Arbeiten erledigt werden wie auf dem entsprechenden Lehrer-Arbeitsplatz, der für Verwaltungsarbeiten eingerichtet. Es gibt, das ist anzumerken, auch Lehrer Arbeitsplätze, die im pädagogischen Netzwerk eingebunden sind und nicht für schulinterne Verwaltungsarbeiten oder pädagogische Dokumentation genutzt werden können. Hier dürfte es jedoch um die Arbeitsplätze gehen, die auch für schulinterne Verwaltungsarbeiten eingerichtet sind.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten auf den zentral verwalteten dienstlichen Geräten ist möglich und bedarf keiner gesonderten Genehmigung.	Auf den Dienstgeräten dürfen personenbezogenen Daten ohne eine zusätzliche Genehmigung (wie diese für privaten Endgeräte erforderlich ist) verarbeitet werden.
Es ist durch technische und organisatorische Maßnahmen, u. a. durch verschiedene Rechte und Rollen sicherzustellen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nur durch Berechtigte im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben erfolgen kann.	Diese Passage ist eine Ergänzung zu den oben unter Zugangs zu den einzelnen Netzen gemachten Vorgaben. Neben einer Kontrolle des Zugangs zu den verschiedenen Netzwerken entsprechend der Aufgaben des Nutzers muss durch technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden, dass diese dabei auch innerhalb der Netzwerke nur auf diejenigen personenbezogenen Daten Zugriff erhalten, deren Verarbeitung zur Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben erforderlich ist.
Die getroffenen Maßnahmen sollten unter Berücksichtigung des IT-Grundschutzes des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik erfolgen.	Das MSB empfiehlt, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen, mit denen der Datenschutz bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf den Dienstgeräten gewährleistet wird, die Angaben zum IT-Grundschutz des BSI berücksichtigen
8. Wie soll die zentrale Geräteverwaltung umgesetzt werden?
Eine zentrale Geräteverwaltung ist seitens des Schulträgers zu errichten.	Anders als unter Nr. 9 (siehe oben) ist hier die zentrale Geräteverwaltung für die Dienstgeräte als zwingend vorgegeben, ähnlich wie in der Richtlinie selbst.
Dazu können bestehende Strukturen genutzt werden. Sollten diese nicht oder nicht im ausreichenden Maße vorhanden sein, verpflichtet sich der Zuwendungsempfänger, diese spätestens innerhalb von 24 Monaten ab Bewilligung zu schaffen (Nr. 6.2 RiLi Lehrerendgeräte).	Verfügt der Schulträger bereits über Strukturen zur Verwaltung von Geräten, kann er diese dafür verwenden. Ist dieses nicht der Fall, so muss der Schulträger diese innerhalb von 24 Monaten schaffen. In Ergänzung ist hier die Vorgabe aus der Richtlinie zu sehen: “Es ist sicherzustellen, dass die schulgebundenen mobilen Endgeräte sofort verwendet und in die schulische Infrastruktur integriert werden können.” Der Schulträger muss zur Not bis zu 24 Monate irgendwie mit einer Notlösung überbrücken, da er die Dienstgeräte den Lehrkräften zur sofortigen Nutzung zur Verfügung stellen soll. Dabei muss er dann auch ohne zentrale Verwaltung dafür sorgen, dass Datenschutz und -sicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf den Geräten durch die Lehrkräfte gewährleistet sind. In der Praxis könnte das bedeuten, dass nur eine eingeschränkte Nutzung etwa für pädagogische Zwecke möglich ist.
Die Geräteverwaltung kann zentral für jede Schule oder insgesamt für alle Schulen des Schulträgers erfolgen.	Die Vorgabe zur zentralen Verwaltung der Dienstgeräte wird genauer beschrieben. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine zentrale Verwaltung, jedoch getrennt nach den Schulen, oder alternativ eine zentrale Verwaltung für alle Schulen gemeinsam. Bei Schulen mit iPads wird eine zentrale Verwaltung nach Schulen getrennt am meisten Sinn machen, da die Lehrergeräte bei bekannten MDM nur dann in schulische Strukturen eingebunden werden können, wenn sie im gleichen MDM bzw. am gleichen Standort verwaltet werden.
Beim zentralen Gerätemanagement ist darauf zu achten, dass die Geräteverwaltung möglichst betriebssystemunabhängig ist.	Die Schulträger sollen nach Möglichkeit eine betriebssystemunabhängige Geräteverwaltung nutzen. Die Vorgabe ist nicht zwingend und wird vor allem bei Schulträgern, die bereits Geräteverwaltungslösungen eingerichtet haben, nicht umsetzbar sein, außer man gibt bestehende Lösungen auf und wechselt auf andere Systeme.
Bei der Bereitstellung der Geräte und insbesondere beim zentralen Gerätemanagement sowie der Nutzung der Geräte sind die Vorgaben des Datenschutzes zu beachten.	Die Vorgaben des Datenschutzes müssen bei der Bereitstellung und der zentralen Verwaltung der Dienstgeräte berücksichtigt werden. Das meint die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Lehrkräfte selbst, die hier durch den Schulträger erfolgt. Die Lehrkräfte müssen gemäß Art. 13/ 14 DS-GVO über die dabei stattfindende Datenverarbeitung informiert werden und es ist eine Einwilligung in diese Datenverarbeitung bei den Lehrkräften einzuholen.
Bei der Einbindung der Geräte muss deren Nutzungszweck in der Schule berücksichtigt werden und welche Informationen zukünftig mit ihnen verarbeitet werden sollen.	In welche Netzwerke (siehe oben) die Dienstgeräte der Lehrkräfte letztendlich eingebunden werden, hängt davon ab, welche Informationen, und damit auch personenbezogene Daten, darauf verarbeitet werden sollen. Dieses richtet sich, wie an oben beschrieben, auch nach den den Nutzern übertragenen Aufgaben. Das bedeutet, wenn auf dem Dienstgerät z.B. personenbezogene Daten im Zusammenhang mit einem AO-SF Verfahren verarbeitet werden sollen, so kann dieses Auswirkungen darauf haben, in welche Netzwerke das Gerät einbinden werden kann. Über den Nutzungszweck der Dienstgeräte in der Schule sollte eigentlich die Schule entscheiden.
Abgeleitet daraus ergeben sich spezifische Anforderungen für die Einhaltung der Informationssicherheit (Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit). Dem IT-Grundschutz des BSI können Umsetzungsempfehlungen entnommen werden (www.bsi.bund.de).	Der Nutzungszweck des Dienstgerätes, die Arten von personenbezogenen Daten, die darauf verarbeitet werden sollen, und die Einbindung in Netzwerke geben vor, welche Anforderungen an die Informationssicherheit eingehalten werden müssen. Ein Dienstgerät, welches dazu genutzt werden soll, personenbezogene Daten im Zusammenhang mit einem AO-SF Verfahren zu verarbeiten, muss in Bezug auf Informationssicherheit andere Anforderungen erfüllen als eines, welches nur für pädagogische Tätigkeiten genutzt werden soll.

FAQ Dienstgeräte – Interpretation.pdf

Empfehlungen des BSI

Allgemein BSI-Grundschutz-Kompendium

dazu – Umsetzungshinweis INF.9 Mobiler Arbeitsplatz (Edition 2020)

BSI SYS.3.2.3 iOS (for Enterprise) iOS for Education entspricht iOS for Enterprise funktional

und dazu SYS_3_2_3_iOS_for_Enterprise_2021.pdf

BSI SYS.2.2.3 Clients unter Windows 10

BSI SYS.3.1 Laptops

Stand 12/2020

Die Änderungen im Detail

Kreis der von der Verarbeitung Betroffenen

Kreis der zur Verarbeitung Berechtigten

Wer erteilt wem die Genehmigung?

Welche Daten dürfen auf Privatgeräten verarbeitet werden?

Wegfall der Genehmigung

Ausnahmeregelung

PERSÖNLICHES DIENSTLICHES DIGITALES GERÄT

ZUR VERFÜGUNG STELLEN – AUSHÄNDIGUNG

📍Ausnahme von der Genehmigungspflicht📍

Was bedeutet das für die Praxis?

Sonderregelung Schulleitung und Leitung ZfsL

FAQ

Die Änderungen im Detail

VO-DV I

Änderung des Personenkreises für die Genehmigung

Wegfall der Genehmigung

Persönliches dienstliches digitales Gerät

Zur Verfügung stellen – Aushändigung

Übergangsfrist für den Wechsel

Ausnahmeregelung

Einzelfälle

Vorrübergehend

vollumfängliche schulische Verarbeitung personenbezogener Daten

Begründet und dokumentiert

Sonderregelung Schulleitung

FAQ

Empfehlungen für die Konfiguration und Verwaltung von dienstlich genutzten iPads

Kurzübersicht der empfohlenen Einschränkungen

Um welche Daten geht es?

pädagogische Daten

pädagogische Dokumentation

schulinterne Verwaltung

Was muss gesichert werden?

Welche technischen Möglichkeiten gibt es?

iPad – technische Voraussetzungen

Geeignete Möglichkeiten

Logineo NRW

NextCloud

Mehrere Schulen in einer NextCloud?

Die Schule betreibt ihre NextCloud selbst

Dienstlicher USB Stick

NAS in der Schule

E-Mail

Alternative Software für das lokale Backup eines iPads

Schulserver

Nicht geeignete Möglichkeiten

Private Lösungen

iCloud

IServ

itslearning

Microsoft OneDrive/ Google Drive

Wie lange sollten Daten auf dem iPad gespeichert werden?

Braucht es einen Datensafe?

Zweck der Dienstgeräte/ Ziel der Ausstattung

Die Tätigkeiten von Lehrkräften

Pädagogische Tätigkeiten

Pädagogische Dokumentationstätigkeiten

Schulinterne Verwaltung

Geplante Nutzung

Einbindung in Netzwerke

9. Sollen die mobilen Endgeräte für Lehrkräfte ins pädagogische Netz oder ins Verwaltungsnetz integriert werden?

Einsatz und Einbindung der dienstlichen Endgeräte

Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit

8. Wie soll die zentrale Geräteverwaltung umgesetzt werden?

Empfehlungen des BSI