Online Terminabstimmung mit Eltern – DS-GVO freundlich gestalten

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Termine für den Elternsprechtag lassen sich heute leicht über das Internet abstimmen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten. Nicht alle sind aus Sicht des Datenschutzes gleich gut.

Doodle und Co.

Doodle

Das im Tweet angesprochene Doodle ist ein Unternehmen aus der Schweiz und müht sich schon um ein Angebot, welches sich datenschutzkonform einsetzen lässt. Wie die Datenschutzerklärung zeigt, braucht das Unternehmen jedoch eine ganze Reihe von Diensten, welche auf die Daten der Nutzer zugreifen, teilweise in anonymisierter Form. Zudem ist es möglich Doodle mit Kalendern zu koppeln und darüber Nutzer per E-Mail einzuladen. Auch wenn die genutzten Server in Irland und Deutschland stehen und die verschiedenen Datennutzungen in der Datenschutzerklärung sauber ausgewiesen sind, sollte man für Schule eine datensparsamere Alternative nutzen.

Dudle

Eine solche Alternative ist Dudle von der TU Dresden. Das Angebot lässt sich sehr datensparsam einsetzen, auf Wunsch personalisieren1Mit der Personalisierung werden mehr personenbezogenen Daten erforderlich für die Nutzung. oder auch komplett anonym nutzen.

DFNTerminplaner

Ebenfalls ohne kommerzielle Interessen wird das Online Tool zur Abstimmung von Terminen,  DFNTerminplaner, vom Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e. V. betrieben. Es kommt in verschiedenen Versionen. Die einfachste Version lässt sich sehr datensparsam nutzen und ist vergleichbar zur anonymen Version von Dudle.2DFN Terminplaner basiert auf Foodle, einer Entwicklung aus Norwegen. Wer das Tool selbst auf einem Server betreiben möchte, findet es auf Github unter Uninett/ Foodle.

Terminplaner

Auf der gleichen Plattform wie der DFNTerminplaner basiert auch der Terminplaner, der von IT.NRW zur kostenlosen Nutzung zur Verfügung gestellt wird. Entsprechend sind Bedienung und Funktionalitäten nahezu identisch. Die von IT.NRW bereitgestellte Version entspricht dem einfachen DFNTerminplaner. Die weiteren dort angebotenen Versionen mit zusätzlicher Funktionalität gibt es hier nicht.

Dudl, DFNTerminplaner und Terminplaner aus datenschutzrechtlicher Sicht

Auch wenn man davon ausgehen kann, dass sowohl die Betreiber von Dudl als auch von DFNTerminplaner und Terminplaner ihre Online Terminabfrage Seiten ohne kommerzielle Interessen betreiben und die personenbezogenen Daten der Nutzer nur entsprechend ihrer Datenschutzerklärungen verarbeiten, bewegt man sich aus datenschutzrechtlicher Sicht vermutlich in einem Graubereich, wenn man diese Möglichkeit zur Planung von Elternsprechtagen nutzt. Aus datenschutzrechtlicher Sicht könnte man argumentieren, dass für diese Terminabfragen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit den Anbietern abgeschlossen werden müsste, da ähnlich wie bei der Schulhomepage personenbezogene Daten der Besucher verarbeitet werden.3 Bei Dudel können dieses sein:
– In Umfragen eingegebene Daten (z.B. Titel der Umfrage, Namen der Teilnehmer, Verfügbarkeiten, Kommentare)
– IP Adresse
– Name der abgerufenen Datei
– Datum und Uhrzeit des Abrufs
– Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
– verwendeter Browser
– verwendetes Betriebssystem

Empfehlung

Wenn man als Lehrkraft den Eltern eine Online Terminabstimmung für einen Elternsprechtag anbieten möchte, so sollte man dafür auf eine Lösung wie Doodle definitiv verzichten. Zwar sieht die Terminabstimmung für Eltern dort nicht wesentlich anders aus als bei Dudel, DFNTerminplaner oder Terminplaner – Name eintragen und Termin wählen, doch was die Eltern nicht sehen, Doodle greift deutlich mehr Daten ab, wenn der Termin ausgewählt wird. Besser sind hier dann Dudel oder der DFNTerminplaner. Sie können, wenn man die Daten der Person, welche die Terminabfrage erstellt, minimieren möchte, in der anonymen Form genutzt werden. Den Link kann man den Eltern per Schulmail mitteilen oder auf einem Zettel mit einem QR Code. Bei einem Einsatz von Dudl oder DFNTerminplaner durch eine Schule sollten den Eltern auf jeden Fall Informationen zur Datenverarbeitung auf der jeweiligen Plattform gegeben werden.4Das könnte etwa in dieser Art erfolgen. „Liebe Eltern zur Terminabstimmung für den Elternsprechtag am … nutzen wir das Online Tool …. von der Universität … Bei der Nutzung werden außer einer Eingabe des Nachnamens und der Wunschtermine folgende Informationen über den Browser erhoben: … Der … Anbieter sichert über seine Datenschutzerklärung (verlinken!) zu, dass diese Daten nicht für andere Zwecke als die Terminplanung und den technischen Betrieb der Plattform genutzt werden. Falls Sie das Online Tool nicht nutzen möchten, können Sie Ihre Terminwünsche auf folgendem Weg rückmelden …“ So können sie selbst entscheiden, ob sie das Tool nutzen wollen oder statt dessen eine Terminrückmeldung über Papier oder E-Mail wünschen.

Hinweis
Die Nutzung einer Online Terminabfrage kann in jedem Fall nur auf freiwilliger Basis erfolgen.5Aus schulrechtlicher Sicht lässt sich keine Verpflichtung zur Nutzung eines solchen Tools ableiten. Eltern, welche diese Möglichkeit nicht nutzen wollen oder können, muss ein alternativer Weg angeboten werden.

Besser noch als kleine Lösungen, bei denen jede Lehrkraft ihre eigene Online Terminabfrage erstellt, sind sicherlich schulische Gesamtlösungen, die datenschutzrechtlich sauber aufgestellt sind. Dazu gehören kostenpflichtige Plattformen wie der Schulmanger Online, der ein eigenes Elternsprechtag Modul bietet, dessen Funktionen über eine einfache Terminabstimmung hinaus gehen. Für eine Schule ist eine derartige Lösung aus Sicht des Datenschutz die sauberste Lösung, da mit dem Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden kann und die Verwendung der personenbezogenen Daten der erstellenden Personen wie auch der Eltern eindeutig geregelt ist.

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Stand 12/2018