Lamapoll – online Umfragen

Beschreibung

Lamapoll ist eine Plattform für Online-Umfragen. Wer die Plattform zur Erstellung und Durchführung von Umfragen nutzen möchte, muss sich zunächst ein Konto erstellen. Der deutsche Anbieter richtet sich mit seinem Angebot an Firmen wie auch den Bildungsbereich und wirbt mit Datenschutz. Entsprechend heißt es auf der Informationsseite zum Datenschutz:

“LamaPoll richtet sich an datenschutzsensible und sicherheitsbedachte Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Wir wissen, dass Ihnen der sorgfältige Umgang und der Schutz Ihrer persönlichen Daten wichtig sind. Wir nehmen das Thema DSGVO-konformes Datenhandling sehr ernst und sind deshalb auch einer der führenden Anbieter für sichere Online-Umfragen!”

Die Erstellung eines Kontos ist kostenlos möglich. Alternativ gibt es fünf verschiedene kostenpflichtige Lizenzpakete, die sich durch unterschiedliche Features unterscheiden. Eines davon richtet sich an Schüler und Studenten und kann drei Monate lang kostenlos genutzt werden. In der kostenlosen Version, die hier näher betrachtet wird, sind Umfragen auf 50 Teilnehmer beschränkt und auch weitere Features der Plattform stehen nicht oder nicht in vollem Umfang zur Verfügung. Trotzdem ist die Plattform auch so gut nutzbar. Umfragen können mit einer Anzahl von verschiedenen Fragetypen erstellt werden. Für den Bildungsbereich sind fertige Vorlagen für thematische Umfragen verfügbar, etwa zu Schülerfeedback, Evaluation von Elternabenden, zur Berufsorientierung, zu Mobbing und Bewertung des Unterrichts. Auch eine Abfrage von Unterrichtsinhalten oder Lernständen ist möglich (Beispielvorlage: Rechtschreibung Deutsch, 7. Klasse). Wer seine Umfrage komplett selbst erstellen möchte, kann aus einer Vielzahl von Fragetypen auswählen. Dazu gehören unter anderem: Single Choice, Multiple Choice, Bildauswahl, Ja/Nein Frage, Dropdown, Bewertung, Net Promoter Score, Smiley-Bewertung, Einzelnes Eingabefeld, Mehrere Eingabefelder, Kommentar, Matrixfrage, Trends / Skala, Ranking, Voting, Stern-Rating und Textblock. Für spezielle Inhaltsbereiche gibt es bereits vorbereitete Abfragen, die in die eigene Umfrage integriert werden können.

Sobald die Umfrage fertiggestellt ist, kann sie aktiviert werden. Dazu wird ein dreischrittiger Dialog durchlaufen, in welchem Einstellungen zu Datenschutz und Zugangsschutz ausgewählt werden, bevor dann im letzten Schritt die Umfrage live geschaltet wird. Im Dialog werden folgende Optionen angeboten.

a) Datenschutz

• Antworten anonym erfassen: Antworten können einzelne Person weder in der Auswertung, noch in den Exporten zugeordnet werden. Das gilt besonders, wenn Sie die Teilnehmer über das Adressbuch einladen – E-Mail Adressen/ Personen bleiben anonym.
• Nicht-anonymisierte Antworten: Sie können die Ergebnisse einzelnen Personen zu ordnen, falls Sie die Teilnehmer über das Adressbuch einladen. Die Antworten können dann den einzelnen E-Mail-Adressen zugeordnet werden.
• Geräteerkennung aktivieren: jeder Browser übermittelt automatisch eine Kennung mit Eigenschaften zum Gerät, dem Betriebssystem und deren Version. Diese Daten werden kategorisiert erfasst und statistisch ausgewertet und können als Filter in der Umfrage oder in den Ergebnissen verwendet werden.
• Herkunftsseite speichern: Referrer bezeichnet die Webseite über die der Teilnehmer zur Umfrage gekommen ist. Diese Daten können erfasst und statistisch ausgewertet werden und als Filter in der Umfrage oder in den Ergebnissen verwendet werden.

b) Zugangsschutz

• Geschlossene Umfrage: Es dürfen nur Teilnehmer aus dem Adressbuch oder mit individuellen Links an der Umfrage teilnehmen.
• Passwortschutz aktivieren: Die Teilnehmer müssen ein gültiges Passwort vor Beginn der Umfrage eingeben, um teilzunehmen.
• Cookiesperre aktivieren: Mehrfachteilnahmen werden verhindert, indem der Teilnehmer anhand eines Cookies wieder erkannt wird.
• IP-Sperre aktivieren (nicht empfohlen): Mehrfachteilnahmen werden verhindert, indem der Teilnehmer anhand seiner IP-Adresse wieder erkannt wird.

Im letzten Schritt erhält der Ersteller in der Standardeinstellung von kostenlosen Konten einen Link, der dann mit den Teilnehmern geteilt werden kann. Dieser sieht aus wie folgender fiktiver Link: https://survey.lamapoll.de/Homeschooling-Fragebogen-Eltern-55/

Es ist für Teilnehmer möglich, eine Umfrage zu unterbrechen und später fortzusetzen. Dafür wird ein sogenannter Response Key erzeugt, mittels dessen ein anonymer Teilnehmer seine Umfrage und bereits eingegebene Antworten dann wieder aufrufen kann. Beispiel https://survey.lamapoll.de/Homeschooling-Fragebogen-Eltern-55/?responsekey=E3XW0V¹fiktiver Link!

Schon während die Umfrage läuft, kann der Ersteller im Dashboard unter Auswertung Einblicke bekommen. Er sieht Anzahl der Teilnehmer und Besucher, Rückläufer und Abbrüche, wie viele Besucher die Umfrage gestartet und abgeschlossen haben, nach Datum, und wie viele Personen die einzelnen Fragen der Umfrage gesehen und beantwortet haben. Außerdem können natürlich auch die Antworten zu den einzelnen Fragen der Umfrage eingesehen werden. Unter Stichproben können die Ergebnisse für jeden Teilnehmer einzeln eingesehen werden. Bei der Einstellung für eine anonyme Teilnahme werden unter Identifikationsdaten (anonym) entsprechend keine personenbezogenen oder -beziehbaren Daten angezeigt, also kein Zugangsschlüssel, Name, E-Mail oder Art des Teilnehmers. Unter Merkmalsdaten werden bis auf die Sprache keine Attribute oder Daten zu Gerät und Browser sowie Herkunftsseite (Referrer) angezeigt.

Unter Statusdaten werden Informationen zur Teilnahme angezeigt, etwa Bearbeitungsdauer und -datum, die Quote der beantworteten Fragen. Die Daten zur Bearbeitungsdauer werden unter Verlaufsdaten noch einmal fragenspezifisch aufgeschlüsselt. Ergänzt wird dieses durch eine graphische Auswertung.

Datenschutz, Sicherheit

Serverstandort, Anbieter

Der Anbieter von Lamapoll, Lamano GmbH & Co. KG, Prenzlauer Allee 36G, 10405 Berlin, nutzt für sein Angebot Server der deutschen Anbieter Strato AG und Hetzner Online GmbH.

Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung unter https://www.lamapoll.de/Support/Datenschutz berücksichtigt sowohl den Internetauftritt, mit welchem der Anbieter sein Produkt bewirbt, als auch den Zugang für registrierte Nutzer unter https://app.lamapoll.de

Unter den verarbeiteten Daten werden zwei Arten von personenbezogenen Daten aufgeführt:

• technisch notwendige Daten und Logfiles (z.B. IP Adresse, verschiedene Zeitstempel mit denen die Teilnahme an einer Umfrage erfasst wird, Informationen zum Beantwortungsstatus, Sprache)
• Cookies – hier geht es um technische Cookies, sogenannte Session Cookies, die zur technisch korrekten Durchführung der Umfrage erforderlich sind

Für die Speicherung der technisch notwendigen Daten und Logfiles wird eine Dauer von 21 Tagen angegeben.

Im §5 über Auftragsverarbeitung (AVV) wird deutlich gemacht, dass die Datenschutzerklärung, zu welcher der Paragraph gehört, nicht für die Umfragen gilt, die immer auch an ihrer speziellen URL erkennbar sind. Für Umfragen ist jeweils der Ersteller verantwortlich. Seine Datenschutzerklärung und Kontaktinformationen sollten in der Umfrage verlinkt sein.

Als Drittanbieter wird Google Adwords aufgeführt. Der Anbieter nutzt diesen Dienst, um herauszufinden, wie erfolgreich die auf den Seiten von Dritten geschaltete Werbung für die Plattform Kunden generiert (Conversion). Dazu wird ein Cookie gesetzt, welches den Browser eines Nutzers bzw. den Nutzer selbst wiedererkennbar macht. Die Erklärung zur Funktion ist sehr transparent. Unter §6 Abs. 2 lit. d) heißt es dann:

“Aufgrund der eingesetzten Marketing-Tools baut Ihr Browser automatisch eine direkte Verbindung mit dem Server von Google auf. Wir haben keinen Einfluss auf den Umfang und die weitere Verwendung der Daten, die durch den Einsatz dieses Tools durch Google erhoben werden und informieren Sie daher entsprechend unserem Kenntnisstand: Durch die Einbindung von AdWords Conversion erhält Google die Information, dass Sie den entsprechenden Teil unseres Internetauftritts aufgerufen oder eine Anzeige von uns angeklickt haben. Sofern Sie bei einem Dienst von Google registriert sind, kann Google den Besuch Ihrem Account zuordnen. Selbst wenn Sie nicht bei Google registriert sind bzw. sich nicht eingeloggt haben, besteht die Möglichkeit, dass der Anbieter Ihre IP-Adresse in Erfahrung bringt und speichert.”

Unter §6 Abs. 5 geht es dann um die Datenverarbeitung bei Nutzung der Plattform zur Erstellung von Umfragen. Demnach ist der Ersteller der Umfragen, wie bereits oben erwähnt, auch Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO, nachdem er mit dem Anbieter nach der Registrierung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen hat. Sämtliche im Zusammenhang mit der Erstellung und Durchführung von Umfragen stattfindende Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt in seiner Verantwortung und er muss Teilnehmer entsprechend über die Datenverarbeitung informieren.

Die Plattform Lamapoll hat nach Angaben des Anbieters Ende Mai 2021 den Hauptaudit für die ISO 27001 Zertifizierung erfolgreich bestanden (Auditor: TÜV SÜD). Das ist eine Zertifizierung der Plattform selbst und nicht nur des Rechenzentrums des Hosters.

“Wir sind somit das einzige deutsche Umfragetool, und nur eines von einer Handvoll weltweit, welches komplett ISO 27001 zertifiziert ist. Somit wird die Datensicherheit bei uns auch regelmäßig und aufwendig extern geprüft.

 

Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) erhält jeder Nutzer nach Erstellung eines Kontos per E-Mail zur Verfügung gestellt. Er kann alternativ auf der Datenschutzseite als Vertrag zur Auftragsverarbeitung.pdf heruntergeladen werden. Der Vertrag entspricht den üblichen Vorgaben. Es fällt allerdings auf, dass dem Anbieter sehr stark daran gelegen ist, den Auftraggeber als Verantwortlichen auf seine Pflichten bei der Nutzung der Plattform für die Durchführung von Umfragen hinzuweisen. Das erfolgt recht umfänglich. So wird beispielsweise auf die Informationspflichten des Verantwortlichen (Auftraggeber) gem. Art. 13 und 14 DS-GVO hingewiesen.²§4 Abs. 5 des AVV – “Der Auftraggeber ist verpflichtet, inhaltlich zutreffende, vollständige und rechtskonforme Datenschutzhinweise betreffend der Nutzung der Umfrage-Plattform des Auftragnehmers zu erstellen und diese zur Verwendung zu hinterlegen, bevor er die Umfrage-Plattform des Auftragnehmers nutzt bzw. diese in seinem Auftrag durch den Auftragnehmer nutzen lässt.” Auch auf weitere Verpflichtungen des Auftraggebers wird in dem Vertrag ausführlich und begründet hingewiesen.

Cookies & Tracker

Wie in der Datenschutzerklärung durch den Anbieter transparent beschrieben, lassen sich mehrere Cookies nachweisen. Dabei ist jedoch zwischen Nutzern mit einem eigenen Konto und den Teilnehmern von Umfragen zu unterscheiden.

Angemeldete Nutzer

Drei 1st-Party Cookies von Lamapoll (Session Cookies: CSRF-TOKEN, SESSID und ein DEVICE-TOKEN), von denen eines nur gespeichert ist, bis das Browserfenster geschlossen wird, das andere 14 Tage und das Device-Token 12 Monate) sind nachweisbar und ein lokal gespeichertes Cookie zur Spracheinstellung. Wenn an einer Umfrage gearbeitet wird, kommen weitere funktionale, lokal gespeicherte Cookies hinzu.

Anonyme Teilnehmer

Zum Einsatz kommen lediglich die beiden 1st-Party Cookies (Session Cookies: CSRF-TOKEN, SESSID) und das zur Spracheinstellung.

Werden vom Ersteller der Umfrage die Optionen Geräte-Erkennung aktivieren und Mehrfaches Teilnehmen durch Cookies verhindern aktiviert, wird zu beiden Funktionen jeweils ein weiteres Cookie gesetzt.

Datenverkehr

Bei angemeldeten Nutzern lässt sich Datenverkehr zu Google DoubleClick.net, Google Ad Services und Google Tag Manager nachweisen, der unmittelbar mit dem _gcl_au Cookie zusammenhängen dürfte.

Hinweise zur Nutzung durch Schulen

Grundsätzliches

Die Umfrageplattform Lamapoll wirbt mit “100 % Datenschutz für Ihre Online Umfragen” und setzt diese Aussage auch entsprechend um. Teilnehmer an einer Umfrage können sehr datensparsam auf diese zugreifen und bleiben für den Ersteller der Umfrage bei entsprechender Voreinstellung tatsächlich anonym, solange keine persönlichen Informationen in Textfelder eingegeben werden. Für den Anbieter sind Teilnehmer technisch nicht anonym. Da in Umfragen keine Tools zum Einsatz kommen, welche es ermöglichen diese Anonymität aufzuheben und der Anbieter jedem Ersteller einen AVV anbietet, kann davon ausgegangen werden, dass Teilnehmer so auch für den Anbieter anonym bleiben.

Der AVV ist ein gutes Angebot und gibt Menschen, welche Umfragen mittels Lamapoll durchführen eine Sicherheit, dass der Anbieter keine Daten der Teilnehmer für eigene Zwecke nutzt oder Dritten Zugriff darauf gewährt. Für Lehrkräfte ist dieser Vertrag allerdings mehr oder weniger wertlos, wenn sie Umfragen im Rahmen ihrer schulischen Tätigkeiten durchführen, da die Schulleitung für die Datenverarbeitung verantwortlich ist. Sie müsste den Vertrag abschließen. Rechtlich sauber ist das jedoch wohl nur mit einer der kostenpflichtigen Lizenzen möglich. Das wäre im Minimum der kleinste Tarif, bei dem sich dann mehrere Nutzer einen Zugang teilen müssen. Ab dem nächsten Tarif wäre die Sache dann am sichersten, da hier ein Admin User vorgesehen ist und es drei autarke Nutzer gibt, die dann von mehreren Lehrkräften geteilt genutzt werden könnten.

Klar ist, wie bei jedem Tool, welches Lehrkräfte in Schule einsetzen, dass über die dabei stattfindende Datenverarbeitung informiert wird.

Grenzen und Möglichkeiten

Es sollte auch klar sein, dass die Nutzungsmöglichkeiten von Lamapoll letztlich davon abhängen, ob die Plattform mit einem kostenlosen persönlichen Konto oder mit einem kostenpflichtigen Lizenzpaket über die Schule genutzt wird.

Im ersten Fall sind Lehrkräfte auf der sicheren Seite, wenn sie die Umfrage so durchführen, dass die Teilnehmer anonym bleiben. Das heißt, sie laden beispielsweise über einen Link ein und vereinbaren bei Textantworten, dass keine persönlichen Inhalte eingetragen werden. So kann Lamapolls für Umfragen, Abstimmungen, Stimmungsbilder, Lernstandsabfragen und ähnlich genutzt werden. Auch wenn für die Schüler keine Risiken bezüglich ihrer personenbezogenen Daten entstehen und sie wissen, dass die Lehrkraft ihnen ihre individuelle Antwort nicht zuordnen kann, ist die Nutzung für sie eine freiwillige Angelegenheit. Bei jüngeren Schülern sollten die Eltern über die Nutzung von Lamapoll im Unterricht informiert werden, um Missverständnissen vorzubeugen.

Mit einem über die Schule erworbenen kostenpflichtigen Lizenzpaket kann Lamapoll ohne Einschränkungen genutzt werden, aber auch hier nur freiwillig und dann auch mit einer Einwilligung in die Datenverarbeitung. Aus dieser muss klar hervorgehen, welche Daten zu welchem Zweck mittels der Umfrage erhoben werden sollen. Je nach Daten und Nutzungszweck, sollte eine Einwilligung sauber trennen und den Betroffenen Auswahlmöglichkeiten bieten.

Nutzung in der Schule

Im Unterricht kann Lamapoll ohne Risiken für die Schüler eingesetzt werden, da der Anbieter keine Tools einsetzt, weder eigene noch solche von Drittanbietern, mit welchen ihre Daten für andere Zwecke als die Durchführung von Umfragen ausgewertet werden.

Nutzung zu Hause/ auf privaten Geräten/ BYOD

Auch bei der Nutzung mit privaten Endgeräten in der Schule, über Geräte mit Mobilfunkzugang oder vom heimischen Internetanschluss aus entstehen für Schüler keine Risiken. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob Umfragen über ein kostenloses oder bezahltes Konto durchgeführt werden.

Datenschutz Bewertung Übersicht

Die Bewertungen gehen davon aus, dass Nutzung von Lamapoll entweder mit einem kostenlosen Konto erfolgt und die Teilnehmer dabei anonym bleiben oder mit einem kostenpflichtigen Schulkonto und Einwilligung.

Nutzung in der Schule mit schulischen Endgeräten

Wird Lamapoll in der Schule mit schulischen Endgeräten wie beschrieben eingesetzt, kann die Plattform ohne Risiken für Schüler genutzt werden.

Nutzung auf privaten Endgeräten/BYOD

Bei einer Nutzung von privaten Endgeräten in der Schule (BYOD) oder vom heimischen Internetanschluss aus wie auch von mobilen Endgeräten entstehen für Schüler keine Risiken.

Nutzung durch Lehrkräfte

Mit einem kostenlosen Konto müssen Lehrkräfte, wenn sie das Angebot von Lamapol nutzen wollen, mit dem Datenabgriff durch Google Adsense leben. Es steht zu vermuten, dass sich daran auch nichts mit einem kostenpflichtigen (schulischen) Konto ändert. Vielen dürfte es egal sein. Mit entsprechenden Werkzeugen sollte man sich allerdings auch schützen können, indem man das Google Cookie blockiert.

Fazit

Für Schulen ist Lamapoll ein interessantes und auch gut nutzbares Umfrage Tool, das viele Möglichkeiten eröffnet. Wie man Lamapoll im Unterricht oder in anderen Bereichen des Schullebens einsetzen kann, hängt letztlich davon ab, ob man es nur mit einem kostenlosen Konto nutzt oder mit einer der kostenpflichtigen Lizenzen. Mit der kostenlosen Version können Lehrkräfte das Tool ohne Risiken für ihre Schüler im Unterricht einsetzen, solange sie es so einstellen, dass Schüler mit ihren Antworten anonym bleiben und diese auch keine persönlichen Informationen in ein Textfeld eingeben. Die Schüler bleiben dann mit ihren Antworten anonym. Das gilt auch, wenn Lamapoll zu einer Abstimmung verwendet werden soll und dafür die Anzahl der Antworten pro Teilnehmer über die Cookie Sperre auf eine einzige Antwort begrenzt wird. Soll Lamapoll auch für Umfragen genutzt werden, bei denen personenbezogene Daten erhoben werden, oder es gibt mehr als 50 Teilnehmer, etwa bei Abstimmungen auf einer Lehrerkonferenz, dann sollte die Schule ein kostenpflichtiges Lizenzpaket buchen und die Plattform mit Einwilligung einsetzen.

Stand 07/2021

Aktualisierungen

• Nach Rücksprache mit dem Anbieter bezüglich eines bei angemeldeten Nutzern nachweisbaren _gcl_au Cookies, stellt dieser klar, dass man Google Ads ein (Google Adwords Conversion) einsetzt. Wie dieses genutzt wird, erklärt man wie folgt:

“Der Ablauf der Daten ist:

• • Sie suchen auf einer Google Seite (bspw. google.de) nach LamaPoll. Sie klicken eine LamaPoll-Anzeige an. Daraufhin setzt Google ein Cookie in Ihrem Browser.
  • Auf unseren Bestell-Seiten prüft ein Code, ob Sie dieses Google Cookie haben und falls ja, werden die Daten zu Google gesendet.
  • Was wir erfahren: wie viele Personen auf unsere Google Anzeigen geklickt haben (und auf welche).

Im weiteren Backend, also dort, wo die Umfragen erstellt, durchgeführt und ausgewertet werden, wird Google nicht eingesetzt. Ein von Ihnen gem. § 5 unserer AGB (https://www.lamapoll.de/Support/AGB) eingesetzter Nutzerzugang hat keine Berührungspunkte zu Google.“

Mit Anmeldung lässt sich das _gcl_au Cookie jetzt nicht mehr nachweisen.