Kategorie: Logineo NRW

Logineo NRW

Lesezeit: 6 Minuten

Hinter dem Label Logineo NRW verbergen sich die verschiedenen Module der Landesplattform für Schulen und ZfSL, die aktuell unabhängig von einander genutzt werden können. Es gibt die

Mitbestimmung

Was mit den Plattformen möglich ist und wo die Grenzen sind, auch mit Blick auf Datenschutz, ist in zwei Dokumenten geregelt, welche durch die Hauptpersonalräte und Hauptschwerbehindertenvertretungen mitbestimmt wurden:

Letzteres Dokument wird durch schulinterne Regelungen, soweit sie im Rahmen der Vorgaben des Dokumentes möglich sind, ergänzt.

Einwilligung und Informationen zur Datenverarbeitung

Die Nutzung aller drei Logineo NRW Plattformen ist freiwillig. Niemand, weder Lehrkräfte noch Schüler oder andere Personen, die für eine Nutzung in Frage kommen, kann zur Nutzung der Plattformen verpflichtet werden. Aus einer Nichteinwilligung dürfen den Betroffenen keine Nachteile entstehen. Alle drei Plattformen und die zugehörige Dokumentation wurde mitbestimmt.1Die Mitbestimmung wurde 2021 abgeschlossen.

Alles digital

Wie bei jeder in Schule genutzten Plattform sind auch zur Nutzung den Logineo NRW Plattformen Informationen zur Datenverarbeitung gemäß Art. 13/ 14 DS-GVO erforderlich. Diese Informationen finden sich jeweils an zwei Stellen.

Sie finden sich einmal bei jeweiligen Aktivierungsdialog der Plattformen. Bei allen drei Plattformen wird die Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Nutzung der Plattformen in elektronischer Form erteilt. Es braucht also kein Papierdokument mit einer Unterschrift!

Informationen zur Datenverarbeitung

Die Informationen zur Datenverarbeitung kann man auch außerhalb dieses Dialogs einsehen. Sie finden sich unter:

Elternanschreiben (mit Einwilligung)

Die Einwilligung kann elektronisch durch Setzen eines Häkchens erteilt werden. Bei jüngeren Schülern geht dieses jedoch nicht ohne die Erziehungsberechtigten. Damit hier alles korrekt abläuft, gibt es Elternanschreiben, die man zuvor ausgibt, bzw. verschickt und dann wieder einsammelt:

Schülergerechte Informationen zum Datenschutz

Die meisten Informationen, welche auf den Produktseiten der Logineo NRW Familie zur Verfügung gestellt werden, richten sich an Erwachsene. Aber es gibt auch Informationen auf einem für Schüler angemessenen Niveau:

Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Schulen benötigen bei der Nutzung der Logineo NRW Plattformen gemäß Art. 28 DS-GVO und SchulG NRW einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den sie mit dem Anbieter abschließen. Da die drei Plattformen von drei verschiedenen Anbietern bereitgestellt werden, braucht es auch drei solche Verträge. Sie finden sich unter:

und werden abgeschlossen wie dort beschrieben.

Die Logineo NRW Plattformen werden an den meisten Schulen von einer Lehrkraft administriert. Manchmal sind es auch zwei Personen und gelegentlich auch die Schulleitung selbst. Damit diese Tätigkeit datenschutzrechtlich abgesichert ist, sollte mit dem bzw. den Administratoren eine sogenannte Administratorenverpflichtung abgeschlossen werden. Diese gilt dann für alle administrativen Tätigkeiten, welche die Personen ausüben, muss aber entsprechend erweitert werden, wenn es um mehr als eine Plattform geht.

Fragen und Antworten zu Logineo NRW und Datenschutz

Auch wenn eigentlich alles in den Dokumenten zu den drei Plattformen von Logineo NRW steht, was man zum Datenschutz wissen sollte, hier noch einmal die wichtigsten Punkte als FAQ:

  • Kann man zur Nutzung der Logineo NRW Plattformen gezwungen werden?
    • Nein, die Nutzung ist freiwillig. Die Einwilligung wird bei der ersten Anmeldung am System, der Account Aktivierung gegeben. Sie kann jederzeit widerrufen werden.
  • Muss zur Nutzung der Logineo NRW Plattformen eine Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gegeben werden?
    • Ja, das ist erforderlich. Ohne geht es nicht. Aber niemand kann zur Einwilligung gezwungen werden.
  • Können Kinder eigenständig in die Nutzung der Logineo NRW Plattformen einwilligen?
    • Nein, bei Kindern und Jugendlichen ist eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten erforderlich. Etwa ab dem Alter von 15 oder 16 Jahren sind Jugendliche aber in der Lage die Folgen und Tragweite ihrer Entscheidung abzuschätzen und die Einwilligung eigenständig zu erteilen. Die Eltern sollten trotzdem zumindest informiert werden.
  • Können Kinder eigenständig in die Einwilligung widerrufen?
    • Das können sie durchaus, vor allem wenn es um das Videokonferenz Tool geht. Wenn sie die Kamera nicht einschalten, widerrufen sie zumindest für den Augenblick ihre Einwilligung und das ist zu akzeptieren.
  • Ich habe eingewilligt. Muss ich dann auch mit meinem privaten Endgerät damit arbeiten?
    • Nein, die Nutzung der Plattformen mit privaten Endgeräten ist freiwillig. Lehrkräfte benötigen hierzu außerdem auch eine Genehmigung der Schulleitung für ihr privates Endgerät.
  • Muss ich bei der Nutzung der Videokonferenz Komponente, die Kamera einschalten?
    • Nein, das ist eine Entscheidung im Rahmen des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung. Ich kann die Kamera jederzeit ausschalten. Gleiches gilt auch für den Ton. Auch das Mikrofon kann jederzeit deaktiviert werden.
  • Entstehen mir keine Nachteile, wenn ich keine Einwilligung erteile?
    • Es dürfen bei einer nicht-Einwilligung keine Nachteile entstehen. Die Schule muss dann dafür sorgen, dass wichtige Information diese Personen auf alternativen Wegen erreichen.2In der Praxis kann das eine Schule jedoch schon vor enorme Herausforderungen stellen.
  • Welche Daten dürfen in der Bildungscloud von Logineo NRW gespeichert werden?
    • Die Bildungscloud ist für pädagogische Daten gedacht, nicht für pädagogische Dokumentation oder personenbezogene Daten aus der schulinternen Verwaltung. Hierfür gibt es die Verwaltungscloud.
  • Welche Daten dürfen in Logineo NRW LMS gespeichert werden?
    • Das Landes Moodle ist ausschließlich für die Verarbeitung von pädagogischen Daten vorgesehen. Entsprechend ist es auch im Vertrag zur Auftragsverarbeitung festgehalten.3Verarbeitung von Daten im Rahmen einer Aufgabenerfüllung
      Schülerinnen und Schüler, Eltern:
      ▪ Stammdaten
      ▪ pädagogische Inhaltsdaten (z. B. personalisierte Arbeitsergebnisse, …)
      ▪ Stand des Lernprozesses
      ▪ private E-Mail-Adresse
      authentifizierte Nutzerinnen und Nutzer:
      Nutzungsdaten:
      ▪ freiwillig bereitgestellte
      Dokumente, Dateien und Daten
      ▪ Kommunikationsinhalte
       Pädagogische Daten meint hier die von zugeteilten und bearbeiteten Aufgaben, Feedback und Bewertungen, von den Schülern erstellte Artefakte, Kommunikationsinhalte, Umfragebeiträge usw.
    • Es gibt auch noch das von QUA-LIS entwickelte Modul zur digitalen Lern- und Entwicklungsplanung in Logineo NRW LMS. Diese Inhalte im LMS des Landes zu verarbeiten, widerspricht den im Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorgesehen Daten. Schulen, welche dieses Modul nutzen, verarbeiten die dabei anfallenden personenbezogenen Daten, die durchaus zu den sogenannten besonderen Kategorien nach Art. 9 DS-GVO gehören können, außerhalb des Vertragsverhältnisses. Das MSB sieht darin, wie sich aus Rückfragen ergab, scheinbar kein Problem. Von QUA-LIS selbst heißt es: “Für sensible personenbezogene Daten ist die Ablage im LOGINEO NRW Datensafe vorgesehen.
      Zur Ausarbeitung der individuellen Förderpläne wird den Lehrkräften in dem Modul zur Lern- und Entwicklungsplanung dazu ein Template zur Verfügung gestellt, das die Ausarbeitung eines Förderplanes vorstrukturiert. Inhaltliche Arbeitsvorschläge finden die Lehrkräfte In der entsprechenden Arbeitshilfe Praxisbeispiele: https://www.schulentwicklung.nrw.de/q/upload/Inklu- sion/Ueberarbeitung_LEP/QUA-LiS_NRW_Arbeitshilfe_LEP.pdf“4In der Arbeitshilfe finden sich Beispiele für Einträge, die den Charakter von medizinischen Diagnosen haben und ganz sicher nicht im LMS verarbeitet werden sollten unter den aktuellen Voraussetzungen..
  • Welche Daten dürfen in Logineo NRW Messenger verarbeitet werden?
    • Der Messenger ist vor allem zur Kommunikation im Unterricht gedacht. Entsprechend dürfen dort pädagogische Inhalte kommuniziert werden. Gleiches gilt auch für das Videokonferenz Tool. Es geht um kurzfristige Kommunikation von Inhalten.5“Die Nutzung des Messengers dient kurzfristigen Kommunikationszwecken wie beispielsweise organisatorischen Absprachen oder dem Bündeln von Arbeitsergebnissen.” Rahmenmediennutzungsordnung Auch Lehrkräfte können untereinander über die Plattformen kommunizieren. Ausgeschlossen von der Verarbeitung im Messenger sind jedoch Dokumente mit sensibleren personenbezogenen Daten wie Notenlisten oder Fördergutachten.6“Die Speicherung oder der Austausch von Dokumenten mit sensiblen personenbezogenen Daten wie beispielsweise Notenlisten oder Fördergutachten sind untersagt.” Rahmenmediennutzungsordnung. Auch wenn der Messenger als sehr sicher gilt, würde es durch solch einen Austausch zu unkontrollierten Speicherungen dieser Daten kommen. Die ausgetauschten Daten verblieben solange auf den Servern des Messengers gespeichert, bis der Chatraum gelöscht wird.
  • Wo in Logineo NRW dürfen personenbezogene Daten der pädagogischen Dokumentation und der schulinternen Verwaltung verarbeitet werden?
    •  Dafür gibt es die Verwaltungscloud von Logineo NRW (Basis Plattform). Wichtig ist, dass besonders sensible Dokumente wie Fördergutachten, Beurteilungen und ähnlich nur im Daten-Safe gespeichert und verarbeitet werden?
  • Kann Logineo NRW zur Datensicherung verwendet werden?
    • Logineo NRW kann zur vorübergehenden Sicherung von personenbezogenen Daten von dienstlichen Endgeräten genutzt werden. Die Plattform ist jedoch nicht für Archiv Zwecke eingerichtet.7“LOGINEO NRW ist nicht für eine Langzeitdatenspeicherung ausgelegt.” Rahmenmediennutzungsordnung Für eine dauerhafte Sicherung von personenbezogenen Daten müssen Server der Schule genutzt werden, die für die Speicherung dieser Arten von Daten eingerichtet sind.
  • Darf die Schulleitung Logineo NRW Messenger mit Video Tool zur Leistungs-und Verhaltenskontrolle von Lehrkräften nutzen?
    • Nein, das ist nicht zulässig. Eine Ausnahme gibt es jedoch bei Hospitationen im Rahmen der Wahrnehmung von Führungsaufgaben bei der Beschaffung von Informationen und Eindrücken zur Unterrichts-und Schulkonzeptentwicklungoder bei dienstlichen Beurteilungen. Hier gelten die normalen Regeln wie auch im Unterricht. Entsprechend den Vereinbarungen der Schule sind Lehrkräfte vorab zu informieren.
    • Auch die anderen Logineo NRW Plattformen dürfen nicht zur Leistungs-und Verhaltenskontrolle von Lehrkräften genutzt werden.
  • Darf die Schulleitung gleichzeitig Administrator einer Logineo NRW Plattform sein?
    • Es gibt kein absolutes Vorbot, welches es Schulleitungen untersagt, die Funktion des Administrators an der eigenen Schule auszuüben, doch es sollte nach Möglichkeit die Ausnahme sein. In der Rahmendienstvereinbarung zwischen dem MSB und den Hauptpersonalräten heißt es hierzu: “Grundsätzlich ist die LOGINEO NRW Administration nicht durch die Schulleitung vorzunehmen, Ausnahmen erfordern das Einvernehmen mit dem Lehrerrat. Alle Personen, die diese Tätigkeiten übernehmen, sind über eine Administratorenverpflichtung auf Ihre Rechte und Pflichten hinzuweisen.” Vor alle an kleinen Schulen dürften die beiden Rollen auf eine Person fallen. Wichtig ist, dass es ein Vertrauensverhältnis gibt zwischen Schulleitung und Lehrkräften. Zur Absicherung gibt es eine Protokollierung aller Administrationstätigkeiten in Logineo NRW. Mit dieser ließe sich nachverfolgen, ob eine Schulleitung sich mit den Administratorrechten unbefugt Zugriff auf ein Nutzerkonto und seine Inhalte verschafft hat.
  • Darf die Schulleitung in mein E-Mail Konto hineinschauen?
    • Nein, das ist nicht zulässig. Es gibt aber eine Ausnahme, die entsprechend in der Rahmenmediennutzungsordnung beschrieben wird: “Wenn in Ausnahmesituationen, die keinen Aufschub dulden, Inhalte eines LOGINEO NRW-Postfachs für dienstliche Zwecke benötigt werden, kann der Zugriff auf das E-Mail-Postfach einer Benutzerin oder eines Benutzers auf Anweisung des oder der Vorgesetzten und nur unter Hinzuziehung eines Mitglieds des Lehrerrats bzw. der Personalvertretung im Vier-Augen-Prinzip durchgeführt werden. Der oder die Betroffene ist über den Zugriff unverzüglich zu unterrichten.”

Stand 12/2022

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Logineo NRW Messenger, AWS und Datenschutz

Lesezeit: 3 Minuten

Der Messenger, den das Land NRW seinen Schulen kostenlos zur Verfügung stellt, basiert auf dem open source Matrix Protokoll und folgt damit der Landesstrategie, quelloffene Plattformen für Schulen bereitzustellen. Als Dienstleister für den Betrieb der Plattform gewann man die SVA System Vertrieb Alexander GmbH aus Wiesbaden, die dann ihrerseits Amazon Web Services1AWS EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg (AWS), eine EU Tochter des US Konzerns Amazon, als Unterauftragnehmer beauftragte.

Letzteres blieb nicht lange unbemerkt, da es selbstredend im Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Schulen bei der Beauftragung des Messengers mit SVA GmbH abschließen, nachzulesen ist. Und so kam es dann zu einer kleinen Anfrage im Landtag NRW2Es waren genau genommen zwei kleine Anfragen zum Thema, Drucksache 17/10918 und 17/11265 und einem daraus folgenden Bericht bei Westpol. Bei Schulen, die den Messenger schon beauftragt hatten oder dieses planten, führte alles dieses zu großer Verunsicherung. Die Beunruhigung ist verständlich, denn als US Anbieter unterliegt auch AWS mit seinen Serverstandorten in Europa dem US amerikanischem CLOUD-Act. US Ermittlungsbehörden können von US Unternehmen, die Server in der EU betreiben, die Herausgabe von personenbezogenen Daten verlangen. Zwar können diese sich vor Gericht dagegen zur Wehr setzen, wenn das Ansinnen der US Ermittler lokalem Datenschutzrecht widerspricht, doch nicht immer sind US Firmen dabei erfolgreich, und es gibt auch Anfragen, die geheim sind3sogenannte GAG Orders und deshalb nicht gerichtlich abgewehrt werden können.

Die kleine(n) Anfrage(n) wurden Anfang Oktober 2020 von der Landesregierung beantwortet und die Antwort ist als Drucksache MMD17-11271 über das Dokumentenarchiv des Landtags einsehbar. Sie lautet kurz gefasst:

Datenschutzbedenken bestehen […] nicht.

Aus der Antwort erfährt man, dass das Land “einen öffentlich bestellten und vereidigten IT-Sachverständigen einbezogen” hat, um bei der Erstellung einer Leistungsbeschreibung  wie auch der Ausschreibung für den Messenger Unterstützung zu erhalten. Da man zu dem Schluss kam, dass der Messenger nur als Cloud Lösung umsetzbar ist, wurde vom Land NRW bereits im Vergabeverfahren die Nutzung von AWS als Cloud-Anbieter vorgesehen. Man hat sich hier von den projektbetreuenden Fachleuten leiten lassen.

Die projektbetreuenden IT Sachverständigen hatten eine besondere Expertise für die Umsetzung eines Projekts dieser Größenordnung in der AWS-Umgebung. Die Umsetzung mit AWS ermöglicht eine den qualitativen Anforderungen entsprechende Durchführung eines so großen Projekts.

Den CLOUD-Act, dem AWS als US Unternehmen unterliegt, schätzt das Land nicht als Risiko ein und führt dafür drei Gründe an:

  1. Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten des Messengers aus der AWS Datenregion nach außerhalb der EU, etwa in die USA ist nur zulässig, wenn der Verantwortliche, hier die Schule, diesem zuvor zustimmt.
  2. Wenn es durch US Ermittlungsbehörden ein Verlangen auf Zugriff auf Daten von Nutzern des Messengers gäbe, dann nur, wenn gegen einen Nutzer des Messengers “ein Ermittlungsverfahren einer amerikanischen Strafverfolgungsbehörde eröffnet werden würde.” Dieses wäre dann ein Rechtsvorgang wie auch in Deutschland, da einem solchen Ermittlungsverfahren “eine rechtmäßige Verfügung einer amerikanischen Ermittlungsbehörde oder eines amerikanischen Gerichts” vorausgehe.4        Diese Einschätzung des CLOUD-Acts dürfte ihresgleichen in der Fachwelt suchen. Die Problematik des CLOUD-Act besteht nicht darin, dass US Ermittler möglicherweise außerhalb von geltendem US Recht handeln. Vielmehr erfolgen Zugriffe von US Ermittlungsbehörden auf der Basis des CLOUD-Act außerhalb von internationalem Recht, wie etwa bei einem Ermittlungshilfeabkommen. Das heißt, es gibt keinen Vertrag zwischen der EU und den USA, durch welchen Zugriffe von US Ermittlungsbehörden auf personenbezogene Daten innerhalb der EU auf der Grundlage des CLOUD-Act legitimiert werden. Dadurch stellen diese Zugriffe einen Verstoß gegen die DS-GVO dar.
    Der Fachjurist Carlo Pilz setzt sich in dem Beitrag Schrems II: US CLOUD Act kein Problem? Zumindest nach Ansicht der Landesregierung NRW mit der Einschätzung des CLOUD-Acts durch die Landesregierung auseinander.
  3. Sollte es zu einem Zugriffsbegehren auf personenbezogene Daten von Nutzern des Messengers kommen, wären die von AWS an US Ermittlungsbehörden herausgegebenen Daten für diese wertlos, da sie einmal durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung während Übermittlung und Speicherung und zusätzlich durch die vom Dienstleister
    SVA eingerichtete Verschlüsselung der in AWS abgelegten Daten geschützt sind.

Der Kern des Sicherheitskonzeptes von Logineo NRW Messenger ist demnach die Sicherheit des Messengers selbst und darüber hinaus Sicherheitsmaßnahmen des Dienstleisters zum Schutz von Daten, die nicht durch die Funktionalitäten des Messengers selbst geschützt werden. Das Matrix Protokoll gilt als sehr sicher und der Messenger verschlüsselt die Kommunikation der Nutzer automatisch.5In den Unterstützungsmaterialien des MSB wie auch den FAQ wird auf die Bedeutung der Ende-zu-Ende Verschlüsselung hingewiesen und die Sicherung der Schlüssel erklärt. Die Nutzung von AWS lässt sich im Fall des Messengers aus datenschutzrechtlicher Sicht dadurch vertreten, dass die Daten der Nutzer vor Zugriffen durch US Ermittlungsbehörden durch ihre Verschlüsselung ausreichend geschützt sind.

Solange das Matrix Protokoll keine Sicherheitslücken aufweist und die Maßnahmen des Dienstleisters ausreichend sicher sind, sollten aus der Nutzung des Logineo NRW Messengers für Schüler und Lehrkräfte auch mit sensiblen Inhalten keine Risiken entstehen.

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Verarbeitung, Bearbeitung, Speicherung, Bildschirmanzeige und Logineo NRW

Lesezeit: 4 Minuten

Manchmal können einzelne Worte entscheidend sein. Beim Datenschutz hängt von Formulierungen in rechtlichen Vorgaben deshalb eine Menge ab. Ein Beispiel dafür ist die VO-DV I, welche regelt, welche Daten eine Schule verarbeiten darf und, in diesem Zusammenhang besonders interessant, welche personenbezogenen Daten Lehrkräfte mit Genehmigung der Schulleitung auf privaten Endgeräten verarbeiten dürfen.1siehe hierzu Anlage 3 der VO-DV I Entscheidend ist hier das Wort verarbeiten. So heißt es in §2 Abs. 2 Satz 1 VO-DV I von Februar 2017:

“Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern in privaten ADV-Anlagen von Lehrerinnen und Lehrern für dienstliche Zwecke bedarf der schriftlichen, ein Verfahrensverzeichnis gemäß § 8 DSG NRW enthaltenden Genehmigung durch die Schulleiterin oder den Schulleiter.”

Eine entsprechende Formulierung findet sich auch in der Dienstanweisung für die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule, die im Februar 2018 zum ursprünglich geplanten Einführungstermin von Logineo NRW erschien:

“Die Verarbeitung personenbezogener Daten für dienstliche Zwecke auf privaten ADV-Anlagen von Lehrkräften ist nur mit schriftlicher Genehmigung der Schulleiterin oder des Schulleiters zulässig.”

Die Wahl des Wortes Verarbeitung macht je nach Perspektive durchaus Sinn. Als die Verordnung erlassen wurde, ging es darum, durch den Begriff Verarbeitung eine Eingrenzung vorzunehmen. Es sollte damit sichergestellt werden, dass die in der Anlage aufgeführten personenbezogenen Daten aus der Schule nur auf dem durch eine Genehmigung zugelassenen Gerät selbst gespeichert, angesehen, verändert, kopiert usw. werden dürfen, nicht jedoch in der Cloud oder auf anderen Geräten, sofern für diese keine Genehmigung vorliegt.

Verarbeitung findet sich als ein grundlegender Begriff in allen Datenschutzgesetzen und ist in der DS-GVO in Art. 4 Nr. 2 definiert.

“Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung;”

Diese Definition ist sehr weit und umfasst, je nach Auslegung, “jeden Vorgang, der irgendwie im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten steht.”2Rossnagel, S. 300, Simitis, Hornung, Spieker, Art. 4 Nr. 2 Rn11 So fallen auch sämtliche technischen Vorgänge innerhalb eines Computers darunter, bei welchen personenbezogene Daten beteiligt sind, auch das Anzeigen am Bildschirm, und ohne dass ein Nutzer die angezeigten Daten in irgendeiner Form aktiv verändert.3“Auch wenn die Daten etwa im Cache eines Browsers nur kurzzeitig zwischengespeichert werden, stellt dies ebenso eine Verarbeitung dar wie die bloße Anzeige einer Datei auf einem Bildschirm oder die Weitergabe eines mobilen Speichermediums.” Rossnagel, S. 300, Simitis, Hornung, Spieker, Art. 4 Nr. 2 Rn11

Entsprechend ist auch folgenden Aussage von Ende Januar 2019 aus Richtung Ministerium bezüglich der Zulässigkeit des Online-Zugriffs auf nicht in Anlage 3 aufgeführte personenbezogenen Daten stimmig4Die Quelle dieser Aussage ist mir bekannt, soll hier jedoch nicht genannt werden, um mögliche Probleme zu vermeiden.:

“Da die Verarbeitung von Gesundheits- und Verhaltensdaten im Rahmen der Erstellung von Fördergutachten nicht genehmigungsfähig ist- diese Daten werden in Anlage 3 VO-DV I nicht gelistet – können sie mit Personenbezug nicht auf Privatgeräten erstellt werden. Auch nicht online, da dazu ja in der Regel die Anzeige auf einem Monitor erforderlich ist.“

Warum ist das Wort Verarbeitung so wichtig?

Es ist wichtig, denn mit diesem einen Wort steht und fällt das Konzept das Daten-Safe in Logineo NRW.

Nach Anlage 3 der VO-DV I sind Daten, die dort nicht explizit aufgeführt sind, von der Genehmigung ausgenommen und dürfen von daher unter keinen Umständen auf einem privaten Endgerät verarbeitet werden. Zu diesen Daten zählen z.B. Wortzeugnisse und Gutachten im Rahmen eines AOSF Verfahrens oder Notizen, welche sich Förderpädagogen bei Unterrichtsbeobachtungen machen, wenn es um Fördergutachten geht. Im Alltag bereitet diese Einschränkung Lehrkräften mangels Alternativen enorme Probleme, da oft weder Dienstgeräte noch ausreichend Computer Arbeitsplätze in der Schule zur Verfügung stehen.

Hier kommt nun der sogenannte Daten-Safe von Logineo NRW ins Spiel.

In der Rahmenmediennutzungsordnung5Der Link zum Dokument von 2017 ist nicht länger verfügbar. zur Landesplattform heißt es:

“Besonders schützenswerte Daten/Dokumente werden in dem durch ein weiteres Passwort gesicherten „Daten-SAFE“ der Verwaltungscloud gespeichert.”

Der Daten-Safe erlaubt nicht nur eine Speicherung, sondern auch eine Bearbeitung von Dokumenten. In Teil B Datensicherheit der aktuellen Version der Genehmigung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule auf privaten Endgeräten6Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken auf privaten ADV-Anlagen von Lehrkräften gemäß § 2 Absatz 2 VO-DV I/§ 2 Absatz 4 VO-DV II – abgerufen 01.03.2019 heißt es deshalb:

“Sofern LOGINEO NRW eingesetzt wird und erreichbar ist: Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten, die sensible personenbezogene Daten (z.B. Wortzeugnisse) enthalten, ausschließlich über den Online-Editor von LOGINEO NRW.”

Dieser Formulierung nach soll der Daten-Safe es Lehrkräften ermöglichen, bei Vorliegen der Genehmigung, die oben genannten sensiblen personenbezogenen Daten, die unter keinen Umständen auf einem privaten Endgerät verarbeitet werden dürfen, von selbigem Gerät aus im Online-Editor des Daten-Safes zu bearbeiten und zu speichern.7In einer Präsentation von 2017 zu Logineo NRW hieß es zum Daten-Safe unter anderem auch “Der Online-Editor ermöglicht die Arbeit mit privaten digitalen Endgeräten.” und “Es steht ein Online-Editor zur Verfügung, sodass Dokumente mit besonders schützenswerten Daten nicht auf schulischen oder privaten Endgeräten gespeichert werden müssen.” Quelle: SlideShare Das Konzept des Daten-Safe in Logineo NRW geht davon aus, dass zur Bearbeitung, welche auch eine Anzeige einschließt, keine Speicherung auf dem Endgerät erforderlich ist. Es wird in älteren Dokumenten zum Daten-Safe auch von einer virtuellen Umgebung gesprochen. Die sensiblen personenbezogenen Daten befinden sich nur vorübergehend im Browser Cache, was nicht mit einer permanenten Speicherung gleichzusetzen ist. 8Diese Einschätzung wird auch von Experten geteilt. Siehe dazu Eßer in Eßer, Kramer, v. Lewinski Art. 4 Nr. 2 DS-GVO Rn. 43 und Herbst in Kühling, Buchner, Art. 4 Nr. 2 DS-GVO Rn. 24. Entsprechend ist Logineo NRW gedacht als “Eine Basis-IT-Infrastruktur, als ein geschützter virtueller Arbeitsraum zur rechtskonformen Datenverarbeitung mit einer zentralen Benutzerverwaltung und grundlegenden Modulen zur Kommunikation, Organisation und Recherche für digitale Lernmittel, kann eingeführt werden.“9Dienstanweisung für die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule Nr. 1 Satz 3

Während es im Text der VO-DV I um Verarbeitung geht, wird beim Daten-Safe von Bearbeiten und Speichern gesprochen, zwei Formen der Verarbeitung. Damit ergibt sich ein Problem für das Nutzungskonzept des Daten-Safe unter den Vorgaben der VO-DV I zum aktuellen Stand.

Bearbeitet und speichert eine Lehrkraft nicht in Anlage 3 gelistete, sensible personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern von einem genehmigten privaten Endgerät aus im Daten-Safe von Logineo NRW, verstößt sie – entsprechend der Auslegung des Wortes Verarbeitung durch das MSB – gegen die Vorgaben der VO-DV I.10Es sei denn die oben zitierte im Teil B der Genehmigung enthaltene Vorgabe, dass diese Daten bei Verfügbarkeit ausschließlich im Online-Editor des Daten-Safe von Logineo NRW bearbeitet und gespeichert werden dürfen reicht bereits als Rechtsgrundlage, um eine Ausnahme von der Vorgabe in der VO-DV I zu schaffen.

Verarbeitung – Bearbeiten und Speichern

Der Daten-Safe zielt darauf ab, durch Bereitstellung einer virtuellen Umgebung eine Speicherung und Bearbeitung auf dem Endgerät selbst zu vermeiden. Da aber bereits der Zugriff über den Browser auf nicht in Anlage 3 aufgeführte sensible personenbezogene Daten nach der VO-DV I untersagt ist, da dieser bereits eine Verarbeitung darstellt, kann es also nur eine Lösung geben. Die VO-DV I muss angepasst werden. Es kann dabei nicht ausreichen, einen Erlaubnistatbestand für die Verarbeitung der genannten Daten von einem privaten Endgerät aus über eine in den technischen und organisatorischen Maßnahmen aufgeführte Ausnahme zu legitimieren, wie bisher geschehen. Vor Gericht hätte das im Zweifelsfall vermutlich keinen Bestand. Wäre Logineo NRW im ersten Anlauf, vor dem Zwangsstop, in Betrieb genommen worden, wäre die Nutzung zumindest in Teilen wider die Vorgaben der VO-DV I erfolgt. Interessant, dass keinem der Beteiligten dieses Problem in der Vergangenheit aufgefallen ist.

Zur Zeit befindet sich die VO-DV I in der Überarbeitung. Man darf gespannt sein, ob die “neue” Version dieses Problem löst.

Die aktuell gültige Version von Anlage 3 VO-DV I (03/2019)

Alles Wortklauberei, möchte mancher jetzt vielleicht sagen. Leider nein, denn mitunter kommt es auf die Wahl des Wortes an.

 

 

 

 

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Daten zwischen kooperierenden Schulen per E-Mail übertragen – geht das?

Lesezeit: 4 Minuten

Folgende Frage erreichte mich: “Unsere Koop-Schule will von unseren Schülern, die rüber kommen, den Schild-Datensatz. Darf man das per Schild-Export und E-Mail übertragen und wenn ja, dann wie?”

Bevor es um die eigentliche Frage geht, kurz zur Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung zwischen kooperierenden Schulen.

Dürfen Schulen einander personenbezogene Daten von Schülern übermitteln, wenn sie miteinander kooperieren?

In NRW setzen das Schulgesetz (SchulG NRW) und die VO-DV I enge Grenzen, bezüglich der Übermittlung von personenbezogenen Daten von Schülern. Das betrifft die möglichen Empfänger wie auch die Verfahren. §120 Abs. 5 Satz 1 SchulG NRW lässt eine Übermittlung unter folgenden Bedingungen zu:

Die in Absatz 1 Satz 1 genannten Daten dürfen einer Schule, […] nur übermittelt werden, soweit sie von diesen Stellen zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschrift übertragenen Aufgaben benötigt werden.

Es muss also eine durch eine Rechtsvorschrift übertragene Aufgabe vorliegen, zu deren Erfüllung die personenbezogenen Daten von Schülern erforderlich sind, damit Daten übermittelt werden dürfen. Ein Kommentar zum SchulG NRW päzisiert dieses.

“Nur wenn die konkrete Form der Kooperation eine Übermittlung von personenbezogenen Daten erforderlich macht, beispielsweise weil gemeinsame Unterrichtsveranstaltungen im Sinne des § 4 Abs. 3 Satz 2 SchulG stattfinden, ist ein solcher Transfer nach Maßgabe des § 120 Abs. 5 Satz 1 SchulG zulässig. Insoweit findet dann die Regelung des § 6 Abs. 1 Satz 2 VO-DV I Anwendung.”1Katernberg in SchulG NRW – Kommentar, März 2008

In § 6 Abs. 1 Satz 2 VO-DV I2Satz 2 = Hervorhebung heißt es:

1) Bei einem Schulwechsel übermittelt die abgebende Schule der aufnehmenden Schule personenbezogene Daten aus dem Schülerstammblatt und dem sonstigen Datenbestand, soweit die Daten für die weitere Schulausbildung der Schülerin oder des Schülers erforderlich sind. Entsprechendes gilt bei der Kooperation von Schulen. Die Unterlagen selbst verbleiben bei der abgebenden Schule.

Die rechtliche Grundlage für die Übermittlung von personenbezogenen Daten der Schüler, welche an der Kooperationsschule unterrichtet werden, ist damit gegeben. Klar ist dabei jedoch auch, dass nur die Daten übermittelt werden dürfen, welche für die Erteilung des Unterrichts an der anderen Schule von dieser benötigt werden.3Alle anderen Daten dürfen nur auf der Grundlage einer Einwilligung der Betroffenen übermittelt werden. Beispiel: die andere Schule möchte wissen, ob unter den Schülern, die am Unterricht teilnehmen werden, Vegetarier sind, da man die eigene Mensa informieren möchte. (Es besteht hier keine Erforderlichkeit, die sich aus der Erfüllung einer Rechtsvorschrift ergibt.) In SchiLD NRW werden dazu nur die erforderlichen personenbezogenen Daten exportiert.

Übermittlungsverfahren

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten muss entsprechend dem Stand der Technik gesichert erfolgen. Die VO-DV I macht hier in §5 Absatz 2 entsprechende Vorgaben:

“Die Datenübermittlung kann schriftlich, mündlich, automatisiert oder auf Datenträgern erfolgen. Datenträger, die versandt werden, dürfen personenbezogene Daten nur enthalten, soweit diese für die Empfängerin oder den Empfänger bestimmt sind. Eine automatisierte Datenübermittlung kann auch über eine gemeinsam genutzte informationstechnische Basis-Infrastruktur erfolgen, sofern die technischen und organisatorischen Sicherheitsanforderungen des § 10 des Datenschutzgesetzes NordrheinWestfalen erfüllt werden. Eine Datenübermittlung auf Datenträgern bedarf einer Verschlüsselung nach dem aktuellen Stand der Technik. Automatisierte Verfahren, die die Übermittlung personenbezogener Daten durch Abruf ermöglichen, sind unzulässig.”

Der letzte Satz hat es in sich, denn einige Verfahren werden hier grundsätzlich ausgeschlossen. Gemeint sind dabei solche Verfahren,

“die die Übermittlung personenbezogener Daten durch Abruf einer anderen Stelle ermöglichen, bei denen also eine Übermittlung stattfindet, ohne dass die speichernde bzw. übermittelnde Stelle davon Kenntnis hat und verantwortlich entscheidet, ob eine Übermittlung erfolgen darf.”4Katernberg in SchulG NRW – Kommenfar, März 2015

Dieses wäre beispielsweise der Fall, wenn ein Freigabeordner in einer Cloud eingerichtet würde und dem Empfänger würden der Link und das Passwort dazu mitgeteilt. Die übermittelnde Stelle hätte keinerlei Kontrolle darüber, ob die Daten abgerufen werden und wer sie abruft.5Die Informationen zum Zugang könnten in falsche Hände geraten, zufällig gefunden werden, durch einen Fehler offenbar werden und ähnlich.

Darf der SchiLD NRW Export per E-Mail an die Kooperationsschule übertragen werden?

Unter den bei den meisten Schulen in NRW akutell gegeben Bedingungen ist von einer Übertragung per E-Mail dringend abzuraten. Es gibt jedoch Ausnahmen. Nutzen beide Schulen in einer Kommune oder Stadt den gleichen kommunalen/städtischen E-Mail Dienst und sind in der Lage, ihre E-Mails zu verschlüsseln, spricht nichts gegen eine Übermittlung per E-Mail. Sobald Logineo NRW zur Verfügung steht und von beiden Schulen genutzt wird, kann auch dessen E-Mail Funktionalität genutzt werden. Aber auch hier empfiehlt es sich, die E-Mails mit den sensiblen Schülerdaten zu verschlüsseln.

Es gibt Schulen, die Anbieter wie T-Online, Web.de oder GMX nutzen. Eine Übermittlung per E-Mail über diese oder vergleichbare E-Mail Anbieter, so wie man sie im Privatbereich nutzt, ist nicht zu empfehlen, auch nicht wenn die E-Mails verschlüsselt sind. In der Regel liegen E-Mails zumindest einige Tage auf dem E-Mail Server des Absenders, oft auch des Empfängers. Wird einer dieser Server gehackt und die Daten entwendet, ist nie sicher, was mit den Daten passiert. Selbst eine Verschlüsselung, die heute als sicher gilt, könnte in einigen Jahren zu knacken sein6siehe Quantum Computing, Künstliche Intelligenz und zu Problemen für die Betroffenen führen.

Siehe auch “E-Mail Kommunikation sicher nutzen”

Lösungen

Auch wenn eine Übermittlung per E-Mail in den meisten Fällen aus Gründen der Sicherheit nicht möglich ist, lassen sich die Daten aus dem SchiLD Export in digitaler Form übermitteln.

Der einfachste Weg wird die Speicherung auf einem verschlüsselten USB Stick sein, der dann persönlich durch eine Lehrkraft an der kooperierenden Schule abgegeben wird. Wenn zwei Schulen kooperieren, werden sie in räumlicher Nähe zueinander liegen und dieser Weg sollte ohne Probleme möglich sein.7Denkbar wäre auch noch der postalische Versand eines verschlüsselten Datenträgers. Vermutlich ist das jedoch aufwändiger als eine persönliche Übergabe, da bei der postalischen Übermittlung das Passwort zum Entschlüsseln getrennt auf einem anderen Wege übermittelt werden müsste.

Nutzen beide Schulen eine sichere Cloud Lösung, über welche sie Daten austauschen können, ist auch dieses eine Möglichkeit.8Google Drive und Microsoft OneDrive wie auch Dropbox und ähnliche Anbieter gehören nicht zu diesen Lösungen, auch wenn sich die Daten dort verschlüsselt ablegen lassen. Die Gründe dafür liegen daran, dass es sich um nicht europäische Anbieter handelt, bei denen ein tatsächliche Einhaltung der DS-GVO nicht zu einhundert Prozent überprüfbar gewährleistet ist. Eine Nutzung für personenbezogene Daten im Rahmen der schulischen Verwaltung ist damit aktuell (November 2018) nicht zulässig.. Logineo NRW könnte in NRW eine solche Cloud Lösung sein. Nutzen beide Schulen eine Plattform wie kommunal/städtisch betriebenes Moodle, wäre auch dieses eine Möglichkeit. Hierbei muss das Verfahren so gestaltet werden, dass kein Konflikt mit der Vorgabe des letzten Satzes von VO-DV I §5 entsteht.9siehe oben

Ein gemeinsames Verzeichnis, auf welches nur die Sekretariate beider Schulen zugriff haben, wäre eine Möglichkeit.

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Gut Ding will Weile haben – Logineo NRW (wohl) kommt doch noch

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Logineo NRW sollte die Plattform des Landes werden, mit welcher Schulen eine Cloud Lösung erhalten, welche datenschutzkonformes Arbeiten und Austauschen von Daten erlaubt und durch Single-Sign-On eine datensparsame Nutzung verbundener Plattformen ermöglicht. Schon in diesem Schuljahr sollte der Rollout beginnen. Daraus wurde dann leider nichts, technische Probleme, auch im Zusammenhang mit der Gewährleistung des Datenschutzes, wie man hörte. Wie das Ministerium heute in einer Pressemitteilung verkündete, hat man sich entschlossen, die technischen Probleme zu beheben und danach in eine Pilotierung zu gehen. Verläuft diese erfolgreich, kommt dann der Rollout in die Breite.

Das klingt schon mal ganz gut. Nach den Erfahrungen der vergangenen Jahre mit diversen angekündigten und abgesagten Starttermin, wird man an den Schulen erst mal abwarten. Die Landesregierung NRW hat hier eine Menge Vertrauen verspielt. Sicherlich wird es viele Schulen geben, die mittlerweile das Warten leid sind und andere Lösungen gefunden haben.

Wenn Logineo NRW tatsächlich kommt, wie geplant, kann Schulen dieses tatsächlich einige Vorteile bringen, wenn es um die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben bei der alltäglichen Arbeit geht. An einem Problem ändert die Plattform jedoch nichts. Mit privaten Endgeräten dürfen Lehrkräfte auf Logineo NRW nur zugreifen, wenn sie für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ihrer Schüler eine Genehmigung ihrer Schulleitung haben. Viele Schulen in NRW kämpfen aktuell mit diesem Problem. Lehrkräfte beantragen die Genehmigung nicht, da sie kein Risiko eingehen wollen. Auch Schulleitungen erteilen häufig die Genehmigung grundsätzlich nicht in ihren Kollegien, da sie sich nicht imstande sehen, zu beurteilen, ob sie den Anträgen auf Genehmigung nach den dort gemachten Angaben stattgeben sollen oder nicht.

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