Zenkit Hypernotes – Wissen organisieren

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Beschreibung

Zenkit, oder genauer Zenkit Suite, ist eine Online-Plattform, die verschiedene Funktionen in Form von Modulen bereitstellt, die sich alle auch einzeln nutzen lassen. Hier soll es vor um Hypernotes gehen, ein kollaboratives Wissensmanagement System.

Hypernotes versteht sich als eine Plattform, in welcher Teams Wissen in einer “lebendigen Wissensdatenbank” vernetzt strukturieren können. Dafür werden in einem Notizbuch Seiten angelegt, die sich bidirektional untereinander verlinken lassen. In der Graph Ansicht lassen sich die Verlinkungen grafisch als eine Netzstruktur visualisieren. Gleichzeitig ist es möglich, auch direkt in dieser Ansicht neue verknüpfte Seiten hinzuzufügen. Auf einzelnen Textseiten finden sich Hinweise auf verknüpfte Seiten aber auch auf Seiten, die im Text vorkommende Begriffe verwenden und sich zur Verknüpfung anbieten. Indem Nutzer so Hinweise auf bereits bestehende Inhalte erhalten, soll eine Dopplung von Inhalten auf verschiedenen Seiten vermieden werden. In der Seitenübersicht werden alle Seiten in einer Übersicht aufgeführt, welche die Überschrift und ein Textfragment sowie verlinkte Seiten anzeigt. Für Schulen eher nicht von Bedeutung dürfte die Möglichkeit sein, Aufgaben zu einem Notizbuch hinzuzufügen. Text in einem Notizbuch ist über Markdown formatierbar. Über die Eingabe von “/” auf einer Seite erscheint eine Art Kontextmenü mit verschiedenen Optionen. Über “# Seitenreferenz” lassen sich andere Seiten im Notizbuch einfach verlinken und über “# Blockreferenz” Inhaltsblöcke auf der selben Seite. Über weitere Menüpunkte lassen sich Bilder von externen Websites über Link einbetten, Dateien hochladen, Word Dokumente importieren, Aufgaben einbetten, Links erstellen, Zeichnungen anfertigen und einfügen, Videos, Songs, Tweets oder andere Medien aus externen Webseiten wie YouTube, Vimeo, Twitter, Soundcloud und ähnlich über externe Links einbetten, LaTeX und Code integrieren und das aktuelle Datum und Uhrzeit einfügen.

Im “Datei hochladen” Menü finden sich weitere Möglichkeiten, Inhalte zu einer Seite hinzuzufügen. Darüber lassen sich dann beispielsweise auch Bilddateien oder PDF über Hochladen in eine Seite einfügen. Neben der Möglichkeit, Zeichnungen zu erstellen, die sich auch anderer Stelle schon findet, gibt es hier noch eine Möglichkeit, eine Audioaufnahme zu erstellen und einzufügen. Nutzer mit einem Dropbox, Google Drive oder Box.net Konto, können dieses mit Hypernotes verbinden und dann Inhalte von dort in eine Seite einbinden.

Zu Seiten und Inhaltsblöcken lassen sich Kommentare hinzufügen. Die Navigation innerhalb eines Buches ist über die verschiedenen Ansichten möglich. In der Seitenansicht gibt es eine Möglichkeit zu blättern. Neben der Seitenansicht und der Ansicht als Graph gibt es noch eine Tabellenansicht, welche zusätzliche Informationen wie Wortzahl, Anzahl Kommentare und Aufgaben sowie Datum der Erstellung und letzten Änderung anzeigt. Sowohl in der Seiten- wie auch der Tabellenansicht lassen sich die Seiten nach verschiedenen Kriterien sortiert anzeigen.

Inhalte aus Notizbüchern lassen sich in verschiedenen Formaten exportieren, als PDF, JSON, Markdown und Ausdruck. Markdown, wie es von verschiedenen anderen Plattformen erzeugt wird, ist ebenfalls ein Importformat.¹

Als kollaborative Plattform erlaubt es Hypernotes, andere Personen als Mitarbeiter zu einem Buch einzuladen. Dieses setzt jedoch ein Konto in der Plattform voraus. Personen mit Konto lassen sich vom Besitzer eines Notizbuches über eine Suchfunktion zur Mitarbeit einladen. Diese sucht nach Namen und E-Mail Adressen. In der kostenlosen Version war es so möglich einen anderen kostenlos registrierten Nutzer anhand der E-Mail Adresse einzuladen. In Organisationen dürft die Suche auf Personen beschränkt sein, die zur Organisation gehören. Den eingeladenen Mitarbeitern lassen sich dabei unterschiedliche Rechte zuweisen. Nicht alle davon stehen in der kostenlosen Version zur Verfügung. Notizbücher lassen sich veröffentlichen und sind dann mit Leserecht für alle Personen, die den Link kennen, über die Ansichten Seite, Tabelle und Graph aufrufbar.

Jedes Notizbuch verfügt über ein Aktivitätenprotokoll (Aktivitätsverlauf), in welchem nachvollzogen werden kann, welcher Nutzer bzw. Mitarbeiter wann welche Änderung vorgenommen und welchen Kommentar erstellt hat.

Zur Erstellung eines Nutzerkontos sind die Angabe von E-Mail Adresse, Name und Passwort erforderlich. Alternativ ist eine Registrierung über ein Konto bei Google, Apple, Microsoft, Facebook und Trello möglich. Vor der ersten Anmeldung muss die angegebene E-Mail Adresse bestätigt werden.

Nach erfolgreicher Registrierung ist auch eine Anmeldung über Single Sign-on (SAML) möglich, sofern eingerichtet. In den Kontoeinstellungen lässt sich zum Schutz des Zugriffs zusätzlich Zwei-Faktor Authentifizierung aktivieren. Im Bereich der Kontoeinstellungen findet sich auch eine Option, das Konto zu löschen und die Betroffenenrechte auszuüben. Dazu gehört eine Anfrage, welche Daten Zenkit von einem Nutzer gespeichert hat, die Anforderung einer Datenkopie und das Recht auf Vergessenwerden. Dazu löscht der Nutzer zunächst das eigene Konto und stellt dann eine Anfrage per E-Mail an den Anbieter, um alle Daten des Nutzers zu löschen, die nicht mit der App verknüpft sind.

Hypernotes ist mit begrenztem Funktionsumfang als Personal Edition kostenlos verfügbar, erlaubt dort aber bereits 2 Notizbücher und 10.000 Seiten insgesamt. Darüber hinaus (siehe Features und Lizenzen) gibt es eine kostenpflichtige Einzelversion mit zusätzlichen Funktionen und erweitertem Speicherplatz, sowie eine Business und eine Enterprise Version, zu deren erweitertem Funktionsumfang jeweils auch eine zentrale Benutzerverwaltung gehört. Für Bildungseinrichtungen gibt es auf Anfrage spezielle Preisoptionen.

Hypernotes ist über den Browser unter https://hypernotes.zenkit.com/ nutzbar oder über Apps für iOS und Android. Auch Apps für Windows, Mac OS und Linux sind verfügbar (siehe Plattformen).

Datenschutz, Sicherheit

Serverstandort, Anbieter

Hypernotes ist Bestandteil der Zenkit Software Suite und wird von Axonic Informationssysteme GmbH, Kaiserstraße 241, 76133 Karlsruhe betrieben. Zur Bereitstellung des Angebotes nutzt der Anbieter Amazon Web Services (AWS), laut Datenschutzerklärung mit Standort Frankfurt.²

Datenschutzerklärung

Da es sich bei Hypernotes um einen Teil der Zenkit Suite handelt, berücksichtigt die Zenkit App Datenschutzerklärung die Suite als ganzes. Für den Marketing Auftritt gibt es eine eigene Web Datenschutzrichtlinie. Die Zenkit App Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Online-Plattform wie auch die für iOS und Android und andere Betriebssysteme verfügbaren Apps und ist mit den AGB auch aus den Einstellungen des Nutzerkontos erreichbar. Sie besteht aus zwei Teilen, einer Zusammenfassung der Datenschutzerklärung für einen schnellen Überblick und der umfangreicheren “Vollständige Datenschutzerklärung”. Letztere ist in Teilen allerdings nicht immer umfangreicher, sondern wiederholt Inhalte wortgleich. Die Sortierung der angegebenen Daten und Zwecke der Verarbeitung ist stellenweise recht eigenwillig. So findet sich der Dienstleister TrackJS, der in der Zenkit Suite eingesetzt wird, um Fehler im Ablauf von JavaScripts zu ermitteln, welche für die Funktionalität der Plattform benötigt werden, nicht unter der Überschrift “Personenbezogene Daten, die für die folgenden Zwecke und durch die Nutzung der folgenden Dienste verarbeitet werden“, wo man diesen Dienst erwarten würde, wie etwa AWS , sondern unter “Weitere Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten.” Insgesamt gibt die Zenkit App Datenschutzerklärung umfangreich, plausibel und transparent Auskunft zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten der Nutzer der Plattform und den Verarbeitungszwecken, den Dienstleistern, Rechtsgrundlagen der Verarbeitung, Betroffenenrechten usw..

Ergänzend zur Datenschutzerklärung gibt es Informationen zu Sicherheitsmaßnahmen und unter Zenkit und die DSGVO erklärt der Anbieter seine Einstellung zur DS-GVO und zum Datenschutz mit Bezug auf die Bereitstellung der Plattform und Verarbeitung von Nutzerdaten, seine Datenschutz-Ziele und Maßnahmen, die er unternimmt, um die DS-GVO umzusetzen. Dort findet sich unter anderem auch eine Angabe, dass man alle Drittanbieter und Unterauftragnehmer, an welche Nutzerdaten übertragen werden, auf die Sicherheits- und Datenschutzvorgaben gemäß der DS-GVO verpflichtet werden. Als Hilfestellung für Nutzer gibt es im Dokument auch eine FAQ zum Thema Datenschutz.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO ist verfügbar und kann per E-Mail angefordert werden. Die vorliegende Version vom 17.12.2021 / Revision 117 sollte den Anforderungen genügen. Als Unterauftragnehmer wird dort allerdings nur AWS aufgeführt. Weitere in der Zenkit App Datenschutzerklärung aufgeführte Dienstleister finden sich hier nicht. Es sollte sich hier mit Blick auf Hypernotes jedoch auf jeden Fall der Anbieter TrackJS.com finden, da dieser Nutzerdaten beim Aufruf der App verarbeitet. Im Anhang finden sich eine Übersicht über technische und organisatorische Maßnahmen. Der Vertrag ist vorunterzeichnet und braucht nur gegengezeichnet zurückgeschickt werden.

Cookies, Tracking

Beim Aufruf der Hypernotes App ist ein Tracking Tool nachweisbar. Das ist TrackingJS, welches eingesetzt wird, um den fehlerfreien Ablauf von JavaScripts während der Nutzung der App zu kontrollieren. TrackingJS ist im Browser wie auch im iOS App nachweisbar und dürfte auch in den Apps für die anderen Betriebssystem aktiv sein. Nach Angaben des Anbieters ist es möglich, dass eine Nutzer Identifikation für Analysezwecke für die Dauer einer Sitzung generiert wird.³ Ob sich dieses auf TrackJS oder ein anderes Tool bezieht, ist dabei nicht eindeutig. Laut Anbieter ist TrackJS so eingestellt, dass die IP Nummer von Nutzern nicht gespeichert werden, um die Identität zu schützen.⁴

Bei der Registrierung eines Nutzerkontos über https://hypernotes.zenkit.com/register ist ein weiterer Dienst “https://secure.statcounter.com/counter/counter.js” nachweisbar. Wird die Login Seite für Hypernotes unter https://hypernotes.zenkit.com/login direkt aufgerufen, ist dieses Tool nicht nachweisbar. Darüber hinaus lassen sich weder beim Zugriff als angemeldeter Nutzer noch als lesender Gast über die Website andere Drittanbieter Tools nachweisen. Zur Funktionalität der Plattform werden im Browser sowohl unter Cookies als auch Local Storage Informationen abgelegt. Dazu gehört beispielsweise ein access_token. Der Anbieter weist unter Zenkit App Datenschutzerklärung auf die Speicherung von Inhalten unter localStorage und sessionStorage hin, macht aber keine Angaben, um welche Art von Informationen es sich hierbei handelt.

Werden in eine Notizbuch-Seite durch Nutzer externe Inhalte eingebettet, etwa ein YouTube Video, können in Verbindung mit diesen weitere Cookies gesetzt und Tracking aktiviert werden, da die Plattform über keine Mechanismen verfügt, diese zu blockieren.

Sicherheit

Der Anbieter stellt Informationen zum Thema Sicherheit unter Informationen zu Sicherheitsmaßnahmen bereit. Dort verweist man auf Data Processing Agreements (DPA), die man mit externen Datenverarbeitern wie AWS abschließt, um die Plattform DS-GVO konform bereitstellen zu können. Als weitere Maßnahmen werden angeführt:

“Verschlüsselung

Webverbindungen sind durch TLS 1.2 geschützt
Unsichere Verbindungen sind bei Gebrauch von TLS 1.0 oder darunter, sowie bei RC4 nicht erlaubt
Daten werden im Ruhezustand verschlüsselt
Alle Passwörter werden verschlüsselt

Sicherheitsfunktionen

Gast-Zugriffe sind verboten. Jeder Nutzer benötigt ein eigenes Konto, um auf Zenkit zugreifen zu können
Externer Dateien-Austausch ist verboten – Links zu Dateien sind nicht teilbar.
Google 2FA, sowie native Autorisierung wird unterstützt”

Weitere Maßnahmen wie SSO, Regelmäßige Back-ups auf separatem Server und Datei-Zugriff Management werden angeführt.

Hinweise zur Nutzung durch Schulen

Grundsätzliches

Hypernotes ist eine Plattform, die auch Potential für eine schulische Nutzung hat. Denkbar ist eine Nutzung im Unterricht, um in Projekten Wissen zu organisieren und Schüler:innen einen anderen Zugang zu Wissen zu ermöglichen. Die Ergebnisse können über die Funktion zur Veröffentlichung auch außerhalb des Unterrichts anderen Personen verfügbar gemacht werden. Die Bedienung ist auf den ersten Blick nicht so intuitiv wie bei einer einfachen Textverarbeitung, doch wer den Dreh heraus hat, sollte mit Markup und den Möglichkeiten, Seiten und Inhalte zu verlinken und Inhalte einzubetten schnell zurechtkommen. Auch für Kollegien könnte eine Nutzung gewinnbringend sein, etwa um ein Schulprogramm zu erstellen oder wichtige Verfahrensabläufe und Wissen, welches Lehrkräfte zur Bewältigung des Schulalltages benötigen vorzuhalten.

In Bezug auf das Thema Datenschutz und -sicherheit sieht das Konzept des Anbieters durchdacht aus. Die umfangreiche Dokumentation lässt schließen, dass das Thema dem Anbieter ein echtes Anliegen ist, mit dem man sich am Markt von anderen Plattformen absetzen möchte. In der Nutzung bringen die Sicherheitsfunktionen aus Sicht mancher Lehrkraft sicherlich auch Nachteile mit sich, etwa da es so nicht möglich ist, Schüler als Gast Nutzer ohne eigenes Konto zur Mitarbeit einzuladen.

Auch wenn der Anbieter Apps für verschiedene Betriebssysteme bereithält, so sorgt vor allem der Zugang über den Browser für eine gute Nutzbarkeit unabhängig vom Endgerät und ohne das Problem, sich am Ende der Nutzung bei nicht-personalisierten Geräten aus einem App abmelden zu müssen.

Schulen sollten bei der Nutzung bedenken, dass durch die Einbindung von Inhalten von außerhalb von Hypernotes über die Einbettungsfunktion Datenabflüsse zu den Ursprungswebseiten entstehen können, einschließlich der von dort aus gesetzten Cookies und Tracker. Daraus entstehende mögliche Risiken sind vergleichbar denen auf Plattformen mit ähnlicher Funktionalität. Solange der Zugriff über schulische Endgeräte am Standort Schule und ohne Anmeldung an anderen nicht-schulischen Apps oder Plattformen in der gleichen Sitzung, über die durch Querverbindungen ein Nutzer identifizierbar wird, erfolgt, ist auch die Einbindung solcher Inhalte unproblematisch. Sollen Schüler:innen auch mit personalisierten Endgeräten der Schule oder von privaten Endgeräten, Endgeräten mit Mobilfunkverbindung oder von außerhalb der Schule auf ein Notizbuch mit von außerhalb eingebetteten Inhalten zugreifen, werden sie potentiell identifizierbar und die Nutzung von Hypernotes kann ihnen zugeordnet werden. Soweit technisch und in Bezug auf Urheberrecht möglich, sollten Inhalte auf den Servern des Anbieters gespeichert und lokal in ein Notizbuch eingebunden werden. Bei nicht-öffentlichen Notizbüchern könnte man mit selbst erstellten Vorschaubildern und einem Link zur externen Ressource, etwa einem Video, arbeiten. Bitte beachten Sie, dass dieses bei öffentlichen Notizbüchern zu Konflikten mit dem Urheberrecht führen kann. Alternativ könnte man hier sonst datenschutzfreundlich bereitgestellte externe Inhalte einbinden.

Der Aktivitätsverlauf lässt genau nachhalten, welcher Nutzer wann welche Änderung vorgenommen hat. Bei einem kostenlosen Konto reicht diese Funktion 4 Wochen zurück, bei den Organisationskonten, die für Schulen von Interesse wären, ist diese Protokoll der Nutzeraktivitäten unbegrenzt. Dieses muss schulischen Nutzern auf jeden Fall transparent gemacht werden. Es muss außerdem klar sein, dass aus diesem Protokoll des Nutzungsverhaltens Nutzern keine Nachteile entstehen. Bei einer Nutzung im Kollegium ist eventuell eine entsprechende Dienstvereinbarung zu erstellen, mit der sichergestellt wird, dass die Schulleitung diese Informationen nicht verwertet.

Schulen, die Hypernotes im Unterricht oder im Kollegium einsetzen möchten, sollten mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen. Die Plattform sollte auch alle Voraussetzungen mitbringen, um sie für eine verpflichtende Nutzung an einer Schule einzuführen, sofern das Schulgesetz des Bundeslandes dieses ermöglicht.⁵ Ohne eine Rechtsgrundlage zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einer Arbeits- und Kommunikationsplattform oder einem digitalen Lehr- und Lernmittel oder wie immer im jeweiligen Schulgesetz benannt, setzt die Nutzung eine informierte Einwilligung von Schülern und Lehrkräften voraus.

Die folgenden Bewertungen gehen davon aus, dass in Notizbücher keine externen Inhalte eingebunden werden, die von nicht datenschutzfreundlichen Seiten kommen, und dadurch zu Datenabflüssen der Nutzer führen.

Nutzung auf schulischen Endgeräten in der Schule

Hypernotes kann im Unterricht ohne Risiken für Schüler bei der Erstellung und Bearbeitung von Notizbüchern genutzt werden. Auch eine Nutzung im Kollegium für die Organisation von Wissen, Schulprogrammarbeit, Erstellung von Fachcurricula und ähnlich ist ohne Bedenken möglich.

Nutzung auf Privatgeräten

Aus einer Nutzung von Hypernotes auf privaten Endgeräten in der Schule, außerhalb der Schule oder auf Endgeräten mit Mobilfunkverbindung entstehen für Nutzer keine Risiken.

Fazit

Hypernotes ist eine Plattform, die mit Blick auf Datenschutz für eine schulische Nutzung geeignet ist. Da alle Module der Zenkit Suite bezüglich der Datenverarbeitung in gleicher Art und Weise aufgestellt sind, lassen sich die hier beschriebenen Angaben auch auf diese übertragen. Besonders interessant für Schulen dürfte auch das Modul Zenforms zur Erstellung von Umfragen sein.

Stand 03/2022