Eltern zu einer Besprechung per Videokonferenz einladen

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In Zeiten von Corona möchten viele Schulen gerne Elterngespräche in Form von Videokonferenzen anbieten. Es geht dabei sowohl um Elterngespräche in Format 1 zu 1 wie auch Informationsabende, bei denen Eltern über die Arbeit der Schule informiert werden sollen. Auch hierbei ist das Thema Datenschutz zu beachten. Eltern müssen über die zur Teilnahme an einer Videokonferenz erforderliche Datenverarbeitung gemäß Art. 13 DS-GVO informiert werden und dann eine Einwilligung erteilen. Das ist auch der Fall, wenn sie zur Teilnahme an einer Videokonferenz ein bestehendes schulisches Konto ihres Kindes nutzen, da die Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung dieses Kontos das Kind betraf, nicht aber die Eltern selbst.

Da es sich bei den Teilnehmern um Erwachsene handelt und die Videokonferenzen nur einzelne oder gelegentliche Veranstaltungen sind, kann die Einwilligung durch die Eltern hier auch durch sogenanntes konkludentes Handeln1„Im Zivilrecht spricht man von einer konkludenten Willenserklärung, wenn sie ohne ausdrückliche Erklärung durch schlüssiges Verhalten abgegeben wird. D.h. die Willenserklärung wird aus den Handlungen des Erklärenden abgeleitet.“ Quelle Wiktionary gegeben werden. Die Eltern willigen in die Datenverarbeitung ein, indem sie an der Videokonferenz teilnehmen. Schalten sie dazu beispielsweise die Kamera ein, willigen sie in die Verarbeitung des Bildsignals ein.

Praktische Umsetzung

Die Schule übermittelt den Eltern eine Einladung, in welcher die Informationen zur Datenverarbeitung gegeben werden wie auch die Einwilligungserklärung, letztere jedoch ohne Unterschriftenfeld. Wichtig wie immer bei der Einwilligung ist das Angebot einer Alternative für Eltern, die nicht an einer Videokonferenz teilnehmen möchten.

Beispiel Elterngespräch
Beispiel Informationen über die Schule
Beispiel Elterngespräch

Die Vorlage geht davon aus, dass die Eltern den Zugang des Kindes zu Logineo NRW Messenger für die Videokonferenz mit den Lehrkräften der Schule nutzen.

Hinweis

Bitte achten Sie darauf, dass für Videokonferenzen, in welchen es um vertrauliche oder sensible Inhalte gehen soll, sichere und vertrauenswürdige Anbieter genutzt werden. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen Schule und Anbieter sollte vorliegen.

03/2021

alfaview – Videokonferenzen

Lesezeit: 5 Minuten

Videokonferenzen gelten an vielen Schulen als unverzichtbarer Bestandteil des Distanzunterrichts. Bei der Suche nach einer geeigneten Plattform sehen die meisten, sofern sie sich nicht für eine Landeslösung entscheiden, allerdings nur zwei Alternativen. Da sind einmal die Plattform der großen US Anbieter, die jedoch bezüglich ihrer Datenschutzkonformität in der Dauerkritik stehen, und da sind außerdem die beiden bekannten Open Source Plattformen, BigBlueButton und Jitsi, die in Bezug auf Datenschutz als unproblematisch gelten. 1Wie in den Datenschutz Checks zu BigBlueButton und Jitsi gezeigt werden konnte, ist Open Source jedoch längst kein Garant für datenschutzkonforme Videokonferenzen. Es hängt auch hier sehr viel vom Anbieter ab. Übersehen wird leider sehr oft, dass es auch andere ernstzunehmende Anbieter gibt, die für Schulen eine echte Alternative bieten können und weder den Vergleich mit den US Anbietern scheuen müssen, noch beim Datenschutz Kompromisse erfordern. Ein solcher Anbieter ist alfaview, eine Firma aus Süddeutschland, die ihre Videokonferenzlösung ursprünglich für den Eigenbedarf entwickelt hat. alfaview ist noch immer in der beruflichen Online-Weiterbildung tätig, hat aber erkannt, dass ihre Plattform auch für Schulen nützlich sein kann, da sie anders als andere Videokonferenz-Plattformen speziell auf Online-Unterricht ausgerichtet ist.

Disclaimer: Ich habe die Plattform alfaview kennengelernt, da der Anbieter auf mich zugekommen ist und mir in einer etwas über einstündigen Videokonferenz die Plattform ausführlich vorgestellt hat. Man gab mir Gelegenheit, die Funktionen der Plattform zu erproben, und beantwortete alle meine kritischen Fragen. Dafür, dass ich die Plattform hier in einem Datenschutz Check vorstelle, bekomme ich weder Geld noch irgendeine andere Gegenleistung. Die Plattform stelle ich hier gerne vor, weil mich das Konzept und der Anbieter überzeugt haben.

alfaview – Konzept

Bei alfaview arbeitet man mit einem Raumkonzept, welches vorsieht, dass jede Klasse oder Lerngruppe ihren eigenen Videokonferenz Raum hat. Dieser existiert permanent. Eine Schule, die alfaview nutzt, würde so ihre Schule digital als Videokonferenz Räume abbilden. So wie es in den Online Fortbildungen des Anbieters üblich ist, geht man davon aus, dass die Kameras der Nutzer die ganze Zeit über an sind. Nutzer können ihre Kamera jedoch deaktivieren, sehen dann aber auch die anderen in ihrer Klasse nicht mehr. Eine Ausnahme bilden dabei Personen mit VIP Status. Diesen können nur Lehrkräfte sich geben. Sie haben auch die Möglichkeit Videokonferenz Räume zu öffnen und zu schließen. Verglichen mit BigBlueButton und Jitsi verfügt alfaview über deutlich mehr Funktionen. Neben dem Chat, der in allen Videokonferenz Plattformen zum Standard gehört, gibt es auch eine Toolbox zum Einbinden kollaborativer Programme (z.B. Whiteboard, Umfrage, etc.). Hier können auch eigene Tools eingebunden werden. Die Nutzung einer zweiten Kamera ist ebenfalls möglich, genauso wie das Screensharing auf allen Plattformen, auch auf iPads.

In alfaview können Breakout Räume voreingestellt werden und Nutzer können eigenständig in diese wechseln. Lehrkräfte sehen, wer in welchem Raum ist und können bei Bedarf zu ihren Schülern in die Räume gehen. Im Standard sind Räume immer offen und können jederzeit von berechtigten Nutzern betreten werden. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, Räume nach einer Unterrichtsstunde zu schließen.

Die Nutzung der Plattform erfolgt ausschließlich über die selbst entwickelten alfaview Apps. Aus Sicherheitsgründen sollten alle Nutzer registriert sein. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit Externe über Gruppenlinks einzuladen. Gastnutzer tragen ihren Namen oder ein Pseudonym in die Maske ein, und können dann den virtuellen Raum betreten. Diese Art der Einladung wird für öffentliche Veranstaltung empfohlen. Schulen wird dagegen empfohlen, den nicht kopierbaren, personalisierten und mit Passwort geschützten Gastlink zu versenden. Hier müssen zuvor die Schülerinnen und Schüler als Benutzer eingetragen und ein Passwort vergeben werden. Manche Schulen nutzen Plattformen wie z. B. Moodle als passwortgeschützten Zugang. Aus Moodle heraus wird dann der Klassenraum alfaview aufgerufen. Eine Integration in gängige LMS ist möglich. Schulen, die alfaview nutzen möchten, schließen mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab. Dieser kann online als Muster eingesehen werden.

alfaview – Datenschutz und Sicherheit

Gerade bei Videokonferenzen ist das Thema Sicherheit von großer Bedeutung, wie auch die Erfahrungen im Distanzunterricht bei vielen Schulen zeigen. Bei alfaview hat man ein gut durchdachtes Sicherheitskonzept. Die Datenschutzinformationen einschließlich technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten durch den Anbieter finden sich unter https://alfaview.com/de/privacy/

Apps

Viele Videokonferenz Plattformen erlauben auch einen Zugang über Browser. alfaview setzt ausschließlich auf seine datenschutzsicheren Apps. Somit erfolgt kein Zugriff auf alfaview durch US-amerikanische Browser wie zum Beispiel Google Chrome, Apple Safari, Microsoft Edge oder andere. Die Apps gibt es für alle Betriebssysteme Windows, macOS, Linux, iOS und Android. Wer dem Google Play Store nicht vertraut, kann die Android App direkt auf der Seite des Anbieters als apk herunterladen.

Nutzeranmeldung

Authentifizierte Nutzer reduzieren das Risiko ungebetener Besucher. Man weiß in der Plattform immer, mit wem man es zu tun hat. Außerdem kann, anders als bei nahezu allen anderen Videokonferenz Plattformen jeder Nutzer nur einmal angemeldet sein. Es ist somit nicht möglich, dass ein Nutzer seine Zugangsdaten mehreren anderen Personen zugänglich macht und diese dann ebenfalls in einer Videokonferenz auftauchen.

Kamera ausschalten

Schüler, die keine Kamera einschalten, können auch andere nicht sehen. Das erschwert es Dritten eine Videokonferenz heimlich zu belauschen. Ausgenommen sind VIP. Diese sind auch sichtbar für Nutzer, die ihre Kamera deaktiviert haben. Die VIP Rolle können nur Lehrkräfte haben.

Deutsche Server

alfaview nutzt ausschließlich Server in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren mit Unternehmenssitz in Deutschland. Für die Bereitstellung von Servern werden auch als Unterauftragnehmer der beauftragten Dienstleister keine US Anbieter eingesetzt.

Verschlüsselung

Alle Welt redet von Ende-zu-Ende (E2E) Verschlüsselung, doch nur die wenigsten Plattformen können damit aufwarten und Nutzer müssen bei Aktivierung Funktionseinschränkungen hinnehmen. alfaview verzichtet auf E2E Verschlüsselung, da man durch die ausschließliche Nutzung deutscher Server in sicheren Rechenzentren darauf verzichten kann. Die Übertragung der Daten zwischen Nutzer und Server erfolgt jedoch verschlüsselt.

Logging/ Speicherung

Der Anbieter zeichnet Videokonferenzen nicht auf und speichert sie somit auch nicht. Der Anbieter zeichnet Videokonferenzen nicht auf und speichert sie somit auch nicht. Chats in Videokonferenzen werden nach Ende einer Videokonferenz gelöscht.

Open Source

Die Apps für iOS und Android sind ohne die Nutzung von Software Modulen (SDKs) von Firmen wie Google oder Facebook programmiert, die in anderen Apps zu unterwünschten Datenabflüssen führen. Man setzt hier stark auf Open Source Komponenten.

Nutzung in der Schule/ auf privaten Endgeräten/
vom heimischen Internetanschluss

Der Anbieter erhebt nur erforderliche personenbezogene Daten und verarbeitet dieses in deutschen Rechenzentren auf der Grundlage eines mit der Schule abgeschlossenen Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Auf die Einbindung zusätzlicher Dienste Dritter zur Analyse von Nutzungsverhalten wird verzichtet. Bei der Nutzung von alfaview für Videokonferenzen entstehen für Lehrkräfte und Schüler deshalb keine Risiken.

In NRW wie den meisten anderen Bundesländern setzt die Nutzung von Videokonferenz Plattformen aktuell eine Einwilligung der Betroffenen voraus. 2Da die Plattform jedoch sehr datensparsam arbeitet, hätte sie durchaus auch das Potential, an einer Schule zur verpflichtenden Nutzung eingeführt zu werden.

Abschließende Bewertung

Wie die Bewertung hoffentlich zeigen konnte, lohnt es in der Welt der Videokonferenz Anbieter über den Tellerrand zu schauen. Es gibt auch in Deutschland ernstzunehmende Anbieter mit konkurrenzfähigen Plattformen. alfaview ist einer davon. Anders als die großen US Anbieter stellt alfaview seine Dienste nicht kostenlos zur Verfügung, kann dafür jedoch garantieren, dass die selbstentwickelte Plattform rechtskonform genutzt werden kann. Das bestätigt auch die Berliner Aufsichtsbehörde in ihrer aktualisierten Übersicht zu Videokonferenz Anbietern vom Februar 2021. alfaview ist eine proprietäre Plattform und braucht trotzdem den Vergleich mit BigBlueButton und Jitsi nicht scheuen. Auch die beiden Open Source Plattformen erfordern in der Regel professionelle Anbieter, die diese korrekt konfiguriert betreiben und mit AVV anbieten, damit man sie rechtskonform nutzen kann. Umsonst gibt es auch das nicht. Hinzu kommt, dass alfaview deutlich mehr Funktionen bietet als die beiden Open Source Lösungen. Damit ist man auch den Videokonferenz Plattformen der Bundesländer für ihre Schulen überlegen.

Schulen, die eine eindeutig datenschutzkonforme Videokonferenz Lösung suchen und sich dabei jedoch nicht auf die Landeslösungen einlassen möchten, sollten sich auf jeden Fall auch alfaview ansehen. Der Anbieter bietet seine Videokonferenz Lösung zwar nicht umsonst an3alfaview bietet dabei kostengünstige Paketpreise an. Schulen müssen für einen Klassenraum für bis zu 50 Schülerinnen und Schülern mit Lehrerin oder Lehrer lediglich 99 Cent pro Monat zahlen., bietet aber im Vergleich zu den beiden Open Source Lösungen eine Plattform an, die deutlich nutzerfreundlicher und funktionsreicher daherkommt.

Stand 02/2021